Archivierung aus der Faktura in CGM DOCUMENTS

Wie kann ich direkt aus der Faktura heraus in CGM DOCUMENTS archivieren?

Damit in der Faktura eine automatische Archivierung erfolgt und die Funktionen zur manuellen Archivierung zur Verfügung stehen, muss in der Konfiguration im Applikationsbereich Allgemeine Einstellungen / Bereich System-Support / Registerkarte Fremdprogramme der Parameter Archivierung Faktura aktiviert sein.

Im darunter eingeblendeten Parameter Faktura-Ordner in CGM DOCUMENTS muss die Bezeichnung des Speicherorts der Belege in CGM DOCUMENTS festgelegt werden (z.B.: "Faktura").

In CGM DOCUMENTS werden Faktura-Belege dem Belegadressaten zugeordnet und dort im Ordner "Faktura" abgelegt.

 

Automatische Archivierung von Belegen

Folgende Belege werden bei aktivierter Archivierung in der Faktura automatisch als PDF-Datei archiviert: Rechnungen, Gutschriften und Deckblätter beim Festschreiben, Stornobelege beim Erzeugen, sowie Zahlungserinnerungen beim Drucken.

 

Manuelle Archivierung von Belegen

Mit der manuellen Archivierung können z.B. ältere Belege, die von der automatischen Archivierung noch nicht erfasst wurden, an CGM DOCUMENTS übergeben werden. Durch das Markieren mehrerer Belege können diese gleichzeitig archiviert werden.

Die Funktionen befinden sich in der Multifunktionsleiste auf dem Register Extras in der Gruppe Archivierung und stehen auch als Schaltflächen für die Funktionsmodelle zur Verfügung. Sie sind nur aktiv, wenn mindestens ein passendes Dokument fokussiert bzw. markiert ist.

• Mit der Schaltfläche Belege für CGM DOCUMENTS werden festgeschriebene Rechnungen, Gutschriften, Deckblätter oder stornierte Rechnungen in CGM CGM DOCUMENTS archiviert.
• Die Schaltfläche Zahlungserinnerung für CGM DOCUMENTS archiviert Zahlungserinnerungen in CGM DOCUMENTS, wenn eine Rechnung mit bereits erstellter Zahlungserinnerungen markiert ist.

 

Falls sich bei Mehrfachübergabe in der Menge der markierten Belege ein ungeeigneter befindet, wird folgender Hinweis angezeigt:

 

Über Belege direkt in CGM DOCUMENTS verzweigen

Faktura-Belege können direkt aus der Faktura heraus in CGM DOCUMENTS aufgerufen werden.

• Fokussieren Sie den Beleg und gehen Sie im Register Extras / Gruppe Archivierung auf die Funktion Verzweigen in CGM DOCUMENTS. In CGM DOCUMENTS wird die gesamte Akte des Kunden angezeigt und der gewählte Beleg darin fokussiert und geöffnet. Falls ein Beleg mehrfach archiviert wurde, so wird auf den zuletzt übergebenen gesprungen.