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Personen löschen

6.194 Bytes hinzugefügt, 08:42, 14. Feb. 2022
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<div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output">=&nbsp; == Hintergrund ===
In WINAPO® 64 besteht die Möglichkeit, Personen&nbsp;zu löschen.<br/> Die zentrale Funktion zum Löschen von Personen (und deren Bewegungsdaten in anderen Applikationen) stellt die '''Personenverwaltung''' bereit. Diese Funktion kann auch über die '''Auswertungen''' aufgerufen werden. In Folge werden weitere Bewegungsdaten zum Kunden in anderen Applikationen (auch bei Partner-Apotheken) über eine interne Prüfroutine gelöscht, welche untertags automatisch startet. Dies wirkt sich an der Programmoberfläche nicht aus.<br/> Diese Funktion kann zum einen benutzt werden, um auf Verlangen eines Kunden dessen Daten aus Ihrem System zu löschen, wenn dieser sein Recht auf Löschen seiner Daten einfordert.<br/> Zum anderen können Sie&nbsp;mittels Auswertungsläufen Ihr System von obsoleten Kundendaten (z.B.&nbsp;Personen ohne eine Einwilligung Datenschutz ) bereinigen.<br/> Bei Löschung von Personen mit Connect-Freigabe in Verbünden werden auch alle bei den Partnern vorhandenen personenbezogenen Daten gelöscht.
&nbsp;
=== Voraussetzungen ===
In folgenden Fällen können Personen <u>nicht</u> nach Datenschutzrichtlinien gelöscht werden:
*Es handelt sich um einen offiziell ausgelieferten Personendatensatz.
*Es liegt mindestens eine&nbsp;gesetzliche Aufbewahrungsfrist&nbsp;vor (siehe dazu nächster Abschnitt). In diesem Fall wird das Datum der Sperrfrist, bzw.&nbsp;der längsten vorhandenen Sperrfrist, bei der Person hinterlegt. Falls innerhalb dieser Sperrzeit erneut versucht wird, diese Person zu löschen, wird statt dem Löschdialog ein Hinweis auf dieses Datum angezeigt.
*Die Person hat die Rolle ''Mitarbeiter'' inne. Da Mitarbeiter (auch ehemalige) nach GoBD-Richtlinien nicht gelöscht werden dürfen, kann die Die Rolle ''Mitarbeiter'' nicht kann erst entfernt werden, wenn keine aufbewahrungspflichtigen Daten (mehr) vorhanden sind.<br/> Der Dies ist in der Regel zehn Jahre nach dem Deaktivieren des Mitarbeiters durch Setzen des ''MitarbeiterAngestellt bis-'' kann aber deaktiviert werden Datums (und damit auch die zugehörigen Bediener), indem auf dem Register ''Mitarbeiter'' ein Datum im Feld ) der Fall. Nach Entfernen der Rolle ''Angestellt bisMitarbeiter '' eingetragen wird. Diese Funktion dient dazu, ehemalige Mitarbeiter ist auch das Löschen als Stammkunden weiterzuführen.&nbsp;&nbsp;&nbsp;<br/> Bediener werden auch beim Ausblenden eines Person des ehemaligen Mitarbeiters deaktiviertmöglich.
*Es liegt mindestens ein&nbsp;offener Vorgang&nbsp;/ eine offene&nbsp;Forderung&nbsp;vor (z.B. offene Rechnungen und Gutschriften in der Faktura, offener Kredit, offene Rezeptnachlieferung, offene Lieferung, unbearbeitete Rezeptur&nbsp;etc.)
*Die Person ist Gruppenoberhaupt. In diesem Fall muss zunächst die Gruppe aufgelöst werden.
&nbsp;
=== Aufbewahrungsfristen ===
Folgende gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen für Bewegungsdaten aus folgenden Applikationen sind in WINAPO® 64 hinterlegt und verhindern ein vorzeitiges Löschen der betreffenden Person:
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=== Löschen von einzelnen Personen über die Personenverwaltung ===
Um auf Verlangen eines Kunden dessen Daten aus Ihrem System zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:
Weitere Bewegungsdaten zum Kunden in anderen Applikationen (auch bei Partner-Apotheken) werden in Folge über eine interne Prüfroutine&nbsp;gelöscht, welche&nbsp;untertags automatisch startet. Dies wirkt sich an der Programmoberfläche nicht aus.
 
{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"
|-
| style="width: 78.23px;" | [[File:Achtung.png|Hinweis]]
| Ergänzend zur zentralen Löschfunktion sind personenbezogene Daten direkt in den Applikationen (soweit vorhanden) zu löschen, in denen diese entstehen.
|}
&nbsp;
==== Keine Löschung möglich ====
Falls der Kunde aufgrund oben genannter Voraussetzungen nicht gelöscht werden kann, wird der Grund&nbsp;dafür im Dialog angezeigt
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<div class="mw-parser-output">
==== Alternatives Vorgehen bei Sperrfrist im Aufbewahrungszeitraum ====
Wenn das Löschen einer Person auf deren Verlangen hin aufgrund einer Aufbewahrungsfrist (oder aufgrund der Rolle ''Mitarbeiter'') vorerst nicht möglich ist, bietet sich als Alternative das im Folgenden beschriebene Vorgehen an. Dadurch können Sie die vorhandenen Daten bereits reduzieren und den Zugriff auf die übrigen Daten auf berechtigte Mitarbeiter einschränken:
*Löschen der Medikationen in der '''Personenverwaltung''' (siehe [[Löschen_von_Medikationsdaten_und_Stammkundendaten|Löschen von Medikationsdaten und Stammkundendaten]])
*Löschen der Stammkundendaten durch Entfernen der Rolle ''Stammkunde'' in der '''Personenverwaltung''' (siehe [[Löschen_von_Medikationsdaten_und_Stammkundendaten|Löschen von Medikationsdaten und Stammkundendaten]])
*Nur bei ''Mitarbeitern'': Setzen des Datums ''Angestellt Bis'' in der '''Personenverwaltung '''auf der Registerkarte ''Mitarbeiter'', um den Mitarbeiter (und damit auch die zugehörigen Bediener) zu deaktivieren. Durch das Setzen dieses Datums wird der Mitarbeiter nicht mehr bei einer Filterung auf die Rolle ''Mitarbeiter ''angezeigt, obwohl er diese noch innehat
*Löschen von weiteren Daten - sofern vorhanden - direkt in folgenden Applikationen: '''LAUER-TAXE®'''&nbsp;(BtM-Dokumentation), '''Rezeptur-Taxation''', '''Messenger''' (nur bei ehemaligen Mitarbeitern), '''MediPlanOnline®''', '''SmartCourier®''' (Lieferaufträge), '''CGM DOCUMENTS''', '''DoseProduction''' bzw. '''DoseProductionRetail''' (Produktionsdaten).
*Person mit einer Kategorie versehen (z.B. "Löschen nach Aufbewahrungsfrist"), um diese für das spätere Löschen nach Datenschutzrichtlinien gezielt filtern zu können (siehe&nbsp;[[Personen_löschen#L.C3.B6schen_von_ausgeblendeten_Personen_nach_Ende_der_Aufbewahrungsfrist_.C3.BCber_die_Auswertungen|Löschen von ausgeblendeten Personen nach Ende der Aufbewahrungsfrist]]).
*Ausblenden der Person aus der Personenliste (''Person / Verwaltung / Ausblenden''). Durch die entsprechende Sicherheitsstufe ('''Konfiguration''' / ''Personenverwaltung'' / ''Sicherheit'') ist die Ansicht ausgeblendeter Personen sowie das erneute Einblenden nur berechtigten Mitarbeitern möglich.
 
{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"
|-
| style="width: 78.23px;" | [[File:Achtung.png|Hinweis]]
| Ein ''Mitarbeiter ''kann nur ausgeblendet werden, wenn ein ''Angestellt Bis''-Datum gesetzt ist. Soll er nach Ende der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden, muss der Mitarbeiter zunächst wieder eingeblendet und die Rolle ''Mitarbeiter ''entfernt werden (siehe&nbsp;[[Personen_löschen#Sonderfall:_L.C3.B6schen_von_ehemaligen_Mitarbeitern|Sonderfall: Löschen von ehemaligen Mitarbeitern]]).
|}
&nbsp;
</div>
=== Löschen von veralteten Personendaten zur Bereinigung des Datenstamms über die Auswertungen ===
In den '''Auswertungen'''&nbsp;stehen zwei Suchmodelle zum Löschen von Personendaten, mit denen Sie Ihr System von obsoleten Kundendaten bereinigen können. Sie finden diese beiden Modelle im Thema ''Personen ''/ ''Standardmodelle ''/ ''Datenschutz.''
&nbsp;
Das ModellSuchmodell&nbsp;''Einzelpersonen ohne Einwilligungserklärung'' liefert Ihnen einen Überblick über alle Einzelpersonen Ihrer Apotheke (Stammkunden ausgenommen), für die aktuell keine Einwilligungserklärungen zur Speicherung personenbezogener Daten vorliegen.
&nbsp;
| style="width: 78.23px;" | [[File:Achtung.png|RTENOTITLE]]
|
Sofern bei Ihnen das Connect-Management-Paket lizenziert ist, werden bei der Recherche auch Verkäufe Ihrer Kooperationspartner mit einbezogen. Daher werden in diesem Fall nur Kunden ermittelt, die im gesamten Verbund in den letzten drei Jahren keine Umsätze hatten.
 
|}
 
&nbsp;
Sofern == Löschen von ausgeblendeten Personen nach Ende der Aufbewahrungsfrist über die Auswertungen == Um das Löschen von Personen nach Ende der Aufbewahrungsfristen zu vereinfachen, besteht die Möglichkeit, solche Personen in der '''Personenverwaltung '''vor dem Ausblenden mit einer einheitlichen Kategorie zu kennzeichnen. Dadurch kann diese Personengruppe in den '''Auswertungen '''leicht gefiltert und über einen Verarbeitungslauf die Löschung durchgeführt werden. Im Einzelnen müssen Sie dafür in der '''Personenverwaltung '''den Personen vor dem Ausblenden auf dem Register ''Stammdaten ''bei den ''Zusatzinformationen ''eine (einheitliche) von Ihnen angelegte ''Kategorie ''(z.B. "Löschen nach Aufbewahrungsfrist") zuweisen. In den '''Auswertungen '''führen Sie dann regelmäßig im Thema ''Personen ''ein passendes Modell aus. Als Vorlage eignet sich das ConnectStandard-ManagementModell ''Personentypisierung''; ändern Sie hier im Kriterium ''Personenstatus ''den Wert in "Ausgeblendete Personen", ''negieren ''Sie das Kriterium ''Personenklasse ''und stellen Sie den Wert "Mitarbeiter" ein, und wählen Sie im Kriterium ''Kategorie ''die von Ihnen zur Kennzeichnung verwendete Kategorie (z.B. "Löschen nach Aufbewahrungsfrist). Sie können das so geänderte Modell in der Modellverwaltung unter einer anderen Bezeichnung speichern (z.B. im Ordner Standardmodelle / Datenschutz): [[File:Person loeschen 5.png|RTENOTITLE]] Wenn Sie nun das Modell starten, erhalten Sie eine Ergebnisliste mit allen ausgeblendeten Personen dieser Kategorie (außer Mitarbeiter, siehe hierzu nächstes Unterkapiel). {| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"|-Paket lizenziert | style="width: 78.23px;" | [[File:Tipp.png|RTENOTITLE]]| Wenn Sie für dieses Modell eine regelmäßige automatische Auswertung einrichten, erhalten Sie nach der Ausführung jeweils eine Meldung und werden so automatisch an das Löschen erinnert. Bezüglich des Datenschutzes istes beim Einrichten einer solchen automatischen Auswertung wichtig, dass nur ein Ergebnis gespeichert wird, also das vorige immer überschrieben wird.|} Führen Sie mit dieser Liste eine Löschlauf durch: Verwenden Sie dazu im Verarbeitungsdialog im Register ''Löschen ''das Verarbeitungskriterium ''Personen löschen''. Es werden nun alle Personen gelöscht, bei der Recherche auch Verkäufe Ihrer Kooperationspartner mit einbezogendenen dies möglich ist, d.h. die Aufbewahrungsfrist geendet hat. Alle anderen Personen bleiben unverändert erhalten. Sie erhalten nach dem Löschlauf eine Rückmeldung, wie viele Personen gelöscht wurden, und welche nicht (unter Angabe des Grundes). Daher  === Sonderfall: Löschen von ehemaligen Mitarbeitern === Das oben beschrieben Vorgehen zur Löschung von Personen kann für Mitarbeiter nicht genutzt werden, da sie Personen nicht gelöscht werden in diesem Fall nur Kunden ermittelt, solange Sie die im gesamten Verbund in den letzten drei Jahren keine Umsätze hattenRolle ''Mitarbeiter ''innehaben.
&nbsp;Daher müssen Mitarbeiter einzeln in der '''Personenverwaltung '''überprüft werden, ob sie bereits gelöscht werden können. Führen Sie hierzu eine Suche in den '''Auswertungen '''durch - wie im vorigen Abschnitt beschrieben, aber mit der Personenklasse "Mitarbeiter" ohne Negierung - und wechseln Sie mit der Ergebnisliste in die '''Personenverwaltung'''.<br/> Alternativ können Sie auch direkt in der '''Personenverwaltung '''nach ausgeblendeten Mitarbeitern suchen. Filtern Sie hierzu die Personenliste mit dem ''Basisfilter ''auf Mitarbeiter mit der Eigenschaft ''ausgeblendet ''und geben Sie im Suchfeld ein Fragezeichen ein "?". Dadurch werden alle ausgeblendeten Mitarbeiter angezeigt.<br/> Kontrollieren Sie nun auf der Registerkarte ''Mitarbeiter'', bei welchen Personen das ''Angestellt-bis''-Datum mindestens zehn Jahre zurückliegt. Blenden Sie einen solchen Mitarbeiter wieder ein und entfernen Sie die Rolle ''Mitarbeiter''. Sie können nun über die Funktion ''Person löschen'' den Mitarbeiter direkt in der '''Personenverwaltung '''löschen. Alternativ können Sie den ehemaligen Mitarbeiter auch wieder ausblenden. Dann wird er beim nächsten wie oben beschriebenen Löschlauf als "normale" Person berücksichtigt.
{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"
|-
| style="width: 78.23px;" | [[File:Achtung.png|RTENOTITLE]]
| Es kann vorkommen, dass bei ausgeblendeten Mitarbeitern die Funktion zum Einblenden nicht zur Verfügung steht. In diesem Fall wurden die Daten dieses Mitarbeiters mit einem anderen Mitarbeiter zusammengelegt. Insofern besteht keine Möglichkeit zur Bearbeitung mehr.
|}
&nbsp;
=== Löschung personenbezogener Daten in weiteren Applikationen und Add-Ons ===
Ergänzend zur Löschung personenbezogener Daten über die Personenverwaltung oder Auswertung sind bestimmte Daten direkt in den Applikationen zu löschen, in denen diese entstehen:
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[[Category:WINAPO® 64 PRO]] [[Category:Personenverwaltung]] [[Category:Auswertungen]] [[Category:EU Datenschutz]]
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