Inventur (POS; permanent) mit Zähllisten

Hintergrund

Es gibt unterschiedliche Verfahrensweisen, eine Inventur in der Apotheke durchzuführen. Neben der Stichtagsinventur, bei dem an einem Tag die Inventur in der Software gestartet und abgeschlossen wird, gibt es auch die permanente Inventur. Hier werden im Regelfall täglich Artikellisten ausgedruckt, der Bestand kontrolliert und mit dem Wert der Liste abgeglichen.

Wie Sie in Ihrer Apotheke eine permanente Inventur mit Zähllisten durchführen, lesen Sie im folgenden Beitrag. Zudem finden Sie unter www.lauer-fischer.de ein Schulungsvideo zum Thema Inventur bei einer POS Warenwirtschaft.

Wie kann ich mit WINAPO eine permanente Inventur mit Zähllisten durchführen?

Hinweis: Zwischen der Erfassung der Bestände und dem Eintragen der Zählmenge dürfen die betreffenden Artikel nicht abverkauft bzw. im Wareneingang verbucht werden!!!
Erfassen Sie die Inventur an einem Tag, so überspringen Sie den Punkt Wiederaufruf der Inventur.

Aufruf der Inventur

• Wählen Sie in der Warenwirtschaft den Applikationsbereich Inventur.

Es öffnet sich der Dialog Inventur-Bearbeitung.

 

Feld	Bedeutung
Ende des Geschäftsjahres	Sie können hier bei Bedarf das Ende Ihres Geschäftsjahres anpassen.
Inventurinitialisierung	Beim Neueröffnen der Inventur ist der Haken Inventurinitialisierung gesetzt.
Inventurzeilen automatisch ermitteln	Der Punkt Inventurzeilen automatisch ermitteln sollte markiert sein.
Besorgungen mit einem Bestand > 0 aufnehmen	Dieser Punkt ist standardmäßig nicht markiert. Sollen Besorgungen mit Bestand bei Ihnen mit erfasst werden, setzen Sie hier einen Haken.
Startinventur (manuell)	Der Punkt Startinventur (manuell) sollte nur benutzt werden, wenn kein Lager im Hintergrund ist. Für eine permanente Inventur ist dieser Punkt nicht geeignet.
Die folgenden Werte werden aus der Konfiguration / Applikationsbereich Applikationseinstellungen / Einstellungen für die Warenwirtschaft / Register Inventur gelesen und können bei Bedarf angepasst werden.
Preis	Hier gegebenenfalls mit Ihrem Steuerberater Rücksprache halten.
Zählmenge mit	Bitte die Zählmenge für eine permanente Inventur mit 0 vorbelegen.
Unverkäuflich	Verändern Sie hier die Zeit für die Ermittlung von unverkäuflichen Artikeln.

 

• Sind alle Einträge in Ordnung, drücken Sie OK und Sie erhalten die Inventur-Übersicht.
  

 

Zähllisten erstellen

• Rufen Sie im Register Inventur den Komfortfilter für die Inventur-Zeilen auf.

 

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• Zum Drucken der Zähllisten wählen Sie den gewünschten Zählbereich aus.

Hierzu können Sie entweder über Namenseingrenzung

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oder über Nächsten Zeilen aus

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• Drucken Sie über F12 die Zählliste aus.

• Erfassen Sie die Artikelmengen auf der Zählliste.

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• Übertragen Sie die Mengen in das Feld ZM.

Hinweis: Geben Sie hierzu entweder in das Eingabefeld (oben rechts) die Zählmenge (z.B.: 3) gefolgt von einem * ein und scannen anschließend den Artikel ein . Alternativ klicken Sie doppelt auf das Feld Zählmenge und tragen die tatsächliche Menge ein.

Abgleich der bereits gezählten Artikel

• Nachdem die Zählmengen erfasst sind, drücken Sie F5 filtern und entfernen bei Gefäße, Drogen/Chemikalien den Haken, wählen bei Bearbeitungsstatus den Eintrag Bearbeitete, Abgleichsstatus nicht abgeglichen und die Differenzmenge > 1 (Dazu tragen Sie in das Feld „Von“ eine 1 ein => zeigt positive + negative Differenzen) aus und erhalten mit OK die gefilterte Liste.

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• Drucken Sie über F12 die Zählliste aus.
• Überprüfen Sie diese Zeilen auf ihre Differenzen.
• Korrigieren Sie bei den Artikeln, bei denen Erfassungsfehler vorlagen, die Zählmenge. Klicken Sie dazu doppelt auf das Feld Zählmenge und tragen Sie den tatsächlichen Bestand ein.

• Gab es keine Zeilen mit Differenzen oder haben Sie diese Artikel geprüft, gehen Sie mit Filter erneut in den Filter und entfernen den Wert bei Differenzmenge.
• Drücken Sie nun F7 Abgleich und bestätigen Sie die Abfrage Sollen die bisher gezählten Zeilen abgeglichen werden mit Ja.

Jetzt werden die Bestände angepasst.

• Anschließend können Sie in der Warenwirtschaft wieder in einen andern Bereich (z.B. Bestellung, Wareneingang, Retouren) wechseln.
  
  

Wiederaufruf der Inventur

• Wählen Sie in der Warenwirtschaft das Register Inventuren.

Im Dialog Inventur-Bearbeitung ist nun der Haken Inventurinitialisierung nicht gesetzt. Ein Setzen des Hakens würde die bisherige Inventur überschreiben!!!

• Bestätigen Sie mit OK und Sie erhalten wieder die Inventur-Übersicht.
  
  

Abschlussarbeiten

• Über den Filter bekommen Sie alle Artikel, die noch nicht in der Inventur bearbeitet wurden. Hier werden auch diese Artikel aufgeführt, die während des Jahres neu an Lager gelegt wurden, nachdem der Bereich schon gezählt wurde. Anhand einer weiteren Zählliste (Druck über F12) können Sie diese Artikel bearbeiten.
• Prüfen Sie, ob alle Artikel einen EK besitzen. Dazu sortieren Sie nach der Spalte „Ek“ und bearbeiten entsprechende Zeilen durch einen Doppelklick ins Feld „Ek“. Tragen Sie die Preise ein.
• Mit F9 Abschließen wird die Inventur weggespeichert und es kann an der Inventur nichts mehr geändert werden.
• Über F12 Druck können Sie Ihr Deckblatt oder die Inventurliste auf Basis der Zählmenge oder des Bestands ausdrucken. Auch ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.

Hinweis für mehrfach gelagerte Artikel

Positive Differenzen (Zählmenge > Bestand) werden dem Übervorratslagerort zugebucht (entspricht Verhalten beim Wareneingang).
Negative Differenzen (Zählmenge < Bestand) werden vom Sichtwahl-/Hauptlagerort abgebucht (entspricht Verhalten beim Abverkauf).
In der Inventur wird nur der Gesamtbestand angezeigt, die Bestandsaufteilung auf die einzelnen Lagerorte lässt sich in der Taxe über Alt + B überprüfen.

TIPP: Filtern Sie in den Auswertungen nach mehrfach gelagerten Artikeln. Verzweigen Sie mit der Trefferliste in die Taxe und ändern Sie über Alt + B direkt die Bestände an den einzelnen Lagerorten. Wenn Sie diese mehrfach gelagerten Artikel in der Inventur nicht zählen, wird der Bestand aus der Taxe in die Inventur übernommen.