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== Hintergrund == In WINAPO® 64 besteht die Möglichkeit, Personen nach Datenschutzrichtlinien zu löschen. <br/> Die zentrale Funktion zum Löschen von Personen (und deren Bewegungsdaten in anderen Applikationen) stellt die '''Personenverwaltung''' bereit. Diese Funktion kann auch über die '''Auswertungen''' aufgerufen werden. In Folge werden weitere Bewegungsdaten zum Kunden in anderen Applikationen (auch bei Partner-Apotheken) über eine interne Prüfroutine gelöscht, welche untertags automatisch startet. Dies wirkt sich an der Programmoberfläche nicht aus.<br/> Diese Funktion kann zum einen benutzt werden, um auf Verlangen eines Kunden dessen Daten komplett aus Ihrem System zu löschen, wenn dieser sein Recht auf Löschen seiner Daten einfordert.<br/> Zum anderen können Sie mittels Auswertungsläufen Ihr System von obsoleten Kundendaten (z.B. Personen ohne eine Einwilligung Datenschutz ) bereinigen.<br/> Bei Löschung von Personen mit Connect-Freigabe in Verbünden werden auch alle bei den Partnern vorhandenen personenbezogenen Daten gelöscht.
{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"|-| style="width: 78.23px;" | [[File:Tipp.png|RTENOTITLE]]| Ergänzend zur zentralen Löschfunktion sind personenbezogene Daten direkt in den Applikationen (soweit vorhanden) zu löschen, in denen diese entstehen, [[#L.C3.B6schung_personenbezogener_Daten_in_weiteren_Applikationen_und_Add-Ons|siehe unten]].|} == Voraussetzungen ===
In folgenden Fällen können Personen <u>nicht</u> nach Datenschutzrichtlinien gelöscht werden:
*Es handelt sich um einen offiziell ausgelieferten Personendatensatz.
*Es liegt mindestens eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist vor (siehe dazu nächster Abschnitt). In diesem Fall wird das Datum der Sperrfrist, bzw. der längsten vorhandenen Sperrfrist, bei der Person hinterlegt. Falls innerhalb dieser Sperrzeit erneut versucht wird, diese Person zu löschen, wird statt dem Löschdialog ein Hinweis auf dieses Datum angezeigt.
*Die Person hat die Rolle ''Mitarbeiter'' inne. Da Mitarbeiter (auch ehemalige) nach GoBD-Richtlinien nicht gelöscht werden dürfen, kann die Die Rolle ''Mitarbeiter'' nicht kann erst entfernt werden, wenn keine aufbewahrungspflichtigen Daten (mehr) vorhanden sind.<br/> Der Dies ist in der Regel zehn Jahre nach dem Deaktivieren des Mitarbeiters durch Setzen des ''MitarbeiterAngestellt bis-'' kann aber deaktiviert werden Datums (und damit auch die zugehörigen Bediener), indem auf dem Register ''Mitarbeiter'' ein Datum im Feld ) der Fall. Nach Entfernen der Rolle ''Angestellt bisMitarbeiter '' eingetragen wird. Diese Funktion dient dazu, ehemalige Mitarbeiter ist auch das Löschen als Stammkunden weiterzuführen. <br/> Bediener werden auch beim Ausblenden eines Person des ehemaligen Mitarbeiters deaktiviertmöglich.
*Es liegt mindestens ein offener Vorgang / eine offene Forderung vor (z.B. offene Rechnungen und Gutschriften in der Faktura, offener Kredit, offene Rezeptnachlieferung, offene Lieferung, unbearbeitete Rezeptur etc.)
*Die Person ist Gruppenoberhaupt. In diesem Fall muss zunächst die Gruppe aufgelöst werden.
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| style="width: 78.23px;" | [[File:Tipp.png|RTENOTITLE]]
| Wenn das Löschen einer Person auf deren Verlangen hin aufgrund einer Aufbewahrungsfrist (oder aufgrund der Rolle ''Mitarbeiter'') vorerst nicht möglich ist, bietet sich als Alternative unten beschriebene [[#Alternatives_Vorgehen_bei_Sperrfrist_im_Aufbewahrungszeitraum|Vorgehen ]] an.
|}
Folgende gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen für Bewegungsdaten aus folgenden Applikationen sind in WINAPO® 64 hinterlegt und verhindern ein vorzeitiges Löschen der betreffenden Person:
Um auf Verlangen eines Kunden dessen Daten aus Ihrem System zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:
*Wählen Sie in der Personenverwaltung die betreffende Person aus und rufen Sie über ''Person ''/ ''Verwaltung ''/ ''Ausblenden'' die Funktion ''Löschen nach Datenschutzrichtlinien'' auf.
Es wird folgende Sicherheitsabfrage eingeblendet:
Weitere Bewegungsdaten zum Kunden in anderen Applikationen (auch bei Partner-Apotheken) werden in Folge über eine interne Prüfroutine gelöscht, welche untertags automatisch startet. Dies wirkt sich an der Programmoberfläche nicht aus.
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| style="width: 78.23px;" | [[File:Achtung.png|Hinweis]]
| Ergänzend zur zentralen Löschfunktion sind personenbezogene Daten direkt in den Applikationen (soweit vorhanden) zu löschen, in denen diese entstehen.
|}
Falls der Kunde aufgrund oben genannter Voraussetzungen nicht gelöscht werden kann, wird der Grund dafür im Dialog angezeigt
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Wenn das Löschen einer Person auf deren Verlangen hin aufgrund einer Aufbewahrungsfrist (oder aufgrund der Rolle ''Mitarbeiter'') vorerst nicht möglich ist, bietet sich als Alternative das im Folgenden beschriebene Vorgehen an. Dadurch können Sie die vorhandenen Daten bereits reduzieren und den Zugriff auf die übrigen Daten auf berechtigte Mitarbeiter einschränken:
*Löschen der Medikationen in der '''Personenverwaltung''' (siehe [[Löschen_von_Medikationsdaten_und_Stammkundendaten|Löschen von Medikationsdaten und Stammkundendaten]])
*Löschen der Stammkundendaten durch Entfernen der Rolle ''Stammkunde'' in der '''Personenverwaltung''' (siehe [[Löschen_von_Medikationsdaten_und_Stammkundendaten|Löschen von Medikationsdaten und Stammkundendaten]])
*Nur bei ''Mitarbeitern'': Setzen des Datums ''Angestellt Bis'' in der '''Personenverwaltung '''auf der Registerkarte ''Mitarbeiter'', um den Mitarbeiter (und damit auch die zugehörigen Bediener) zu deaktivieren. Durch das Setzen dieses Datums wird der Mitarbeiter nicht mehr bei einer Filterung auf die Rolle ''Mitarbeiter ''angezeigt, obwohl er diese noch innehat
*Löschen von weiteren Daten - sofern vorhanden - direkt in folgenden Applikationen: '''LAUER-TAXE®''' (BtM-Dokumentation), '''Rezeptur-Taxation''', '''Messenger''' (nur bei ehemaligen Mitarbeitern), '''MediPlanOnline®''', '''SmartCourier®''' (Lieferaufträge), '''CGM DOCUMENTS''', '''DoseProduction''' bzw. '''DoseProductionRetail''' (Produktionsdaten).
*Person mit einer Kategorie versehen (z.B. "Löschen nach Aufbewahrungsfrist"), um diese für das spätere Löschen nach Datenschutzrichtlinien gezielt filtern zu können (siehe [[Personen_löschen#L.C3.B6schen_von_ausgeblendeten_Personen_nach_Ende_der_Aufbewahrungsfrist_.C3.BCber_die_Auswertungen|Löschen von ausgeblendeten Personen nach Ende der Aufbewahrungsfrist]]).
*Ausblenden der Person aus der Personenliste (''Person / Verwaltung / Ausblenden''). Durch die entsprechende Sicherheitsstufe ('''Konfiguration''' / ''Personenverwaltung'' / ''Sicherheit'') ist die Ansicht ausgeblendeter Personen sowie das erneute Einblenden nur berechtigten Mitarbeitern möglich.
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| style="width: 78.23px;" | [[File:Achtung.png|Hinweis]]
| Ein ''Mitarbeiter ''kann nur ausgeblendet werden, wenn ein ''Angestellt Bis''-Datum gesetzt ist. Soll er nach Ende der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden, muss der Mitarbeiter zunächst wieder eingeblendet und die Rolle ''Mitarbeiter ''entfernt werden (siehe [[Personen_löschen#Sonderfall:_L.C3.B6schen_von_ehemaligen_Mitarbeitern|Sonderfall: Löschen von ehemaligen Mitarbeitern]]).
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In den '''Auswertungen''' stehen zwei Suchmodelle zum Löschen von Personendaten, mit denen Sie Ihr System von obsoleten Kundendaten bereinigen können. Sie finden diese beiden Modelle im Thema ''Personen ''/ ''Standardmodelle ''/ ''Datenschutz.''
Das ModellSuchmodell ''Einzelpersonen ohne Einwilligungserklärung'' liefert Ihnen einen Überblick über alle Einzelpersonen Ihrer Apotheke (Stammkunden ausgenommen), für die aktuell keine Einwilligungserklärungen zur Speicherung personenbezogener Daten vorliegen.
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| style="width: 78.23px;" | [[File:Tipp.png|RTENOTITLE]]
| Wir empfehlen Ihnen, diese Personen in regelmäßigen Abständen aus WINAPO® 64 zu löschen. Markieren Sie dazu die zu löschenden Personen in der Ergebnisliste. Rufen Sie anschließend über die Funktion ''Liste / Ergebnis / Verarbeiten'' den Verarbeitungsdialog auf und wählen Sie auf der Registerlasche ''Löschen'' das Kriterium ''Personen löschen n. Datenschutzrichtlinien''. Starten Sie nun den Verarbeitungslauf, welcher mit einer Sicherheitsabfrage und einer Sicherheitsstufe geschützt ist. Wenn Personen die o.g. Voraussetzungen nicht erfüllen und deshalb nicht gelöscht werden konnten, erfolgt ein entsprechender Hinweis (analog zur '''Personenverwaltung'''). Bei solchen Personen bietet sich als Alternative das oben beschriebene Vorgehen an.
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| style="width: 78.23px;" | [[File:Achtung.png|RTENOTITLE]]
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Sofern bei Ihnen das Connect-Management-Paket lizenziert ist, werden bei der Recherche auch Verkäufe Ihrer Kooperationspartner mit einbezogen. Daher werden in diesem Fall nur Kunden ermittelt, die im gesamten Verbund in den letzten drei Jahren keine Umsätze hatten.
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[[Category:WINAPO® 64 PRO]] [[Category:Personenverwaltung]] [[Category:Auswertungen]] [[Category:EU Datenschutz]]