11.053
Bearbeitungen
Änderungen
Aus WIKI LAUER-FISCHER GmbH
keine Bearbeitungszusammenfassung
<div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output"> === Hintergrund === In WINAPO® 64 besteht die Möglichkeit, Personen zu löschen.<br/> Die zentrale Funktion zum Löschen von Personen (und deren Bewegungsdaten in anderen Applikationen) stellt die '''Personenverwaltung''' bereit. Diese Funktion kann auch über die '''Auswertungen''' aufgerufen werden. In Folge werden weitere Bewegungsdaten zum Kunden in anderen Applikationen (auch bei Partner-Apotheken) über eine interne Prüfroutine gelöscht, welche untertags automatisch startet. Dies wirkt sich an der Programmoberfläche nicht aus.<br/> Diese Funktion kann zum einen benutzt werden, um auf Verlangen eines Kunden dessen Daten aus Ihrem System zu löschen, wenn dieser sein Recht auf Löschen seiner Daten einfordert.<br/> Zum anderen können Sie mittels Auswertungsläufen Ihr System von obsoleten Kundendaten (z.B. Personen ohne eine Einwilligung Datenschutz ) bereinigen.<br/> Bei Löschung von Personen mit Connect-Freigabe in Verbünden werden auch alle bei den Partnern vorhandenen personenbezogenen Daten gelöscht.
In folgenden Fällen können Personen <u>nicht</u> nach Datenschutzrichtlinien gelöscht werden:
*Es handelt sich um einen offiziell ausgelieferte Personendatensätzeausgelieferten Personendatensatz. *Es liegen liegt mindestens eine gesetzliche Aufbewahrungsfristen Aufbewahrungsfrist vor (siehe dazu nächster Abschnitt). In diesem Fall wird das Datum der Sperrfrist, bzw. der längsten vorhandenen Sperrfrist , bei der Person hinterlegt. Falls innerhalb dieser Sperrzeit erneut versucht wird, diese Person zu löschen, wird statt dem Löschdialog ein Hinweis auf dieses Datum angezeigt. *Wenn sie Die Person hat die Rolle ''Mitarbeiter innehaben'' inne. Die Rolle ''Mitarbeiter dürfen ''kann erst entfernt werden, wenn keine aufbewahrungspflichtigen Daten (mehr) vorhanden sind. Dies ist in der Regel zehn Jahre nach GoBDdem Deaktivieren des Mitarbeiters durch Setzen des ''Angestellt bis-Richtlinien nicht gelöscht, sondern nur ausgeblendet werden. Sie können jedoch einem ''Datums (auf dem Register ''Mitarbeiter die Rolle Stammkunde entziehen und im Zuge dessen personenbezogene Daten löschen'') der Fall. Die Nach Entfernen der Rolle ''Mitarbeiter kann nicht entfernt werden''ist auch das Löschen als Person des ehemaligen Mitarbeiters möglich. *Es liegen liegt mindestens ein offener Vorgang / eine offene Vorgänge / Forderungen Forderung vor (z.B. offene Rechnungen und Gutschriften in der Faktura, offene Krediteoffener Kredit, offene RezeptnachlieferungenRezeptnachlieferung, offene LieferungenLieferung, unbearbeitete Rezepturen Rezeptur etc.) *Eine Die Person ist Gruppenoberhaupt. In diesem Fall muss zunächst die Gruppe aufgelöst werden. *Wenn der Der Kunde wird von einer Connect Partner-Apotheke verwaltet wird. Eine Löschung kann immer nur von der Stamm-Apotheke ausgeführt werden, umfasst aber alle Daten der Person im Verbund.
|-
| style="width: 78.23px;" | [[File:Tipp.png|RTENOTITLE]]
| Wenn das Löschen einer Person auf deren Verlangen hin aufgrund einer Aufbewahrungsfrist (oder aufgrund der Rolle ''Mitarbeiter'') vorerst nicht möglich ist, bietet sich als Alternative folgendes Vorgehen an, um einen weiteren Gebrauch der Daten zu verhindern: *Löschen der Medikationen (siehe Online-Hilfe der Personenverwaltung), *Löschen der Stammkundendaten durch Entfernen der Rolle Stammkunde (siehe Online-Hilfe der Personenverwaltung) *Ausblenden der Person aus der Personenliste (''Person ''/ ''Verwaltung ''/ ''Ausblenden''); siehe auch Wiki-Artikel unten beschriebene [[Personen_ausblenden#Alternatives_Vorgehen_bei_Sperrfrist_im_Aufbewahrungszeitraum|Personen ausblendenVorgehen]]an.
|}
Folgende gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen für Bewegungsdaten aus folgenden Applikationen sind in WINAPO® 64 hinterlegt und verhindern ein vorzeitiges Löschen der betreffenden Person:
*DosiCare: 60 Monate
*Faktura: 120 Monate (10 Jahre plus Geschäftsjahr)
*Kasse: 120 Monate (10 Jahre plus Geschäftsjahr) aufgrund Anwendung von **kundenspezifischen Konditionsmodellen **Kundenrabatten (wie z.B. auch einen kundenindividueller Preis)
*MediPlanOnline®: 60 Monate
*Rezeptur-Taxation: 60 Monate
Daten aus Mail & Sale haben keine Aufbewahrungsfristen und . Daher werden deshalb gelöscht, wenn es keinen offenen Vorgang mehr zu der diese nach dem Löschen einer Person gibtebenfalls aus dem System entfernt.
*Wählen Sie in der Personenverwaltung die betreffende Person aus und rufen Sie über ''Person ''/ ''Verwaltung ''/ ''Ausblenden'' die Funktion ''Löschen'' auf.
Es wird folgende Sicherheitsabfrage eingeblendet:
[[File:Person loeschen 1.jpgpng|RTENOTITLEDialog Person löschen]]
*Indem Sie auf ''OK'' klicken, wird zunächst geprüft, ob die Person gelöscht werden kann. Dabei wird zuerst das eigene System auf Aufbewahrungsfristen und offene Vorgänge/Forderungen durchsucht. Anschließend werden ggf. vorhandene Connect Partner-Apotheken geprüft, falls die Person eine Connect-Freigabe besitzt.
Ergibt die Prüfung, dass die Person gelöscht werden darf, wird dies in der '''Personenverwaltung''' (auch bei Partner-Apotheken) sofort durchgeführt und eine Erfolgsmeldung im Dialog angezeigt:
[[File:Person loeschen 2.jpgpng|RTENOTITLEDialog Person loeschen]] Mittels der Schaltfläche ''Drucken'' kann ein Löschprotokoll ausgedruckt oder als PDF gespeichert werden.
Weitere Bewegungsdaten zum Kunden in anderen Applikationen (auch bei Partner-Apotheken) werden in Folge über den Scheduler-Auftrag ''Personenbezogene Bewegungsdaten entfernen'' eine interne Prüfroutine gelöscht, welcher welche untertags automatisch startet. Dies wirkt sich an der Programmoberfläche nicht aus. {| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"|-| style="width: 78.23px;" | [[File:Achtung.png|Hinweis]]| Ergänzend zur zentralen Löschfunktion sind personenbezogene Daten direkt in den Applikationen (soweit vorhanden) zu löschen, in denen diese entstehen.|} === Keine Löschung möglich === Falls der Kunde aufgrund oben genannter Voraussetzungen nicht gelöscht werden kann, wird der Grund dafür im Dialog angezeigt [[File:Person loeschen 3.png|Dialog Person löschen - nicht möglich]] Kann eine Person aufgrund einer Aufbewahrungsfrist (siehe oben) nicht gelöscht werden, so wird bei erneutem Aufruf der Löschfunktion während der Aufbewahrungsfrist diese als Hinweis angezeigt: [[File:Person loeschen 4.png|Meldung Aufbewahrungsfrist]]
<div class="mw-parser-output">
==== Keine Löschung möglich =Alternatives Vorgehen bei Sperrfrist im Aufbewahrungszeitraum ===
*Archivieren von Belegen des Kunden in der ''Faktura'' (siehe Online-Hilfe der Faktura) *Löschen der Medikationen in der '''Personenverwaltung''' (siehe [[Löschen_von_Medikationsdaten_und_Stammkundendaten|Löschen von Medikationsdaten und Stammkundendaten]]) *Löschen der Stammkundendaten durch Entfernen der Rolle ''Stammkunde'' in der '''Personenverwaltung''' (siehe [[Löschen_von_Medikationsdaten_und_Stammkundendaten|Löschen von Medikationsdaten und Stammkundendaten]]) *Nur bei ''Mitarbeitern'': Setzen des Datums ''Angestellt Bis'' in der '''Personenverwaltung '''auf der Registerkarte ''Mitarbeiter'', um den Mitarbeiter (und damit auch die zugehörigen Bediener) zu deaktivieren. Durch das Setzen dieses Datums wird der Mitarbeiter nicht mehr bei einer Filterung auf die Rolle ''Mitarbeiter ''angezeigt, obwohl er diese noch innehat *Löschen von weiteren Daten - sofern vorhanden - direkt in folgenden Applikationen: '''LAUER-TAXE®''' (BtM-Dokumentation), '''Rezeptur-Taxation''', '''Messenger''' (nur bei ehemaligen Mitarbeitern), '''MediPlanOnline®''', '''SmartCourier®''' (Lieferaufträge), '''CGM DOCUMENTS''', '''DoseProduction''' bzw. '''DoseProductionRetail''' (Produktionsdaten). *Person mit einer Kategorie versehen (z.B. "Löschen nach Aufbewahrungsfrist"), um diese für das spätere Löschen nach Datenschutzrichtlinien gezielt filtern zu können (siehe [[Personen_löschen#L.C3.B6schen_von_ausgeblendeten_Personen_nach_Ende_der_Aufbewahrungsfrist_.C3.BCber_die_Auswertungen|Löschen von ausgeblendeten Personen nach Ende der Aufbewahrungsfrist]]). *Ausblenden der Person aus der Personenliste (''Person / Verwaltung / Ausblenden''). Durch die entsprechende Sicherheitsstufe ('''Konfiguration''' / ''Personenverwaltung'' / ''Sicherheit'') ist die Ansicht ausgeblendeter Personen sowie das erneute Einblenden nur berechtigten Mitarbeitern möglich. {| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"|-| style="width: 78.23px;" | [[File:Person loeschen 3Achtung.png|Hinweis]]| Ein ''Mitarbeiter ''kann nur ausgeblendet werden, wenn ein ''Angestellt Bis''-Datum gesetzt ist. Soll er nach Ende der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden, muss der Mitarbeiter zunächst wieder eingeblendet und die Rolle ''Mitarbeiter ''entfernt werden (siehe [[Personen_löschen#Sonderfall:_L.C3.jpgB6schen_von_ehemaligen_Mitarbeitern|RTENOTITLESonderfall: Löschen von ehemaligen Mitarbeitern]]).|}
</div>
== Löschen von veralteten Personendaten zur Bereinigung des Datenstamms über die Auswertungen ==
In den '''Auswertungen''' stehen zwei Suchmodelle zum Löschen von Personendaten, mit denen Sie Ihr System von obsoleten Kundendaten bereinigen können. Sie finden diese beiden Modelle im Thema ''Personen ''/ ''Standardmodelle ''/ ''Datenschutz.''
|-
| style="width: 78.23px;" | [[File:Tipp.png|RTENOTITLE]]
| Wir empfehlen Ihnen, diese Personen aus datenschutzrechtlichen Gründen in regelmäßigen Abständen aus WINAPO® 64 zu löschen. Markieren Sie dazu die zu löschenden Personen in der Ergebnisliste. Rufen Sie anschließend über die Funktion ''Liste / Ergebnis / Verarbeiten'' den Verarbeitungsdialog auf und wählen Sie auf der Registerlasche ''Löschen'' das Kriterium ''Personen löschen n. Datenschutzrichtlinien''. Starten Sie nun den Verarbeitungslauf, welcher mit einer Sicherheitsabfrage und einer Sicherheitsstufe geschützt ist. Wenn Personen die o.g. Voraussetzungen nicht erfüllt haben erfüllen und deshalb nicht gelöscht werden konnten, erfolgt ein entsprechender Hinweis (analog zur '''Personenverwaltung'''). Bei solchen Personen bietet sich als Alternative das oben beschriebene Vorgehen an.
|}
| style="width: 78.23px;" | [[File:Achtung.png|RTENOTITLE]]
|
Sofern bei Ihnen das Connect-Management-Paket lizenziert ist, werden bei der Recherche auch Verkäufe Ihrer Kooperationspartner mit einbezogen. Daher werden in diesem Fall nur Kunden ermittelt, die im gesamten Verbund in den letzten drei Jahren keine Umsätze hatten.
|}
{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"
|-
| style="width: 78.23px;" | [[File:Achtung.png|RTENOTITLE]]
| Es kann vorkommen, dass bei ausgeblendeten Mitarbeitern die Funktion zum Einblenden nicht zur Verfügung steht. In diesem Fall wurden die Daten dieses Mitarbeiters mit einem anderen Mitarbeiter zusammengelegt. Insofern besteht keine Möglichkeit zur Bearbeitung mehr.
|}
</div> </div> </div> </div> </div> </div> </div> </div> </div> </div> </div> </div> </div> </div> </div> </div> </div> </div> </div> </div> </div> </div> </div> </div> </div> </div>
[[Category:WINAPO® 64 PRO]] [[Category:Personenverwaltung]] [[Category:Auswertungen]] [[Category:EU Datenschutz]]