Inventur (POS; Stichtag) durchführen

Hintergrund

Es gibt unterschiedliche Verfahrensweisen, eine Inventur in der Apotheke durchzuführen. Neben der Stichtagsinventur, bei dem an einem Tag die Inventur in der Software gestartet und abgeschlossen wird, gibt es auch die permanente Inventur. Hier werden im Regelfall täglich Artikellisten ausgedruckt, der Bestand kontrolliert und mit dem Wert der Liste abgeglichen.

Wie Sie in Ihrer Apotheke eine Stichtagsinventur durchführen, lesen Sie im folgenden Beitrag.

Wie kann ich mit WINAPO eine Stichtagsinventur durchführen?

Hinweis: Zwischen der Erfassung der Bestände und dem Eintragen der Zählmenge dürfen die betreffenden Artikel nicht abverkauft bzw. im Wareneingang verbucht werden!!!
Erfassen Sie die Inventur an einem Tag – so überspringen Sie den Punkt „Wiederaufruf der Inventur“ der Kurzanleitung.

Aufruf der Inventur

• Wählen Sie in der Warenwirtschaft den Applikationsbereich Inventur.

Es öffnet sich der Dialog Inventur-Bearbeitung.

 

Feld	Bedeutung
Ende des Geschäftsjahres	Sie können hier bei Bedarf das Ende Ihres Geschäftsjahres anpassen.
Inventurinitialisierung	Beim Neueröffnen der Inventur ist der Haken „Inventurinitialisierung“ gesetzt.
Inventurzeilen automatisch ermitteln	Der Punkt „Inventurzeilen automatisch ermitteln“ sollte markiert sein.
Besorgungen mit einem Bestand > 0 aufnehmen	Dieser Punkt ist standardmäßig nicht markiert. Sollen Besorgungen mit Bestand bei Ihnen mit erfasst werden, setzen Sie hier einen Haken.
Startinventur (manuell)	Der Punkt Startinventur (manuell) sollte nur benutzt werden, wenn kein Lager im Hintergrund ist. Für eine permanente Inventur ist dieser Punkt nicht geeignet.
Die folgenden Werte werden aus der Konfiguration / Applikationsbereich Applikationseinstellungen / Einstellungen für die Warenwirtschaft / Register Inventur gelesen und können bei Bedarf angepasst werden.
Preis	Hier gegebenenfalls mit Ihrem Steuerberater Rücksprache halten.
Zählmenge mit	Bitte die Zählmenge für eine Stichtagsinventur mit Bestand vorbelegen.
Unverkäuflich	Verändern Sie hier die Zeit für die Ermittlung von unverkäuflichen Artikeln.

• Sind alle Einträge in Ordnung, drücken Sie OK und Sie erhalten die Inventur-Übersicht.

 

Bestände erfassen

Stimmt ein Bestand nicht mit dem tatsächlichen Bestand überein, tragen Sie den korrekten Wert im Feld ZM = Zählmenge ein. Die Differenzmenge wird daraufhin ermittelt.

Inventurwert

In der Kurzinfo über das Register Inventur sehen Sie im Bereich Summe zur Zählmenge den aktuellen Inventurwert, bezogen auf die Zählmenge.

Hinweis: Das Register kann mit einer Sicherheitsstufe geschützt werden.

Einstellungen dazu in der Konfiguration unter Applikationseinstellungen Warenwirtschaft / Register Sicherheit / Parameter Inventur Kurzinfo „Summe zur ZM“ anzeigen.

Ebenfalls ist der Inventurwert über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang / Funktionsschaltfläche Deckblatt / Zählmenge zu sehen bzw. zu drucken.

Abgleich

Über das Register Inventurzeile / Gruppe Bearbeiten / Funktionsschaltfläche Abgleichen werden die Differenzmengen zum aktuellen Bestand weggeschrieben.

Abschluss

Prüfen Sie dann, ob alle Artikel einen EK besitzen.

• Dazu sortieren Sie die Liste nach der Spalte EK.
• Bearbeiten Sie die einzelnen Zeilen durch einen Doppelklick ins Feld EK und tragen die Preise ein.

Tipp: Ergänzen Sie anschließend die eingegebenen EKs als EigenEKs in der Taxe, damit dieser für weitere Inventuren zur Verfügung stehen.

• Über das Register Inventur / Gruppe Bearbeiten / Funktionsschaltfläche Abschließen wird die Inventur abgeschlossen und es kann an der Inventur nichts mehr geändert werden.
  
  

Drucken

• Über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang können Sie nun Ihr Deckblatt oder die Inventurliste über die jeweilige Funktionsschaltfläche auf Basis der Zählmenge oder des Bestands ausdrucken. Auch ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.
  
  

Hinweis für mehrfach gelagerte Artikel

Positive Differenzen (Zählmenge > Bestand) werden dem Übervorratslagerort zugebucht (entspricht Verhalten beim Wareneingang).
Negative Differenzen (Zählmenge < Bestand) werden vom Sichtwahl-/Hauptlagerort abgebucht (entspricht Verhalten beim Abverkauf).

In der Inventur wird nur der Gesamtbestand angezeigt, die Bestandsaufteilung auf die einzelnen Lagerorte lässt sich in der Taxe über die Lagerortübersicht Strg+L ansehen.

• Änderungen sind über Register Artikel / Gruppe Verwaltung / Menüschaltfläche Ändern / Funktion Bestand möglich.

TIPP: Filtern Sie in den Auswertungen nach mehrfach gelagerten Artikeln.

• Verzweigen Sie mit der Trefferliste in die Taxe und ändern Sie über das Register Artikel / Gruppe Verwaltung / Menüschaltfläche Ändern / Funktion Bestand direkt die Bestände an den einzelnen Lagerorten. Wenn Sie diese mehrfach gelagerten Artikel nun in der Inventur nicht zählen, wird der Bestand aus der Taxe in die Inventur übernommen.