Erweiterte Löschfunktionen in der BtM-Dokumentation

Hintergrund

Durch § 13 der Betäubungsmittel-Verschreibungsverordnung (BtMVV) ist die Aufbewahrungspflicht von BtM-Nachweisen auf drei Jahre festgesetzt. Über diesen Zeitraum hinweg ist aufgrund des Vorrangs der gesetzlichen Dokumentationspflicht keine Einwilligung der betroffenen Personen zur Speicherung der Daten erforderlich. Daten, die den Zeitraum von drei Jahren überschreiten, dürfen hingegen nicht länger ohne ausdrückliches Einverständnis der betroffenen Personen aufbewahrt werden.

 

Um die Dokumentation von Betäubungsmitteln in WINAPO^® 64 PRO datenschutzkonform zu ermöglichen, wurden die nachfolgend vorgestellten Anpassungen vorgenommen.

 

Die Schaltfläche Löschen bekommt mit diesem Release eine neue Funktion. Ab sofort können auch Akten gelöscht werden, wenn diese noch Buchungszeilen enthalten.

 

• Basis der Anpassungen ist der neue Parameter Verantwortung für das Löschen/Leeren von BtM-Akten, der in der Konfiguration im Bereich Allgemeine Einstellungen / WINAPO / Sicherheit / Standard eingefügt wurde. Dieser Parameter ist per Default mit der Sicherheitsstufe 6 vorbelegt und berechtigt Mitarbeiter, Buchungszeilen zu bereinigen und BtM-Akten zu löschen.
• In der Übersicht der BtM-Akten bekommt die Schaltfläche Löschen einen erweiterten Funktionsumfang. Ab sofort können auch Akten gelöscht werden, die bereits Buchungszeilen enthalten.
• In der Übersicht der BtM-Akten neu angeboten wird die Schaltfläche Akten bereinigen. Hierüber können die nicht länger aufbewahrungspflichtigen Inhalte aller BtM-Akten vernichtet werden.

 

 

Überarbeitung des Dialogs BtM-Aktenübersicht

In der Konfiguration wurde im Bereich Allgemeine Einstellungen / WINAPO / Sicherheit / Standard der Parameter Verantwortung für das Löschen/Leeren von BtM-Akten eingefügt. Dieser Parameter ist per Default mit der Sicherheitsstufe 6 vorbelegt und berechtigt Mitarbeiter Buchungszeilen und BtM-Akten zu bereinigen oder zu löschen.

 

Die Übersicht der BtM-Akten wird über die LAUER-TAXE^® im Bereich Deutscher Artikelstamm / Extras / BtM/TFG / Bestände/Aktenführung geöffnet. Bisher waren die verschiedenen Schaltflächen im unteren Bereich des Dialogs angeordnet. Mit der neuen Funktion der Schaltfläche Löschen wurde auch die Anordnung der restlichen Schaltflächen geändert:

 

Die Schaltflächen Anlegen, Bearbeiten und Löschen werden nun im rechten Bereich des Dialoges dargestellt. Die Beschriftung der Schaltfläche Neu wurde geändert in Anlegen, die Funktionalität von Anlegen und Bearbeiten bleibt aber unverändert. Im unteren Bereich wurde neben der Schaltfläche Drucken die Schaltfläche Akten bereinigen integriert.

 

 

Akten bereinigen

Über die Schaltfläche Akten bereinigen öffnet sich ein neuer Dialog:

 

Hier sollen Buchungszeilen, die älter als die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist sind, aus datenschutzrechtlichen Gründen gelöscht werden. In der Übersicht werden Akten mit Buchungszeilen angezeigt, die mehr als 3 Jahre zurückliegen und Akten ohne Buchungszeilen. Dieser Dialog umfasst folgende Funktionalitäten:

 

Bereich/Schaltfläche	Funktion
Suchfeld Aktenname	Suche über konkreten Aktennamen
Schaltfläche alle oder Taste F9	Alle verfügbaren Akten in der Übersicht markieren
Schaltfläche keine oder Taste F10	Markierungen bei verfügbaren Akten entfernen
Checkbox Akten löschen, deren letzte Buchung mehr als 3 Jahre zurückliegt	Akten, deren letzte Buchung älter als 3 Jahre ist und Akten ohne Buchungszeile werden bei Aktivierung dieser Option komplett gelöscht, wenn der Bereinigungslauf angestoßen wird. Durch Aktivieren dieser Checkbox erscheint in der Spalte löschbar ein Mülltonnen-Symbol, das kennzeichnet, welche Akten komplett gelöscht werden können.
Checkbox Nicht mehr verwendete, BtM-interne Dokuadressen (solche ohne BtM-Aktenbezug) löschen	BtM-interne Dokumentationsadressen zu gelöschten oder bereinigten Akten werden mit Auswahl dieser Option im Anschluss gelöscht, sofern sie keinen weiteren Aktenbezug haben. Die Adressdaten der Personenverwaltung werden nicht gelöscht.
Spalte Letzte Buchung	Datum der zuletzt eingepflegten Buchungszeile
Spaltelöschbar	Anzahl löschbarer Buchungszeilen in der betreffenden Akte

 

Durch Auswählen einer oder mehrerer BtM-Akten und anschließendes Betätigen der Schaltfläche Bereinigen werden alle löschbaren Buchungszeilen der markierten Akten gelöscht und (falls aktiviert) die Dokumentationsadressen bereinigt. Ein Dialog zeigt das Ergebnis der Akten-Bereinigung an:

 

Nach der Akten-Bereinigung erscheint im Bereich Deutscher Artikelstamm / Extras / BtM/TFG / Zu- und Abgänge eine Übertragungszeile, die den Bestand nach der letzten gelöschten Buchungszeile dokumentiert:

 

 

Akten löschen

Im Dialog der Akten-Übersicht können über die Schaltfläche Löschen nun auch Akten mit aktiven Buchungszeilen unwiderruflich gelöscht werden, beispielsweise im Fall einer Fehlanlage. Es liegt in der Verantwortung des Anwenders, die Dokumentationspflicht durch Nachträge in anderen BtM-Akten bzw. durch Aufbewahrung von Papierausdrucken sicherzustellen.

 

Nach Klicken der Schaltfläche Löschen öffnet sich ein Dialog mit einer Abfrage, ob die Akte wirklich gelöscht werden soll. Der Dialog ist mit "Nein" vorbelegt. Um die Akte zu löschen, müssen den Dialog mit "Ja" beantworten:

 

Bei Bestätigung dieses Dialogs wird die Akte unwiderruflich gelöscht.

 

Beinhaltet die BtM-Akte noch Buchungszeilen, die innerhalb der gesetzlich vorgeschrieben Aufbewahrungspflicht liegen, erscheint ebenfalls ein Dialog. Es besteht die Möglichkeit die Akte vor dem Löschen zu drucken und durch Bestätigung des Dialogs wird die Akte unwiderruflich gelöscht. Auch hier ist der Dialog mit "Nein" vorbelegt. Klicken Sie auf "Ja", um die Akte zu löschen: