Verrechnung von Mehrzweck-Gutscheinen unter (Kooperations-)Partnern

Hintergrund

Wenn Sie Mehrzweck-Gutscheine von Partnerapotheken oder Fremdanbietern akzeptieren, ist es erforderlich, die bei Ihnen eingelösten Partner- bzw. Fremdgutscheine der Partnerapotheke bzw. dem Fremdanbieter zu berechnen. Um die Verrechnung GoBD-konform im System abzubilden, muss die Verrechnung von Gutscheinen derzeit via Einnahme und Ausgabe in der Kasse oder im Kassenbuch erfolgen.

In diesem Artikel wird neben der Bezeichnung "Mehrzweck-Gutschein" auch der allgemeine Begriff "Gutschein" verwendet. Damit sind ausdrücklich immer "Mehrzweck-Gutscheine" gemeint, also Gutscheine, für die beim Verkauf noch keine Umsatzsteuer erhoben worden ist.

Nachfolgend zeigen wir Ihnen einen Lösungsweg auf, wie Sie Ihre Forderungen aus Gutscheineinlösungen mit Partnerapotheken bzw. Fremdanbietern GoBD-konform im System abwickeln können:

 

 

Fallbeispiel

Ihr Partner (Partner-Apotheke bzw. Fremdanbieter) verkauft einen Gutschein, den der Kunde in Ihrer Apotheke (Eigene Apotheke) einlöst.
Somit stellen Sie eine Forderung in Höhe des eingelösten Gutscheinbetrags an Ihren Partner.

• Legen Sie zu diesem Zweck zunächst ein neues Sachkonto für Einnahme und Ausgabe (ohne Mehrwertsteuer) für die gegenseitige Gutscheinverrechnung an. Wir empfehlen Ihnen hierzu die Absprache mit Ihrem Steuerberater.

 

 

Ablauf, nachdem Mehrzweck-Gutscheine eines Partners in der eigenen Apotheke eingelöst wurden

Schritt 1 "Eigene Apotheke"

• Die erhaltenen Wertscheine werden an den Partner zur Aufbewahrung weitergegeben.
• Es wird eine Auswertungsliste aller im Abrechnungszeitraum einlösten Mehrzweck-Gutscheine, die vom Partner ausgestellt wurden, erstellt. Hierfür kann z.B. das Standardmodell "Eingelöste Gutscheine (zeitraumbezogen)" in den Auswertungen verwendet werden. Durch Summenbildung in der Ergebnisliste kann der eingelöste Gesamtbetrag, der zu berechnen ist, ermittelt werden.
• Die Liste inkl. der erhaltenen Mehrzweck-Gutscheine wird an den Partner weitergeleitet.

 

Schritt 2 "Partner"

• Aus der Kasse wird der Bargeldbetrag über die von Ihnen geforderte Gutscheinsumme entnommen.
• In der Kasse oder im Kassenbuch wird eine Ausgabe (ohne Mehrwertsteuer) über die von Ihrer Apotheke geforderte Gutscheinsumme mit dem o.g. Verrechnungskonto gebucht.
• Die eingelösten und verrechneten Gutscheine werden in den Auswertungen entwertet.
• Der entnommene Bargeldbetrag wird an Ihre Apotheke weitergeleitet.

 

Schritt 3 "Eigene Apotheke"

• Eine Einnahme (ohne Mehrwertsteuer) wird über das vom Partner erhaltene Bargeld in der Kasse oder im Kassenbuch mit dem o.g. Verrechnungskonto gebucht.

 

Die Anlage von Eigenartikeln zur Verrechnung von Gutscheinbeträgen über die WINAPO® 64 Faktura ist nicht GoBD-konform und würde zudem die Verkaufsstatistiken (Betrag würde doppelt in den Umsatz fließen) innerhalb von WINAPO® 64 PRO und CGM METIS®.