Inventur (POS; permanent) mit Zähllisten

 Hintergrund

Es gibt unterschiedliche Verfahrensweisen, eine Inventur in der Apotheke durchzuführen. Neben der Stichtagsinventur, bei der an einem Tag die Inventur in der Software gestartet und abgeschlossen wird, gibt es auch die permanente Inventur. Hier werden im Regelfall täglich Artikellisten ausgedruckt, der Bestand kontrolliert und mit dem Wert der Liste abgeglichen.

Wie Sie in Ihrer Apotheke eine permanente Inventur mit Zähllisten durchführen, lesen Sie im folgenden Beitrag. Zudem finden Sie unter www.lauer-fischer.de ein Schulungsvideo zum Thema Inventur bei einer POS Warenwirtschaft.

Wie kann ich mit WINAPO eine permanente Inventur mit Zähllisten durchführen?

Hinweis: Zwischen der Erfassung der Bestände und dem Eintragen der Zählmenge dürfen die betreffenden Artikel nicht abverkauft bzw. im Wareneingang verbucht werden!!!
Erfassen Sie die Inventur an einem Tag, so überspringen Sie den Punkt Wiederaufruf der Inventur.

Aufruf der Inventur

• Wählen Sie in der Warenwirtschaft den Applikationsbereich Inventur / Register Inventur / Gruppe Öffnen / Funktionsschaltfläche Auswählen. 

Es öffnet sich der Dialog Inventur-Bearbeitung.

 

• Soll eine neue Inventur durchgeführt werden, muss der Haken beim Kontrollkästchen Initialisieren gesetzt sein. Bei erstmaliger Inventur oder nach einer vorherigen ordnungsgemäß abgeschlossenen Inventur ist der Haken automatisch gesetzt.
• Die Auswahl Inventurzeilen automatisch ermitteln sollte markiert sein.
• Als nächstes können Sie noch entscheiden, ob Besorgungsartikel mit Bestand > 0 mit in die Inventur sollen oder nicht. Dieses Kontrollkästchen ist standardmäßig nicht aktiviert.
• Der Punkt Startinventur (manuell) darf nicht gesetzt werden, Diese Einstellung wird nur bei einer Apothekenneueinrichtung verwendet.
  

Überprüfen Sie die Werte im Bereich Inventurparameter. Diese Werte können ggf. noch geändert werden.

• Die Zählmenge für eine permanente Inventur sollten Sie mit 0 vorbelegen. Die vorgegebenen Werte werden aus der Konfiguration unter Applikationseinstellungen / Warenwirtschaft / Register Inventur ausgelesen.
• Sind alle Einträge in Ordnung, bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung über die Schaltfläche OK.). Sie erhalten nun die Inventur-Übersicht.

Wurden in einer Inventur bereits Artikel gezählt und die Inventur soll neu initialisiert werden, so wird folgender Hinweis eingeblendet:

Differenzmengen prüfen

• Nachdem die Zählmengen erfasst sind, rufen Sie über das Register Inventur / Gruppe Filtern den Komfortfilter auf.
• Entfernen Sie bei Gefäße, Drogen/Chemikalien den Haken, wählen Sie bei Bearbeitungsstatus den Eintrag Bearbeitete, Abgleichsstatus nicht abgeglichen und die Differenzmenge > 1 (Dazu tragen Sie in das Feld „Von“ eine 1 ein => zeigt positive + negative Differenzen) aus und Sie erhalten mit OK die gefilterte Liste.

• Über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang / Funktionsschaltfläche Zählliste können Sie eine Liste ausdrucken und die Artikelzeilen auf ihre Differenzmenge hin überprüfen.
• Korrigieren Sie bei den Artikeln, bei denen Erfassungsfehler vorlagen, die Zählmenge. Klicken Sie dazu doppelt auf das Feld Zählmenge und tragen Sie den tatsächlichen Bestand ein.
  
  

Abgleich

• Gibt es keine ungeprüften Artikel mit Differenzmengen mehr, so öffnen Sie erneut den Dialog Inventur Filter über das Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Komfortfilter. Schalten Sie den Filter über die Schaltfläche Keine Filter aus.
• Über das Register Inventurzeile / Gruppe Bearbeiten / Funktionsschaltfläche Abgleichen werden die Differenzmengen zum aktuellen Bestand weggeschrieben.

Jetzt werden die Bestände angepasst.
Anschließend können Sie in der Warenwirtschaft wieder in einen anderen Applikationsbereich (z.B. Einkauf oder Retouren) wechseln.

Wiederaufruf der Inventur

Hinweis: Erfassen Sie die Inventuar an einem Tag, so überspringen Sie dieses Kapitel.

• Öffnen Sie in der Warenwirtschaft im Applikationsbereich Inventur / Register Inventur / Gruppe Öffnen / Funktionsschaltfläche Auswählen den Dialog Inventur-Bearbeitung.
• Im Dialog Inventur-Bearbeitung ist nun der Haken „Inventurinitialisierung“ nicht gesetzt.

Achtung: Setzen des Hakens würde die bisherige Inventur überschreiben!!!

• Schließen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung mit OK und Sie erhalten wieder die Inventur-Übersicht.
• Verfahren Sie, wie unter Kapitel 2 bis 4 beschrieben, weiter mit Ihrer Inventur.
  
  

Abschlussarbeiten

• Wählen Sie im Dialog Inventur Filter über das Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Komfortfilter in der Gruppe Kennzeichen bei Bearbeitungsstatus den Eintrag Nicht Bearbeitete.

Durch diese Filter Einstellung wird nach Artikeln gesucht, die noch nicht in der Inventur bearbeitet wurden. Unter diesen nicht bearbeiteten Artikeln werden auch die Artikel aufgelistet, die während des Jahres neu an Lager gelegt wurden, nachdem der Bereich schon gezählt wurde.

• Über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang / Funktionsschaltfläche Zählliste können Sie eine Liste dieser nicht bearbeiteten Artikel ausdrucken und dann diese Artikel erfassen.

Prüfen Sie dann, ob alle Artikel einen EK besitzen.

• Dazu sortieren Sie die Liste nach der Spalte EK.
• Bearbeiten Sie die einzelnen Zeilen durch einen Doppelklick ins Feld EK und tragen Sie die Preise ein.

Tipp: Ergänzen Sie anschließend die eingegebenen EKs als EigenEKs in der Taxe, damit dieser für weitere Inventuren zur Verfügung stehen.

• Über das Register Inventur / Gruppe Bearbeiten / Funktionsschaltfläche Abschließen wird die Inventur abgeschlossen und es kann an der Inventur nichts mehr geändert werden.
  
  

Drucken

• Über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang können Sie nun Ihr Deckblatt oder die Inventurliste über die jeweilige Funktionsschaltfläche auf Basis der Zählmenge oder des Bestands ausdrucken. Auch ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.
  
  

Hinweis für mehrfach gelagerte Artikel

Positive Differenzen (Zählmenge > Bestand) werden dem Übervorratslagerort zugebucht (entspricht Verhalten beim Wareneingang).
Negative Differenzen (Zählmenge < Bestand) werden vom Sichtwahl-/Hauptlagerort abgebucht (entspricht Verhalten beim Abverkauf).

In der Inventur wird nur der Gesamtbestand angezeigt, die Bestandsaufteilung auf die einzelnen Lagerorte lässt sich in der Taxe über die Lagerortübersicht Strg+L ansehen.

• Änderungen sind über Register Artikel / Gruppe Verwaltung / Menüschaltfläche Ändern / Funktion Bestand möglich.

TIPP: Filtern Sie in den Auswertungen nach mehrfach gelagerten Artikeln.

• Verzweigen Sie mit der Trefferliste in die Taxe und ändern Sie über das Register Artikel / Gruppe Verwaltung / Menüschaltfläche Ändern / Funktion Bestand direkt die Bestände an den einzelnen Lagerorten. Wenn Sie diese mehrfach gelagerten Artikel nun in der Inventur nicht zählen, wird der Bestand aus der Taxe in die Inventur übernommen.