Hintergrund
Seit dem 1. Januar 2018 gilt die neue Vorschrift in der Abgabenordnung zur Kassen-Nachschau (§ 146b AO). Das bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt jeder Unternehmer mit einem bargeldintensiven Betrieb mit der Kassen-Nachschau konfrontiert werden kann.
Die Kassen-Nachschau ist nach der Vorstellung des Gesetzgebers „ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung“.
Ähnlich wie bei den bereits vorhandenen Nachschauen zur Umsatzsteuer und Lohnsteuer wird es der Finanzverwaltung ermöglicht ohne vorherige Ankündigung in den Geschäftsräumen des Unternehmens die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben zu überprüfen.
§ 146b Abs. 1 Satz 1 AO enthält die Legaldefinition des Begriffs "Kassen-Nachschau":
„Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können die damit betrauten Amtsträger der Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können (Kassen-Nachschau).“
Auf Verlangen sind Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen über die der Kassen-Nachschau unterliegenden Sachverhalte und Zeiträume vorzulegen und Auskünfte zu erteilen. Liegen die Aufzeichnungen oder Bücher in elektronischer Form vor, ist der Prüfer berechtigt diese einzusehen.
Die Kassen-Nachschau selbst ist keine Außenprüfung. Wenn die bei der Kassen-Nachschau getroffenen Feststellungen aber hierzu Anlass geben, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung nach § 193 AO übergegangen werden. Auf den Übergang zur Außenprüfung wird schriftlich hingewiesen.
Bereitstellung relevanter Daten für die Kassen-Nachschau
Damit Sie auf solche Prüfungen vorbereitet sind, stellen wir Ihnen in der WINAPO® 64 Applikation Finanzen zwei Funktionen zur Verfügung, um sämtliche Kasse-relevanten Daten, wie Ausgaben, Einnahmen, Einzelbuchungszeilen, Kassenbuch (lizenzpflichtig), Stornos, Tagesabschlüsse und Zahlungen für die Kassen-Nachschau auszusteuern:
- Kassen-Nachschau nach GDPdU
- Kassen Nachschau nach DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) für Stationen mit installierter TSE
Unter Kassenabschluss / Extras finden Sie in der Multifunktionsleiste das Funkionsfeld Kassen-Nachschau. Über das Menü können Sie wählen, welchen Datenumfang Sie exportieren möchten:
In beiden Fällen müssen Sie den Zeitraum festlegen, den Sie aussteuern möchten.
Die exportierten Daten werden standardmäßig in dem Verzeichnis Winapo\Finanz\user\Kassen-Nachschau abgelegt. So können Sie während einer Kassen-Nachschau direkt auf alle relevanten Daten zugreifen:
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In der Konfiguration haben Sie die Möglichkeit, das Ziel-Verzeichnis für die Exportdaten der Kassen-Nachschau unter Applikationseinstellung / Finanzen / Verhalten / Pfad für Kassen-Nachschau-Export individuell anzupassen. |
Um eine Kassen-Nachschau durchführen zu können, müssen Sie sich mit Ihrem Passwort authentifizieren. Die Sicherheitsstufe hierzu hinterlegen Sie in der Konfiguration unter Applikationseinstellungen / Finanzen / Sicherheit / Kassen-Nachschau. Sie ist standardmäßig mit der höchsten Sicherheitsstufe (Wert 6) vorbelegt.
Sobald Sie Ihr Passwort erfolgreich eingegeben haben, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den auszusteuernden Zeitraum eintragen können.
Bei der Kassen-Nachschau nach GDPdU ist standardmäßig das aktuelle Tagesdatum vorbelegt. Sie haben hier die Möglichkeit, Daten bis zu 10 Jahre in die Vergangenheit auszusteuern.
Bei der Kassen-Nachschau nach DSFinV-K ist als Export-Zeitraum der Beginn des letzten festgeschriebenen Tagesabschlusses bis zum Ende des letzten festgeschriebenen Tagesabschlusses als Standardeinstellung vorbelegt. Der früheste Beginn des Export-Zeitraums ist das Startdatum des elektronischen Aufzeichnungssystems (TSE).
Anschließend wird bei der Kassen-Nachschau nach DSFinV-K noch über einen weiteren Dialog abgefragt, ob der Datenexport mit oder ohne personenbezogene Daten erfolgen soll:
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Wenn Sie eine Aussteuerung mit personenbezogenen Daten vornehmen, lassen Sie sich vom Steuerprüfer vorher schriftlich bestätigen, dass die Verantwortung für die Aussteuerung der personenbezogenen Daten von der Finanzbehörde übernommen wird. |
Während des laufenden Exports erhalten Sie einen Hinweis, dass die Daten zur Kassen-Nachschau gerade ausgesteuert werden. Wurde der Kassen-Nachschau-Export erfolgreich durchgeführt, erhalten Sie eine Aufgabe im WINAPO Infobereich. Wenn Sie die Aufgabe anklicken, verzweigen Sie direkt in das Ziel-Verzeichnis:
