Angebotsoptimierung in WINAPO® 64 PRO

Hintergrund

Das manuelle Kontrollieren von Bestellungen in der Apotheke ist ein sehr zeitaufwändiger Prozess, insbesondere wenn hier das optimale Angebot beim besten Lieferanten gefunden werden soll. Je nach Apothekengröße muss für diese Tätigkeit eine komplette Arbeitskraft vorgehalten werden. Da auch in der Apotheke die Personalkosten einen Großteil der laufenden Kosten ausmachen, ist es vorteilhaft, wenn möglichst viele Aufgaben vom Warenwirtschaftssystem übernommen werden können. Diese steht der Apotheke sowieso zur Verfügung, zusätzliche Kosten entstehen nicht durch eine bessere Ausnutzung des Leistungsspektrums.

WINAPO^® bietet Ihnen zur Automatisierung Ihrer Prozesse neben der Auftragssplittung eine automatische Angebotsoptimierung an. Mehr dazu lesen Sie in diesem Beitrag.
 

 

Wie kann ich in WINAPO^® 64 PRO eine Angebotsoptimierung durchführen und was genau ist das eigentlich?

Zur vereinfachten Bearbeitung von Angebotsartikeln in der Bestellung werden diese konfigurierbaren Automatismen zum Vergleich der Lieferkonditionen, einschließlich der Angebotspreise, angeboten. Erfüllen Angebote die vorgegebenen Voraussetzungen, so werden sie automatisch übernommen. Die Stoppbedingung Angebot wird in diesem Fall als bearbeitet markiert. Angebote müssen somit nicht mehr generell manuell bearbeitet werden.
 

Folgende Parametereinstellungen können verwendet werden:

 

Parameter zur Aktivierung der Angebotsoptimierung

Die Parameter zur Auftragsoptimierung finden Sie in der Applikation Konfiguration / Applikationsbereich Applikationseinstellungen / Bereiche Wawi / Register Optimieren.

 

 

Parameter Angebotsoptimierung

Anhand der errechneten Bestellmenge wird die mögliche zu übernehmende Angebotsmenge ermittelt und überprüft, ob bei einem Wawilieferanten (unter Berücksichtigung der eingetragenen Lieferanten-Konditionen) eine größere Ersparnis erzielt wird. Gibt es einen Angebotslieferanten, der eine mögliche Angebotsmenge zur errechneten BM und gleichzeitig die größte Ersparnis bietet, dann wird dieses Angebot automatisch übernommen, zu dem Lieferanten mit der größten Ersparnis geschrieben und die Stoppbedingung "Angebot" als bearbeitet markiert.

Zur Unterscheidung, ob ein Angebot manuell oder automatisiert übernommen worden ist, ist das "Angebots-A" in der Spalte Angebote der Warenwirtschaft farblich markiert:

"Angebots-A" in Grün = Automatisierte Angebotsübernahme
"Angebots-A" in Pink = Manuelle Angebotsübernahme

Autom. Angebotsübernahme ab einer Mindestersparnis von: Hier können Sie einen Wert in % festlegen, der als Mindestersparnis erreicht werden soll, damit das Angebot automatisch übernommen wird (hierbei werden ebenfalls eingetragene Lieferanten-Konditionen berücksichtigt).

Autom. Angebotsübernahme: BM-Erhöhung (nur Lagerartikel): Hier können Sie entscheiden, ob bei der automatischen Angebotsübernahme die Bestellmenge erhöht werden darf und wenn ja, um wie viel.

Beispiel: 

Angebotene Menge 4, Ermittelte Bestellmenge 3

Damit das Angebot automatisch übernommen wird, muss hier eine Bestellmengenerhöhung von 1 eingetragen werden.

BM-Erhöhung nur bei einer Haltbarkeit von: Hier können Sie festlegen, wie viele Monate die vom Hersteller vorgegebene Mindesthaltbarkeit betragen soll, damit die Bestellmenge erhöht werden darf. (Dieser Parameter wird nur dann eingeblendet, wenn BM-Erhöhungen eingetragen sind).
 

Stoppbedingungen zur automatisierten Angebotsübernahme

Bei der automatisierten Angebotsübernahme steht Ihnen die Stoppbedingung Stoppen bei Angeboten mit folgenden Ausprägungen zur Verfügung:

 

Sie finden die Stoppbedingungen in der Applikation Konfiguration / Bereiche Warenwirtschaft / Register Stoppbedingungen.

 

 

Nein	Bei dieser Ausprägung wird bei ausgewählten Angeboten nicht gestoppt.
Preisgünst. Angebot (B+L), bei Ang.Opti. für errechnete BM	Diese Ausprägung bezieht sich auf Lagerartikel und Besorgungen. Falls ein Artikel nicht über die automatisierte Angebotsübernahme bestellt werden kann, wird bei dieser Einstellung die Stoppbedingung Angebot gesetzt, falls es ein preisgünstiges Angebot für die ermittelte Bestellmenge gibt. Dies ist z.B. der Fall, wenn über die Auftragsoptimierung diverse Ausschlüsse gesetzt sind oder die Lieferanteneinstellungen (Konfiguration, Lieferanten, Einstellungen) über den Parameter Automatische Angebotsübernahme dagegen sprechen. Das kann im einfachsten Fall aber auch bedeuten, dass kein freier Auftrag mehr vorhanden ist, weil alle zur Verfügung stehenden Aufträge des entsprechenden Lieferanten als gesendet markiert sind!
Preisgünst. Angebot (nur L) für errechnete BM	Ausprägung wie unter Punkt 2, allerdings nur bezogen auf Lagerartikel.
Preisgünst. Angebot (nur L) und wenn Angebotsmenge > BM	Ausprägung wie unter Punkt 3, wobei zusätzlich noch die Stoppbedingung gesetzt wird, wenn bei Lagerartikeln preisgünstige Angebote vorliegen, bei denen zusätzlich die Bestellmengen erhöht werden müssen, um ein preisgünstiges Angebot anzunehmen. Dies ist der Fall, wenn die eingetragenen Werte bei der Bestellmengenerhöhung (Konfiguration, Warenwirtschaft, Optimieren, Parameter Autom. Angebotsübernahme: BM-Erhöhung (nur Lagerartikel) nicht ausreichen um ein Angebot automatisch zu übernehmen bzw. wenn keine BM-Erhöhung hinterlegt ist.
Preisgünst. Angebot (B+L) und wenn Angebotsmenge > BM (bei L)	Ausprägung bei Besorgungen wie unter Punkt 2, bei Lagerartikeln wie unter Punkt 4.

 

Die Preisgünstigkeit von Angeboten wird innerhalb der Stoppbedingung Stoppen bei Angeboten über die eingetragenen Lieferantenkonditionen und, ergänzend hierzu über den Parameter Stoppen bei Angeboten: Zeilen-Mindestersparnis von (%). Dieser Parameter ist nur sichtbar, wenn bei der Stoppbedingung auch eine Preisgünstigkeitsausprägung hinterlegt ist.

 

 

Sie finden die Stoppbedingungen in der Applikation Konfiguration / Bereiche Warenwirtschaft / Register Bestellung.

 

• Unter POS hat die hinterlegte Stoppbedingung (beim Bestellen in der Lauer-Taxe über F6) immer die Ausprägung wie unter Punkt 5. Preisgünst. Angebot (B+L) und wenn Angebotsmenge > BM (bei L) beschrieben (siehe oben); die Angebotsmenge wird nicht berücksichtigt. Dadurch erhält man (bei manuellen Nachbestellungen in der Lauer-Taxe) im Bereich Bestellungen noch die Möglichkeit, die Bestellmenge anzupassen, um damit ein preisgünstiges Angebot anzunehmen.
• Bei POR wird die hinterlegte Stoppbedingung (bei der Bestellung über F6 in der Lauer-Taxe) genauso, wie beim Erfassen im Bereich Bestellungen berücksichtigt. (Automatische Hinterlegung des betreffenden Lieferanten mit Umbuchen und Angebotsübernahme findet bei der normalen Bestellung statt.)
• Beim Kärtchensteckmodus findet keine Angebotsoptimierung statt!
   

Tabellen zur weiteren Steuerung der Angebotsoptimierung  

Zur Detailsteuerung der Angebotsoptimierung gibt es noch weitere Tabellen in der Applikation Konfiguration / Applikationsbereich Applikationseinstellungen / Bereiche Wawi / Register Tabellen. Standardmäßig sind hier Werte hinterlegt, die von CGM LAUER als generell geeignet ermittelt wurden.

Änderungen sollten Sie nur mit Rücksprache Ihrer Niederlassung vornehmen.
 

Ausschluss einzelner Lieferanten von der Angebotsoptimierung

• Öffnen Sie die Applikation Konfiguration / Applikationsbereich Allgemeine Einstellungen / Bereiche Wawi-Lieferanten  / Register Einstellungen.

• Geben Sie hier zunächst den betreffenden Lieferanten im Navigationsbereich ein.

• Wählen Sie die korrekte Niederlassung des Lieferanten.

 

 

• Entfernen Sie den Haken beim ParameterAutomatische Angebotsübernahme.

 

 

 

Hinweise

• Die Werte bei den Parametern Autom. Angebotsübernahme ab einer Mindestersparnis von und Stoppen bei Angeboten: Zeilen-Mindestersparnis von können auch mit 0% belegt werden. Mit dieser Einstellung werden alle Angebotsartikel, die eine Ersparnis durch Angebote ermöglichen in Abhängigkeit evtl. eingetragener Lieferanten-Konditionen berücksichtigt.

• Wird generell konditionsoptimiert bestellt, kann in beiden Fällen 0% eingetragen werden, damit alle Angebote, die ein Minimum an zusätzlicher Ersparnis bieten, automatisiert übernommen werden.

• Bei Apotheken, die die Angebotsoptimierung nur für Lagerartikel nutzen möchten, kann die Auftragseinstellung Konditionsoptimierung entsprechend konfiguriert werden.

• Bei der Ausprägung Ja, außer Besorger werden Besorger und bei Ja, außer Besorger und Artikel mit Bestand < 0 bzw. <=0 werden Besorger und Artikel mit dem gewünschten Bestand von der Konditionsoptimierung und somit auch von der automatischen Angebotsoptimierung ausgeschlossen.

• Bieten mehrere Angebotslieferanten zu einem Artikel identische Konditionen, wird das Angebot über die automatische Angebotsübernahme beim nächstliefernden Angebotslieferanten bestellt.