Mitarbeiterdaten einsehen und verwalten
Wer kann welche Mitarbeiterdaten einsehen und bearbeiten?
Alle Mitarbeiter, welche die erforderliche Berechtigungsstufe für den Zugriff auf die Personenverwaltung haben, können mit allen ihren Bedienern bei allen Mitarbeitern die Daten auf dem Register Stammdaten sehen und bearbeiten. Die übrigen Register bleiben in der Regel aus Datenschutzgründen abgegraut (Ausnahmen siehe folgende Abschnitte). In diesem Zusammenhang stehen auch einige Funktionen und Druckmöglichkeiten nicht zur Verfügung.
Auf die kompletten Daten anderer Mitarbeiter (und alle zugehörigen Funktionen) haben nur Mitarbeiter Zugriff, welche über die für die Registerkarte Mitarbeiter erforderliche Berechtigungsstufe verfügen. Als Voreinstellung ist hierfür die Berechtigungsstufe 6 vorgesehen (d.h. Zugriff nur für Administratoren).
Beispiel: Ein Mitarbeiter mit Berechtigungsstufe 3 kann nicht auf den eigenen Umsatz zugreifen, wenn dieses Register in der Konfiguration (Applikationseinstellungen / Personenverwaltung / Sicherheit) mit der Sicherheitsstufe 6 belegt ist.
Welche Daten werden bei ehemaligen Mitarbeitern angezeigt?
Das hängt davon ab, ob ein ehemaligen Mitarbeiter unter Beibehaltung bereits vorhandener Daten (z.B. Medikation) weiter als Stammkunde geführt werden möchte oder das Ausblenden mit teilweiser Löschung der Daten bevorzugt.
Beibehaltung des Mitarbeiters als Stammkunde
Sie können einen ehemaligen Mitarbeiter als Stammkunde weiterführen, indem Sie nach dem letzten Arbeitstag auf der Registerkarte Mitarbeiter im Bereich Angestelltenverhältnis als Angestellt bis Datum den letzten Arbeitstag eintragen:
Dadurch werden alle weiteren Mitarbeiterdaten sofort ausgeblendet. Zudem werden mit sofortiger Wirkung alle Bediener des Mitarbeiters (auch bei Tagesdatum) deaktiviert und sind nicht mehr nutzbar. Die Rolle Mitarbeiter bleibt aufgrund der GoBD-Richtlinien zwar im Hintergrund erhalten, der Filter Mitarbeiter greift bei der Person jedoch nicht mehr.
Ausblenden des Mitarbeiters und Löschen von Daten
Personen mit der Rolle Mitarbeiter dürfen nach GoBD-Richtlinien nicht gelöscht, sondern nur ausgeblendet werden. Um einen weiteren Gebrauch der Daten zu verhindern, bietet sich als Alternative das folgendes Vorgehen an: