Abholverwaltung in der Kasse

Hintergrund

Abholer stellen hohe Anforderungen an die Organisation der Apotheke, gilt es doch, die beim Großhandel nachbestellten Packungen für einen bestimmten Kunden bereitzuhalten. Mit der Abholverwaltung in der Kasse wird dieser Ablauf unterstützt und vereinfacht.

Diese Beschreibung bezieht sich auf den Programmstand WINAPO® 64 Release 2019/1, welches bis Ende März ausgeliefert wird.

 

Wie wird die Abholverwaltung in der Kasse aktiviert?

• Um mit der Abholverwaltung arbeiten zu können, muss der Parameter Fehlmengen automatisch als Abholung markieren (Konfiguration / Kasse / Verhalten) aktiviert sein.

 

Wie werden im Abverkauf Artikel als Abholung gekennzeichnet?

Im Abverkauf werden alle Fehlmengen (auch manuell eingegebene) automatisch in der Spalte L als Abholung gekennzeichnet:

Zudem können Artikel ohne Fehlmengen manuell als Abholung gekennzeichnet werden:

• Gehen Sie auf Zusatzfunktionen / Sonstiges / Abholung und wählen Sie aus folgenden Optionen aus:

Auf die gleiche Weise können Sie ein falsch gesetztes Kennzeichen auch wieder entfernen.

Sie können sich alle drei Optionen als Tasten in Ihren Funktionsblock konfigurieren, siehe dazu Funktionsmodelle ändern.

Alle verifikationspflichtigen Artikel, die zur Abholung markiert werden, erhalten in der Spalte FS die Kennzeichnung "verifikationspflichtig, später ausbuchen", da die Prüfung und Ausbuchung sinnvollerweise erst bei der tatsächlichen Abgabe stattfindet.

Für Abholungen können Sie einen Abholzettel automatisch drucken. Bei Abholzetteln, die seit dem Update 2019/1 gedrucktwerden, wird durch Scan des Barcodes im Abverkauf (sofern für den Druck konfiguriert) die betreffende Abholung automatisch im Dialog Abholverwaltung in der Nachbearbeitung geöffnet.

 

Wie werden Abholungen weiter bearbeitet, wenn Sie abgeholt werden?

Wenn die als Abholung gekennzeichneten Artikel vom Kunden abgeholt werden, sollte dies in der Nachbearbeitung im Dialog Abholverwaltung vermerkt werden.
Um die Abholverwaltung zu öffnen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Scannen Sie im Abverkauf den Barcode auf dem Abholzettel ein (funktioniert nur bei Abholzetteln die seit der Installation des Update 2019/1 gedruckt wurden).

Oder:

• Gehen Sie im Abverkauf bei Zuordnung eines Kunden mit offenen Abholungen auf die Aufgabe Offene Abholung. Diese können Sie in der Konfiguration auf quittierpflichtig setzen, damit nicht vergessen wird, die Abholung zu vermerken.

Oder:

• Fokussieren Sie in der Nachbearbeitung den Vorgang, der die Abholung enthält und gehen Sie über Bearbeiten / Abholung auf die Funktion Verwalten.

Der Dialog Abholverwaltung wird geöffnet. In der oberen Artikelliste werden alle Abholartikel des Vorgangs angezeigt, auch solche die bereits abgeholt wurden. Letztere werden in kursiver Schrift dargestellt und haben eine Historie hinterlegt.

• Übernehmen Sie die Artikel, die aktuell abgeholt werden, mittels Scan der Packung (dazu muss der Fokus im Feld abzugebende Packungen scannen liegen) oder mittels der Pfeilschaltflächen in die Liste Aktuelle Abholungen. Zu den hierhin übernommenen Artikeln können Sie Notizen erfassen.

Wenn Sie verifikationspflichtige Packungen durch Scan des DataMatrix-Code in die Liste aktuelle Abholungen übernehmen, wird automatisch die Abfrage am securPharm-Server durchgeführt und das Ergebnis in der Spalte FS angezeigt. Bei Übernahme per Schaltfläche zeigt die Spalte FS das Scan-Symbol an und der Hinweis auf Bearbeitung verifikationspflichter Packungen wird eingeblendet. Zudem wird die Schaltfläche securPharm aktiv und rot eingefärbt, über welche sich der Dialog Fälschungsschutz: Bearbeitung verifikationspflichtiger Packungen öffnen lässt.

 

• Oberhalb der Liste Aktuelle Abholungen finden Sie die Felder für die Anpassung des Abholdatums und der Uhrzeit.
• Daneben steht Ihnen ein Eingabefeld zur Verfügung, in dem Sie eine Notiz zur Abholung hinterlegen können.
• Bei Artikeln, die auf Kredit abgegeben wurden, ist die Markierung zum Tilgen vorbelegt, kann aber entfernt werden.

 

• Wenn Sie den Dialog mit Speichern verlassen, werden alle Artikel in der Liste aktuelle Abholungen als "abgeholt" gekennzeichnet. Verifikationspflichtige Artikel, die abgabefähig sind, werden dabei am securPharm-Server ausgebucht (sind nicht abgabefähige Artikel in der aktuellen Abholung enthalten, verhindert dies das Speichern der Abholung).

• Sofern bei einem Artikel die Kennzeichnung Tilgen gesetzt ist, öffnet sich anschließend direkt der Tilgungsdialog (siehe Abschnitt unten.

 

Wie storniere ich eine vermerkte Abholung?

Wenn eine Abholung irrtümlicherweise als "abgeholt" vermerkt wurde, kann dies rückgängig gemacht werden.

• Öffnen Sie dazu den entsprechenden Vorgang in der Abholverwaltung.

• Öffnen Sie über die Schaltfläche Historie den Dialog, der Ihnen zur ausgewählten Artikelzeile die Detail-Daten der Abholung anzeigt.
• Gehen Sie auf Stornieren, es wird dann direkt im Dialog eine Stornozeile angelegt:

• Beenden Sie den Dialog mit Schließen.

 

Wie führe ich eine Schnellabholung durch?

In der Nachbearbeitung können Sie mit einer "Schnellabholung" einzelne oder mehrere offene Abholungen gleichzeitig als "abgeholt" kennzeichnen. Dies ist aber nur mit Artikeln möglich, die nicht der Verifikationspflicht unterliegen.

• Selektieren Sie ggf. mehrere Vorgänge durch Aktivieren des Kontrollkästchens in der Vorgangsliste.

Durch Aufruf der Schnellabholung werden alle offenen Abholungen der selektierten Vorgänge sofort als abgeholt gespeichert. Ein Abbrechen des Vorgangs ist nicht möglich. Eine Selektion einzelner Verkäufe greift bei der Schnellabholung nicht, hier werden immer alle Verkäufe des Vorgangs einbezogen.

• Um die Schnellabholung durchzuführen, gehen Sie auf Zusatzfunktionen / Sonstiges / Abholung / Schnellabholung.

Ein Infofenster zeigt Ihnen anschließend alle Artikel mit der entsprechenden Menge an, die Sie gerade als Abholung erfasst haben:

Vielleicht wurde in der Vergangenheit hin und wieder versäumt, eine Abholungen als "abgeholt" zu kennzeichnen. Um solche Überbleibsel zu bereinigen, grenzen Sie die Abverkaufsliste über den Komfortfilter auf offene Abholungen (Kriterium Status) aus einem bestimmten Zeitraum ein. Selektieren Sie diese Vorgänge und verwenden Sie zur Kennzeichnung die Funktion Schnellabholung.

 

Wie tilge ich im Kredite gleichzeitig mit der Abholung?

Sofern im Abholdialog bei (mind.) einem Artikel die Kennzeichnung Tilgen gesetzt ist, öffnet sich nach dem Speichern der Abholung direkt der Dialog Kredite tilgen:

Im Dialog zeigt die Spalte Abholung an, welche Beträge für die zum Tilgen übernommenen Abholartikel offen sind. Dies kann eine Teilsumme der insgesamt in den betreffenden Vorgängen noch offenen Summe sein, welche im Feld offene Kreditsumme angezeigt wird.