Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Hintergrund

Das Bundesministerium für Finanzen hat im November 2014 mit dem GoBD-Schreiben dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind. Was sich als eine schwer lösbare Aufgabe darstellt, kann aber auch zum eigenen Vorteil werden. GoBD enthält zwar eine Vielzahl an Vorgaben, die einerseits die bestehende Rechtslage wiedergibt, andererseits die Anforderung an eine logische Fortentwicklung darstellt. Viele denken bei diesem Thema primär an eine gefürchtete Betriebsprüfung in den eigenen vier Wänden. Dabei sollte man die Chance nutzen, eigene Apothekenprozesse zu optimieren, und zudem einen Mehrgewinn an Compliance zu erzielen.
 

 

Internes Kontrollsystem (IKS)

Ein IKS unterstützt jede gute Unternehmensführung, und ergänzt das Qualitätsmanagementsystem bei steuerlich relevanten Prozessen im Alltag. Es besteht aus aufeinander abgestimmte Regeln und Kontrollen im Unternehmen, und dient zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Um ein Internes Kontrollsystem einzuführen, müssen Sie zunächst die bestehenden Risiken identifizieren und bewerten, um sie dann in den Unternehmensprozess zu integrieren und in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben.

Die Bedienungsanleitungen der WINAPO^® 64 PRO-Software und die periodisch ausgelieferten Programm-Updates bilden den Grundstock einer Verfahrensdokumentation. Die apothekenindividuelle Beschreibung der Geschäftsprozesse und Arbeitsanweisungen zum Einsatz der Apothekensoftware sollen diese Softwarebeschreibungen vervollständigen. Arbeitsprozesse, die also nicht im Startordner enthalten sind, müssen dokumentiert werden.

 

 

Prüfen Sie Ihre IKS zum Wirtschaftsjahresende auf Vollständigkeit

 

Bedienerverwaltung

• Arbeiten Sie bedienerbezogen, um die Vollständigkeit eines Vorgangs gewährleisten zu können. Ein Bediener "Bestellplatz" oder "Rezeptur" ist keine echte Person.

 

Faktura

• Schreiben Sie Ihre Rechnungen nach dem Ausdruck, bzw. Versand fest, damit eine lückenlose Dokumentation gewährleistet ist.

Finanzen

• Dokumentieren Sie, welcher Mitarbeiter den Kassenabschluss durchführen darf. Verpflichtend ist ein Abschluss pro Tag incl. der Zählung des Bargeldbestandes.

 

Inventur

• Angenehm ist es, wenn man sich zum Geschäftsjahresende die Stichtags- Inventur sparen kann, da sie meist ein ganzes Wochenende an wertvoller Freizeit in Anspruch nimmt. Hier bietet sich alternativ die permanente Inventur an, mit der Sie den Nachweis erbringen, im Laufe des Jahres das gesamte Lager gezählt zu haben. Auch diese permanente Inventur sollte im Warenwirtschaftsprogramm als Nachweis gespeichert und verbucht werden. Im Anschluss können Sie dann Ihre Stichtags-Inventur durchführen.

 

Kasse

• Dokumentieren Sie im QMS Ihre Arbeitsprozesse. In welchen Fällen werden Kassenvorgänge abgebrochen, geändert oder storniert? In welchem Fall muss mit einem Vorabbon gearbeitet werden?
• Vergeben Sie Kredite möglichst nur mit Kundenzuordnung.
• Vermeiden Sie möglichst Preiseingaben in der Kasse, denn sie lassen sich bezüglich Ein- und Verkaufsstatistiken nicht nachweisen. In der Lauer-Taxe können Sie sich für solche Artikel, bei denen es z.B. um Auseinzelungen von Kanülen oder Spritzen geht, mit Preis und Bestand anlegen.

 

Mitarbeitereinkauf

• Buchen Sie Entnahmen der Mitarbeiter ausschließlich über die Kasse, und erstellen Sie Rechnungen.
• Privatentnahmen des Inhabers nicht mit dem Betrag "null" durch die Kasse buchen, sondern mit einem Konditionsmodell zur Weitergabe zur internen Verrechnung an den Steuerberater.

 

Passwortschutz

• Arbeiten Sie mit passwortgeschützten Bereichen. Nicht jeder Mitarbeiter muss und darf alles können. Fingerprinter bieten hier eine gute Alternative, die permanente Eingabe eines Passwortes fällt dadurch weg.