Inventur (POS; permanent) mit Zähllisten

Hintergrund

Es gibt unterschiedliche Verfahrensweisen, eine Inventur in der Apotheke durchzuführen. Neben der Stichtagsinventur, bei der an einem Tag die Inventur in der Software gestartet und abgeschlossen wird, gibt es auch die permanente Inventur. Hier werden im Regelfall täglich Artikellisten ausgedruckt, der Bestand kontrolliert und mit dem Wert der Liste abgeglichen.

Wie Sie in Ihrer Apotheke eine permanente Inventur mit Zähllisten durchführen, lesen Sie im folgenden Beitrag. Zudem finden Sie unter www.lauer-fischer.de ein Schulungsvideo zum Thema Inventur bei einer POS Warenwirtschaft.

Wie kann ich mit WINAPO eine permanente Inventur mit Zähllisten durchführen?

Hinweis: Zwischen der Erfassung der Bestände und dem Eintragen der Zählmenge dürfen die betreffenden Artikel nicht abverkauft bzw. im Wareneingang verbucht werden!!!
Erfassen Sie die Inventur an einem Tag – so überspringen Sie den Punkt Wiederaufruf der Inventur.

Aufruf der Inventur

• Wählen Sie in der Warenwirtschaft den Applikationsbereich Inventur / Register Inventur / Gruppe Öffnen / Funktionsschaltfläche Auswählen. 

Es öffnet sich der Dialog Inventur-Bearbeitung.

 

• Soll eine neue Inventur durchgeführt werden, muss der Haken beim Kontrollkästchen Initialisieren gesetzt sein. Bei erstmaliger Inventur oder nach einer vorherigen ordnungsgemäß abgeschlossenen Inventur ist der Haken automatisch gesetzt.
• Die Auswahl Inventurzeilen automatisch ermitteln sollte markiert sein.
• Als nächstes können Sie noch entscheiden, ob Besorgungsartikel mit Bestand > 0 mit in die Inventur sollen oder nicht. Dieses Kontrollkästchen ist standardmäßig nicht aktiviert.
• Der Punkt Startinventur (manuell) darf nicht gesetzt werden, Diese Einstellung wird nur bei einer Apothekenneueinrichtung verwendet.
  

Überprüfen Sie die Werte im Bereich Inventurparameter. Diese Werte können ggf. noch geändert werden.

• Die Zählmenge für eine permanente Inventur sollten Sie mit 0 vorbelegen. Die vorgegebenen Werte werden aus der Konfiguration unter Applikationseinstellungen / Warenwirtschaft / Register Inventur ausgelesen.
• Sind alle Einträge in Ordnung, bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung über die Schaltfläche OK.). Sie erhalten nun die Inventur-Übersicht.

Wurden in einer Inventur bereits Artikel gezählt und die Inventur soll neu initialisiert werden, so wird folgender Hinweis eingeblendet:

Sobald Artikel abgeglichen wurden, ist ein Initialisieren der Inventur nicht mehr möglich, da sonst bereits abgeglichene Inventurzeilen gelöscht würden. Diese müssen aus steuerrechtlichen Gründen gespeichert bleiben.

Ein erneutes Initialisieren der Inventur ist erst nach Abschluss der in Bearbeitung befindlichen Inventur möglich. Wird mit der Permanenten Inventur gearbeitet, kann es pro Geschäftsjahr mehr als eine Inventur geben.

Bestände erfassen

• Öffnen Sie den Dialog Inventur Filter über das Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Komfortfilter.
• Wählen Sie in der Gruppe Kennzeichen bei Bearbeitungsstatus den Eintrag Nicht Bearbeitete. In der Gruppe Namenseingrenzung oder Mengeneingrenzung grenzen Sie die gewünschte Liste ein.
• Mit der Schaltfläche Übernehmen erhalten Sie dann die gefilterte Liste.

Alternativ können Sie zur Erstellung einer Liste auch im Register Inventur die Menüschaltfläche Nä. x unbearbeitete Zeilen verwenden.

Über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang / Funktionsschaltfläche Zählliste können Sie die Zählliste ausdrucken. Auf der ausgedruckten Zählliste erfassen Sie dann die Artikelmengen.
Übertragen Sie anschließend die Mengen in das Feld ZM. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:

• Entweder geben Sie in das Eingabefeld (oben rechts)  die Zählmenge, gefolgt von einem * -Malzeichen und dem eingescannten Barcode ein
• oder Sie gehen mit einem Doppelklick in das Feld ZM und tragen dort den korrekten Bestand ein.
  

Differenzmengen prüfen

Nachdem die Daten eingelesen wurden, überprüfen Sie diese auf Differenzmengen über den Komfortfilter.

• Öffnen Sie den Dialog Inventur Filter über das Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Komfortfilter.
• Entfernen Sie in der Gruppe Artikelart bei Gefäße und Drogen+Chemikalien den Haken.
• Wählen Sie in der Gruppe Kennzeichen bei Bearbeitungsstatus den Eintrag Bearbeitete und bei Abgleichsstatus den Eintrag Nicht Abgeglichen aus.

• In der Gruppe Mengeneingrenzung wählen Sie die Option Differenzmenge und geben in das Feld Von den Wert 1 ein.
• Mit der Schaltfläche Filtern erhalten Sie dann die gefilterte Liste.

• Über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang / Funktionsschaltfläche Zählliste können Sie eine Liste ausdrucken und die Artikelzeilen auf ihre Differenzmenge hin überprüfen.
• Korrigieren Sie bei den Artikeln, bei denen Erfassungsfehler vorlagen, die Zählmenge. Klicken Sie dazu doppelt auf das Feld ZM und tragen Sie den korrekten Bestand ein.
  
  

Abgleich

• Gibt es keine ungeprüften Artikel mit Differenzmengen mehr, so öffnen Sie erneut den Dialog Inventur Filter über das Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Komfortfilter. Schalten Sie den Filter über die Schaltfläche Keine Filter aus.
• Über das Register Inventurzeile / Gruppe Bearbeiten / Funktionsschaltfläche Abgleichen werden die Differenzmengen zum aktuellen Bestand weggeschrieben.

Jetzt werden die Bestände angepasst.
Anschließend können Sie in der Warenwirtschaft wieder in einen anderen Applikationsbereich (z.B. Einkauf oder Retouren) wechseln.

Wiederaufruf der Inventur

Hinweis: Erfassen Sie die Inventur an einem Tag – so können Sie dieses Kapitel überspringen.

• Öffnen Sie in der Warenwirtschaft im Applikationsbereich Inventur / Register Inventur / Gruppe Öffnen / Funktionsschaltfläche Auswählen den Dialog Inventur-Bearbeitung.
• Im Dialog Inventur-Bearbeitung ist nun der Haken „Inventurinitialisierung“ nicht gesetzt.

• Bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung mit OK und Sie erhalten wieder die Inventur-Übersicht.
• Verfahren Sie – wie unter Kapitel 2 bis 4 beschrieben – weiter mit Ihrer Inventur.
  
  

Abschlussarbeiten

• Wählen Sie im Dialog Inventur Filter über das Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Komfortfilter in der Gruppe Kennzeichen bei Bearbeitungsstatus den Eintrag Nicht Bearbeitete.

Durch diese Filtereinstellung wird nach Artikeln gesucht, die noch nicht in der Inventur bearbeitet wurden. Unter diesen nicht bearbeiteten Artikeln werden auch die Artikel aufgelistet, die während des Jahres neu an Lager gelegt wurden, nachdem der Bereich schon gezählt wurde.

• Über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang / Funktionsschaltfläche Zählliste können Sie eine Liste dieser nicht bearbeiteten Artikel ausdrucken und dann diese Artikel erfassen.

Bei Inventurabschluss werden folgende Punkte geprüft:

• Inventurzeilen mit EK = 0,00
• Inventurzeilen mit hohen Zählmengen.

Den Wert hierfür können Sie selbst definieren, indem Sie in der Konfiguration / Applikationseinstellungen / Warenwirtschaft im Register Inventur den Parameter Warnung vor Inventurabschluss: bei Zählmenge >=  einen Wert erfassen.

Prüfen Sie,  ob alle Artikel einen EK besitzen.Bearbeiten Sie die einzelnen Zeilen durch einen Doppelklick ins Feld EK und tragen Sie die Preise ein.

Tipp: Ergänzen Sie anschließend die eingegebenen EKs als Eigene EKs in der Taxe, damit diese für weitere Inventuren zur Verfügung stehen.

Um bereits im Vorfeld diese Abschlussarbeiten besser prüfen zu können, können Sie den Schnellfilter nutzen.

 

• Über das Register Inventur / Gruppe Bearbeiten / Funktionsschaltfläche Abschließen wird die Inventur abgeschlossen und es kann an der Inventur nichts mehr geändert werden.
  
  

Drucken

• Über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang können Sie nun Ihr Deckblatt oder die Inventurliste über die jeweilige Funktionsschaltfläche  ausdrucken.

• Wird der Druck des Deckblattes oder der Inventurliste aus einer offenen Inventur heraus aufgerufen, erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage:

Auch ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.

Hinweis für mehrfach gelagerte Artikel

Positive Differenzen (Zählmenge > Bestand) werden dem Übervorratslagerort zugebucht (entspricht Verhalten beim Wareneingang).
Negative Differenzen (Zählmenge < Bestand) werden vom Sichtwahl-/Hauptlagerort abgebucht (entspricht Verhalten beim Abverkauf).

In der Inventur wird nur der Gesamtbestand angezeigt, die Bestandsaufteilung auf die einzelnen Lagerorte lässt sich in der Taxe über die Lagerortübersicht Strg+L ansehen.

• Änderungen sind über Register Artikel / Gruppe Verwaltung / Menüschaltfläche Ändern / Funktion Bestand möglich.

TIPP: Filtern Sie in den Auswertungen nach mehrfach gelagerten Artikeln.

• Verzweigen Sie mit der Trefferliste in die Taxe und ändern Sie über das Register Artikel / Gruppe Verwaltung / Menüschaltfläche Ändern / Funktion Bestand direkt die Bestände an den einzelnen Lagerorten. Wenn Sie diese mehrfach gelagerten Artikel nun in der Inventur nicht zählen, wird der Bestand aus der Taxe in die Inventur übernommen.