Verarbeitung von externen Daten als Zahlungseingang

Hintergrund

Über eine Importschnittstelle haben Sie die Möglichkeit, eine aus einem Buchhaltungsprogramm exportierte Datei von Zahlungseingängen mit den offenen Posten der Faktura abzugleichen und übereinstimmende Belege als bezahlt zu kennzeichnen.

Wie kann ich in der Faktura externe Daten als Zahlungseingänge verarbeiten?

• Unter dem Register Beleg finden Sie die neue Funktion Datenimport.

• Öffnen Sie durch Mausklick auf die Schaltfläche Datenimport den Windows Explorer zur Auswahl der Importdatei.

• Suchen Sie die Importdatei im entsprechenden Verzeichnis und öffnen Sie diese.
• Sie erhalten den Dialog Externe Zahlungsliste abgleichen, in dem die importierten Daten aus einem Buchhaltungsprogramm den Daten aus der Faktura gegenübergestellt sind.
• Alle übereinstimmenden Belege sind automatisch markiert.

• Um die markierten Belege als bezahlt zu kennzeichnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.
• Die markierten Belege werden nun in der Faktura auf bezahlt gesetzt und aus den offenen Posten genommen.
• In der Zahlungsinfo wird angegeben, dass die Zahlung über den Abgleich mit der Importdatei gesetzt wurde.

• Für den Abgleich mit den offenen Belegen werden alle in der Importdatei enthaltenen Zahlungseingänge gelistet.
• Zahlungseingänge, die nicht in den offenen Posten gefunden werden, weil sie z.B. schon als bezahlt gekennzeichnet oder nicht im System vorhanden sind, werden dabei abgegraut gelistet.
• Bei Zahlungseingängen, die nicht dem Rechnungsbetrag entsprechen, haben Sie die Möglichkeit, einen Differenzgrund auszuwählen.

• Wählen Sie gegebenenfalls einen Differenzgrund und entscheiden Sie, ob der Beleg als bezahlt gelten soll.
• In diesem Fall müssen Sie den Beleg für die Übernahme markieren.
• Zur Rückgabe an den Steuerberater wird automatisch eine Datei generiert, in der die Belege aufgeführt sind, die nicht als bezahlt übernommen wurden. Sie wird in demselben Verzeichnis abgelegt und ist benannt wie die Importdatei mit der Namenserweiterung _nicht_verarbeitet.