Inventur (POS; Stichtag) durchführen

Hintergrund

Es gibt unterschiedliche Verfahrensweisen, eine Inventur in der Apotheke durchzuführen. Neben der Stichtagsinventur, bei der an einem Tag die Inventur in der Software gestartet und abgeschlossen wird, gibt es auch die permanente Inventur. Hier werden im Regelfall täglich Artikellisten ausgedruckt, der Bestand kontrolliert und mit dem Wert der Liste abgeglichen.

Wie Sie in Ihrer Apotheke eine Stichtagsinventur durchführen, lesen Sie im folgenden Beitrag.

Wie kann ich mit WINAPO eine Stichtagsinventur durchführen?

Hinweis: Zwischen der Erfassung der Bestände und dem Eintragen der Zählmenge dürfen die betreffenden Artikel nicht abverkauft bzw. im Wareneingang verbucht werden!!!
Erfassen Sie die Inventur an einem Tag – so überspringen Sie den Punkt „Wiederaufruf der Inventur“ der Kurzanleitung.

Aufruf der Inventur

• Wählen Sie in der Warenwirtschaft den Applikationsbereich Inventur / Register Inventur / Gruppe Öffnen / Funktionsschaltfläche Auswählen.
  Es öffnet sich der Dialog Inventur-Bearbeitung.

 

Initialisierung

• Soll eine neue Inventur durchgeführt werden, muss der Haken beim Kontrollkästchen Initialisieren gesetzt sein. Bei erstmaliger Inventur oder nach einer vorherigen ordnungsgemäß abgeschlossenen Inventur ist der Haken automatisch gesetzt.
• Die Auswahl Inventurzeilen automatisch ermitteln sollte markiert sein.
• Der Punkt Startinventur (manuell) darf nicht gesetzt werden, Diese Einstellung wird nur bei einer Apothekenneueinrichtung verwendet.
  

Inventurparameter

Überprüfen Sie die Werte im Bereich Inventurparameter. Diese Werte können ggf. noch geändert werden.

• Die Zählmenge für eine Inventur sollten Sie mit Bestand vorbelegen. Die vorgegebenen Werte werden aus der Konfiguration unter Applikationseinstellungen / Warenwirtschaft / Register Inventur ausgelesen.
• Sind alle Einträge in Ordnung, bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung über die Schaltfläche OK.. Sie erhalten nun die Inventur-Übersicht.

Wurden in einer Inventur bereits Artikel gezählt und die Inventur soll neu initialisiert werden, so wird folgender Hinweis eingeblendet:

• Sobald Artikel abgeglichen wurden, ist ein Initialisieren der Inventur nicht mehr möglich, da sonst bereits abgeglichene Inventurzeilen gelöscht würden. Diese müssen aus steuerrechtlichen Gründen gespeichert bleiben.
• Ein erneutes Initialisieren der Inventur ist erst nach Abschluss der in Bearbeitung befindlichen Inventur möglich.
• Wird mit der Permanenten Inventur gearbeitet, kann es pro Geschäftsjahr mehr als eine Inventur geben.

Bestände erfassen

• Stimmt ein Bestand nicht mit dem tatsächlichen Bestand überein, tragen Sie den korrekten Wert im Feld ZM = Zählmenge ein. Die Differenzmenge wird daraufhin ermittelt.
  

Inventurwert

Nachdem die Daten eingelesen sind, überprüfen Sie diese auf Fehlartikel und Differenzmengen über den Komfortfilter.

• In der Kurzinfo über das Register Inventur sehen Sie im Bereich Summe zur Zählmenge den aktuellen Inventurwert, bezogen auf die Zählmenge. (Der Bereich Summe zur Zählmenge kann mit einer Sicherheitsstufe geschützt werden. Einstellungen dazu in der Konfiguration unter Applikationseinstellungen / Warenwirtschaft / Register Sicherheit / Parameter Inventur Kurzinfo „Summe zur ZM“ anzeigen).
• Ebenfalls ist der Inventurwert über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang / FunktionsschaltflächeDeckblatt / Zählmenge zu sehen bzw. zu drucken.

 

Abgleich

• Über das Register Inventurzeile / Gruppe Bearbeiten / Funktionsschaltfläche Abgleichen werden die Differenzmengen zum aktuellen Bestand weggeschrieben.

Abschluss

Bei Inventurabschluss werden folgende Punkte geprüft:

• Inventurzeilen mit EK = 0,00
• Inventurzeilen mit hohen Zählmengen.
  Den Wert hierfür können Sie selbst definieren, indem Sie in der Konfiguration / Applikationseinstellungen / Warenwirtschaft im Register Inventur den Parameter Warnung vor Inventurabschluss: bei Zählmenge >=  einen Wert erfassen.
  
• Prüfen Sie,  ob alle Artikel einen EK besitzen. Bearbeiten Sie die einzelnen Zeilen durch einen Doppelklick ins Feld EK und tragen Sie die Preise ein.

Tipp: Ergänzen Sie anschließend die eingegebenen EKs als Eigene EKs in der Taxe, damit diese für weitere Inventuren zur Verfügung stehen.

Um bereits im Vorfeld diese Abschlussarbeiten besser prüfen zu können, können Sie den Schnellfilter nutzen.

 

• Über das Register Inventur / Gruppe Bearbeiten / Funktionsschaltfläche Abschließen wird die Inventur abgeschlossen und es kann an der Inventur nichts mehr geändert werden.
  
  

Drucken

• Über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang können Sie nun Ihr Deckblatt oder die Inventurliste über die jeweilige Funktionsschaltfläche  ausdrucken.

Wird der Druck des Deckblattes oder der Inventurliste aus einer offenen Inventur heraus aufgerufen, erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage:

    – Ja: Die Inventur wird abgeschlossen und der ausgewählte Druckumfang wird gedruckt.

    – Nein: Der ausgewählte Druckumfang wird mit dem Hinweis "VORAB" gedruckt, so dass erkennbar ist, dass es sich
       um einen Vorab-Druck und nicht um einen steuerlich relevanten Beleg handelt. 

Im nächsten Schritt können Sie wählen, auf welcher Basis gedruckt werden soll.

Auch ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.