Zahlung per SEPA-Lastschriftverfahren

Hintergrund

Das SEPA-Lastschriftverfahren kann in WINAPO 64  genutzt werden, sobald in der Personenverwaltung einmalig die SEPA-Mandatsverwaltung aktiviert wurde.

Im folgenden wird beschrieben, welche Einstellungen bei einem Kunden und in der Konfiguration erforderlich sind, um in der der Faktura eine Rechnung mit Lastschrifteinzug sowie eine entsprechende Exportdatei zu erzeugen.

Voraussetzung ist, dass ein ausgefülltes SEPA-Lastschriftmandat des Kunden vorliegt, d.h. dem

Welche Einstellungen sind erforderlich, um offene Rechnungsbeträge per Lastschrift beim Kunden zu einzuziehen?

Bankdaten beim Kunden hinterlegen

• Starten Sie die Applikation Personenverwaltung.
• Suchen Sie den Kunden heraus, dem Sie eine Bankverbindung zuordnen möchten.
• Wechseln Sie in den Ändernmodus.
• Gehen Sie in das Register Konditionen und hier in den Bereich Kunden.
• Im Bereich Bankverbindung klicken Sie auf die Schaltfläche .

Es öffnet sich der Dialog Bankverbindung.

• Geben Sie die Bankdaten des Kunden ein.
• Der Name des Kontoinhabers ist automatisch vorbelegt mit der aktuellen Person oder, falls die eingegebene IBAN bereit in der Personenverwaltung vorhanden ist, der zu dieser IBAN gehörige Kunde.
• Bestätigen Sie mit OK.

Dem Folgedialog können Sie die dem Kunden zugeordneten Bankverbindungen entnehmen.

Mandat zu Bankverbindung hinterlegen

• Markieren Sie die Bankverbindung und klicken Sie auf die Schaltfläche Mandate.

 

Da bisher noch kein Mandat vorhanden ist, wird automatisch der Detaildialog zur Datenerfassung geöffnet. Das neue Mandat enthält die Daten zur Bankverbindung, sowie die automatisch berechnete Mandatsreferenz.

• Erfassen Sie die fehlenden Daten anhand des vorliegenden unterschriebenen Mandates und speichern Sie mit OK.

Im Folgedialog werden die zur Bankverbindung erfassten Mandate angezeigt.

 

• Schließen Sie diesen mit OK.

Sie können die geänderten Daten dem Dialog Person ändern entnehmen.
Hier ist automatisch das Kontrollkästchen Automatische Lastschrift (wenn SEPA Mandat vorhanden. Die Faktura verwendet eine Bankverbindung nur für das Lastschriftverfahren, wenn diese Option aktiviert ist und ein gültiges Mandat vorhanden ist.  

Einstellungen in der Konfiguration

• Starten Sie die Applikation Konfiguration.
• Wechseln Sie in den Applikationsbereich Applikationseinstellungen.
• Wählen Sie die Einstellungen für die Faktura.
• Wechseln Sie in das Register SEPA.
• Hier können Sie den Ausgabepfad für die SEPA-Export-Dateien festlegen. Voreingestellt ist hier der Pfad N:\WA64\WINAPO64\Faktura\User.
• Legen Sie die Bankverbindung fest, die standardmäßig für die Abwicklung vorbelegt sein soll.

Einzugsermächtigung 64 6.jpg 

 

• Wechseln Sie jetzt in das Register Verhalten.
• Hier sind die Parameter Bankeinzugs-Hinweis für Rechnungen drucken zu aktivieren.

Erzeugung einer SEPA-Exportdatei in der Faktura

• Starten Sie die Applikation Faktura.
• Wechseln Sie auf das Register Filter.
• Wählen Sie die über die Menüschaltfläche Offene Posten die Option DTAUS.

 

 

Es erscheint eine Übersicht der zum Export anstehenden Rechnungen.

• Haben Sie mehrere Bankverbindungen für Ihre Apotheke hinterlegt, so können Sie an dieser Stelle die Bankverbindung der ausführenden Bank wählen.

 

Hinweis: Die rote Glühbirne in der Spalte Memo ist das Kennzeichen für die Zahlung per Einzugsermächtigung.

• In dieser Übersicht haben Sie ferner die Möglichkeit, den Pfad der Ausgabedatei einzutragen und die gewünschte Anzahl von Kopien von Datenträgerbegleitpapieren anzugeben. Defaultmäßig werden hier zwei Exemplare gedruckt.

 

• Markieren Sie die zu exportierenden Belege und stoßen Sie den Datenexport über die Funktion DTAUS Export im Register Beleg an.

Es öffnet sich der nachstehende Dialog.

Einzugsermächtigung 64 11.jpg

Die DTAUS-Datei erhält immer den selben Namen, damit man diese Datei nicht aus Versehen mehrfach erzeugt und mehrfach in das Bankprogramm einliest. Lesen Sie die exportierte Datei daher immer gleich in Ihr Bankprogramm ein. So wird verhindert, dass Sie eine noch nicht verarbeitete Datei überschreiben.

• Für den Datenexport bestätigen Sie den Dialog mit Ja.

Nach erfolgreichem Export erhalten Sie die folgende Meldung. Danach werden die Rechnungen automatisch auf bezahlt gesetzt.


Einzugsermächtigung 64 12.jpg 

• Nach dem Betätigen der Schaltfläche OK wird der Dialog Drucken geöffnet. Hier wählen Sie bei Bedarf den Drucker aus. 

Einzugsermächtigung 64 13.jpg

• Bestätigen Sie mit OK.

Hinweis: Sie haben die Möglichkeit, Protokolle und Begleitpapiere nachträglich zu drucken.

• Gehen Sie dazu in das Register Extras und wählen die Option Nachdrucken DTAUS-Belege.

Die Belege können anhand des Änderungsdatums erkannt werden.

 
Einzugsermächtigung 64 14.JPG