Inventur (POS; Stichtag) durchführen: Unterschied zwischen den Versionen

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Es gibt unterschiedliche Verfahrensweisen, eine Inventur in der Apotheke durchzuführen. Neben der Stichtagsinventur, bei der an einem Tag die Inventur in der Software gestartet und abgeschlossen wird, gibt es auch die [[Inventur (POS) mit Zähllisten 64|permanente Inventur]]. Hier werden im Regelfall täglich Artikellisten ausgedruckt, der Bestand kontrolliert und mit dem Wert der Liste abgeglichen.<br><br>Wie Sie in Ihrer Apotheke eine&nbsp;Stichtagsinventur durchführen, lesen Sie im folgenden Beitrag.<br><br>
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Es gibt unterschiedliche Verfahrensweisen, eine Inventur in der Apotheke durchzuführen. Neben der Stichtagsinventur, bei der an einem Tag die Inventur in der Software gestartet und abgeschlossen wird, gibt es auch die permanente Inventur. Hier werden im Regelfall täglich Artikellisten ausgedruckt, der Bestand kontrolliert und mit dem Wert der Liste abgeglichen.<br/> <br/> Wie Sie in Ihrer Apotheke eine&nbsp;Stichtagsinventur durchführen, lesen Sie im folgenden Beitrag.<br/> &nbsp;
  
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=== Wie kann ich mit WINAPO<sup>®</sup> eine Stichtagsinventur durchführen?  ===
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'''Hinweis:&nbsp;'''Zwischen der Erfassung der Bestände und dem Eintragen der Zählmenge dürfen die betreffenden Artikel nicht abverkauft bzw. im Wareneingang verbucht werden!!!<br>Erfassen Sie die Inventur an einem Tag – so überspringen Sie den Punkt „Wiederaufruf der Inventur“ der Kurzanleitung.<br><br>
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=== Wie kann ich mit WINAPO<sup>®</sup> eine Stichtagsinventur durchführen? ===
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| style="width: 1267.23px;" | Zwischen der Erfassung der Bestände und dem Eintragen der Zählmenge dürfen die betreffenden Artikel nicht abverkauft bzw. im Wareneingang verbucht werden!<br/> Erfassen Sie die Inventur an einem Tag – so überspringen Sie den Punkt ''Wiederaufruf der Inventur''.
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==== Aufruf&nbsp;der Stichtagsinventur ====
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*Wählen Sie in der '''Warenwirtschaft''' den Applikationsbereich ''Inventur'' / Register''Inventur'' / Gruppe ''Öffnen'' / Funktionsschaltfläche ''Auswählen''.  
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==== Aufruf&nbsp;der Stichtagsinventur  ====
 
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*Wählen Sie in der '''Warenwirtschaft''' den Applikationsbereich ''Inventur'' / Register'' Inventur'' / Gruppe ''Öffnen'' / Funktionsschaltfläche ''Auswählen''.
 
 
Es öffnet sich der Dialog ''Inventur-Bearbeitung''.
 
Es öffnet sich der Dialog ''Inventur-Bearbeitung''.
  
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Soll eine neue Inventur durchgeführt werden, muss der Haken beim Kontrollkästchen '''Initialisieren''' gesetzt sein. Bei erstmaliger Inventur oder bei einer vorherigen ordnungsgemäß abgeschlossenen Inventur ist der Haken automatisch gesetzt.
  
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Soll eine neue Inventur durchgeführt werden, muss der Haken beim Kontrollkästchen '''Initialisieren''' gesetzt sein. Bei erstmaliger Inventur oder bei einer vorherigen ordnungsgemäß abgeschlossenen Inventur ist der Haken automatisch gesetzt.
 
 
*Als nächstes können Sie noch entscheiden, ob Besorgungsartikel mit Bestand > 0 mit in die Inventur sollen oder nicht.  
 
*Als nächstes können Sie noch entscheiden, ob Besorgungsartikel mit Bestand > 0 mit in die Inventur sollen oder nicht.  
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*Dieses Kontrollkästchen enthält standardmäßig keinen Haken.
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*Dieses Kontrollkästchen enthält standardmäßig keinen Haken.
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<br/> Wurden in einer Inventur bereits Artikel gezählt und die Inventur soll neu initialisiert werden, so wird folgender Hinweis eingeblendet:
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Sobald Artikel abgeglichen wurden, ist ein Initialisieren der Inventur nicht mehr möglich, da sonst bereits abgeglichene Inventurzeilen gelöscht werden. Diese müssen aus steuerrechtlichen Gründen gespeichert bleiben.
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Ein neues Initialisieren der Inventur ist erst nach Abschluss der in Bearbeitung befindlichen Inventur möglich.
  
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Wurden in einer Inventur bereits Artikel gezählt und die Inventur soll neu initialisiert werden, so wird folgender Hinweis eingeblendet:
 
  
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Wird mit der permanenten Inventur gearbeitet, kann es pro Geschäftsjahr mehr als eine Inventur geben.
  
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Wird der Nachweis des Zählens über eine permanente Inventur erbracht, die am Jahresende abzuschließen ist, muss bei einer Stichtagsinventur (Wertbuchung) nicht erneut gezählt werden
  
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Sobald Artikel abgeglichen wurden, ist ein Initialisieren der Inventur nicht mehr möglich, da sonst bereits abgeglichene Inventurzeilen gelöscht werden. Diese müssen aus steuerrechtlichen Gründen gespeichert bleiben.
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*Prüfen Sie, ob das Ende des Geschäftsjahres korrekt eingetragen ist und ändern dies ggf.
  
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| style="width: 796.23px;" | Der Punkt ''Startinventur (manuell)'' darf nicht gesetzt werden. Diese Einstellung wird nur bei Apothekenneueinrichtung verwendet.
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Ein neues Initialisieren der Inventur ist erst nach Abschluss der in Bearbeitung befindlichen Inventur möglich.
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*Prüfen Sie die Inventurparameter im Dialog ''Inventur-Bearbeitung''  
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'''Hinweise'''
 
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*Wird mit der permanenten Inventur gearbeitet, kann es pro Geschäftsjahr mehr als eine Inventur geben.
 
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*Wird der Nachweis des Zählens über eine permanente Inventur erbracht, die am Jahresende abzuschließen ist, muss bei einer Stichtagsinventur (Wertbuchung) nicht erneut gezählt werden
 
  
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*Prüfen Sie, ob das Ende des Geschäftsjahres korrekt eingetragen ist und ändern dies ggf.
 
  
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Die vorbelegten Werte werden aus der '''Konfiguration''' unter Applikationseinstellungen ''Warenwirtschaft'' / Register ''Inventur'' ausgelesen und können hier ggf. geändert werden.
  
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'''Wichtig:''' Der Punkt Startinventur (manuell) darf nicht gesetzt werden. Diese Einstellung wird nur bei Apothekenneueinrichtung verwendet.
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*Belegen Sie die Zählmenge für eine Stichtagsinventur Bestand vor.
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*Sind alle Einträge in Ordnung, bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung mit ''OK''.  
  
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*Prüfen Sie die Inventurparameter im Dialog ''Inventur-Bearbeitung''
 
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Die vorbelegten Werte werden aus der '''Konfiguration''' unter Applikationseinstellungen ''Warenwirtschaft'' / Register ''Inventur'' ausgelesen und können hier ggf. geändert werden.
 
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*Belegen Sie die Zählmenge für eine Stichtagsinventur Bestand vor.
 
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*Sind alle Einträge in Ordnung, bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung mit (OK).
 
 
Sie erhalten nun die Inventur-Übersicht.
 
Sie erhalten nun die Inventur-Übersicht.
  
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'''Wichtig:''' Während der Initialisierung dürfen weder der Bediener noch die Applikation gewechselt werden! Es besteht die Gefahr, dass der Vorgang sonst unterbrochen wird.
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| style="width: 1008.23px;" | Während der Initialisierung dürfen weder der Bediener noch die Applikation gewechselt werden! Es besteht die Gefahr, dass der Vorgang sonst unterbrochen wird.
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==== Bestände erfassen ====
 
==== Bestände erfassen ====
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Stimmt ein Bestand nicht mit dem tatsächlichen Bestand überein, tragen Sie den korrekten Wert im Feld ZM  (Zählmenge) ein. Daraufhin wird eine Differenzmenge ermittelt.
 
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*Übertragen Sie die zu ändernden Mengen in das Feld ZM.
 
  
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Stimmt ein Bestand nicht mit dem tatsächlichen Bestand überein, tragen Sie den korrekten Wert im Feld ''ZM'' (Zählmenge) ein. Daraufhin wird eine Differenzmenge ermittelt.
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Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:<br>
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1. Entweder geben Sie in das Eingabefeld oben rechts die Zählmenge gefolgt von einem Mal-Zeichen und dem eingescannten Barcode ein  
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*Übertragen Sie die zu ändernden Mengen in das Feld ''ZM''.
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2. Sie gehen mit einem Doppelklick in das Feld ZM und tragen dort den korrekten Bestand ein.
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<br/> Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:<br/> 1. Entweder geben Sie in das Eingabefeld oben rechts die Zählmenge gefolgt von einem Mal-Zeichen und dem eingescannten Barcode ein oder<br/> 2. Sie gehen mit einem Doppelklick in das Feld ZM und tragen dort den korrekten Bestand ein.
  
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'''Tipp:''' Die Artikel können sowohl mit dem Memor als auch mit einem Barcodescanner erfasst werden. So sparen Sie sich die manuelle Eingabe der PZN.
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| style="width: 947.23px;" | Die Artikel können sowohl mit dem Memor als auch mit einem Barcodescanner erfasst werden. So sparen Sie sich die manuelle Eingabe der PZN.
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==== Inventurwert ====
 
==== Inventurwert ====
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In der Kurzinfo über das Register ''Inventur'' sehen Sie im Bereich ''Summe zur Zählmenge'' den aktuellen Inventurwert bezogen auf die Zählmenge.
 
  
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In der Kurzinfo über das Register ''Inventur'' sehen Sie im Bereich ''Summe zur Zählmenge'' den aktuellen Inventurwert bezogen auf die Zählmenge.
  
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[[Datei:POS_mit_Stichtagsinventur_4.png]]<br>
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[[File:POS mit Stichtagsinventur 4.png|RTENOTITLE]]
  
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Den Bereich Summe zur Zählmenge können Sie ggf. in der '''Konfiguration''' unter Applikationseinstellungen ''Warenwirtschaft'' / Register ''Sicherheit'' / Parameter ''Inventur Kurzinfo „Summe zur ZM“ anzeigen'' mit einer Sicherheitsstufe belegen.
 
Den Bereich Summe zur Zählmenge können Sie ggf. in der '''Konfiguration''' unter Applikationseinstellungen ''Warenwirtschaft'' / Register ''Sicherheit'' / Parameter ''Inventur Kurzinfo „Summe zur ZM“ anzeigen'' mit einer Sicherheitsstufe belegen.
  
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==== Abgleich ====
 
==== Abgleich ====
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*Betätigen Sie die Funktionsschaltfläche ''Abgleichen'' über das Register ''Inventurzeile'' / Gruppe ''Bearbeiten''  
 
*Betätigen Sie die Funktionsschaltfläche ''Abgleichen'' über das Register ''Inventurzeile'' / Gruppe ''Bearbeiten''  
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Mit dieser Funktion werden die evtl. ermittelten Differenzmengen zum aktuellen Bestand verrechnet und weggeschrieben. Im System werden in dem Fall nun auch Bestände angepasst.
 
Mit dieser Funktion werden die evtl. ermittelten Differenzmengen zum aktuellen Bestand verrechnet und weggeschrieben. Im System werden in dem Fall nun auch Bestände angepasst.
  
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==== Abschlussarbeiten ====
 
==== Abschlussarbeiten ====
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*Prüfen Sie, ob alle Artikel einen EK besitzen
 
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*Bearbeiten Sie die einzelnen Zeilen durch einen Doppelklick ins Feld EK und tragen einen Preis ein
 
  
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*Ergänzen Sie anschließend die eingegebenen EKs als Eigene EKs beim Artikel in der Lauer-Taxe, damit diese für künftige Inventuren zur Verfügung stehen.
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*Prüfen Sie, ob alle Artikel einen EK besitzen
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*Bearbeiten Sie die einzelnen Zeilen durch einen Doppelklick ins Feld ''EK'' und tragen einen Preis ein
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*Ergänzen Sie anschließend die eingegebenen EKs als Eigene EKs beim Artikel in der <font face="calibri"><font size="3">LAUER-TAXE®</font></font>, damit diese für künftige Inventuren zur Verfügung stehen.  
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Um bereits im Vorfeld diese Abschlussarbeiten besser prüfen zu können, können Sie die Schnellfilter im Register ''Inventur'' / Gruppe ''Filtern'' / Funktionsschaltfläche ''Abschlussarbeiten'' nutzen.
 
Um bereits im Vorfeld diese Abschlussarbeiten besser prüfen zu können, können Sie die Schnellfilter im Register ''Inventur'' / Gruppe ''Filtern'' / Funktionsschaltfläche ''Abschlussarbeiten'' nutzen.
  
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[[File:POS mit Stichtagsinventur 5.png|500px|RTENOTITLE]]
  
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*Schließen Sie die Inventur über das Register ''Inventur'' / Gruppe ''Bearbeiten'' / Funktionsschaltfläche ''Abschließen'' ab  
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*Schließen Sie die Inventur über das Register ''Inventur'' / Gruppe ''Bearbeiten'' / Funktionsschaltfläche ''Abschließen'' ab
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<br/> Bei Inventurabschluss werden folgende Punkte geprüft:
  
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*Inventurzeilen mit EK = 0,00  
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Bei Inventurabschluss werden folgende Punkte geprüft:
 
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*Inventurzeilen mit EK = 0,00
 
 
*Inventurzeilen mit hohen Zählmengen.  
 
*Inventurzeilen mit hohen Zählmengen.  
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Den Wert hierfür können Sie selbst definieren, indem Sie in der '''Konfiguration''' / Applikationseinstellungen ''Warenwirtschaft'' im Register ''Inventur'' den Parameter ''Warnung vor Inventurabschluss: bei Zählmenge >='' einen Wert erfassen.
 
Den Wert hierfür können Sie selbst definieren, indem Sie in der '''Konfiguration''' / Applikationseinstellungen ''Warenwirtschaft'' im Register ''Inventur'' den Parameter ''Warnung vor Inventurabschluss: bei Zählmenge >='' einen Wert erfassen.
  
 
Nach dem Abschluss kann an der Inventur nun nichts mehr geändert werden.
 
Nach dem Abschluss kann an der Inventur nun nichts mehr geändert werden.
  
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==== Drucken ====
 
==== Drucken ====
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*Drucken Sie nun über das Register ''Drucken'' / Gruppe ''Druckumfang'' können Sie Ihr Deckblatt und ggf. die Inventurliste über die jeweilige Funktionsschaltfläche aus
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*Drucken Sie nun über das Register ''Drucken'' / Gruppe ''Druckumfang'' können Sie Ihr Deckblatt und ggf. die Inventurliste über die jeweilige Funktionsschaltfläche aus  
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Wird der Druck des Deckblattes oder der Inventurliste aus einer noch offenen Inventur heraus aufgerufen, erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage:
 
Wird der Druck des Deckblattes oder der Inventurliste aus einer noch offenen Inventur heraus aufgerufen, erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage:
  
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'''Ja:''' Die Inventur wird abgeschlossen und der ausgewählte Druckumfang wird gedruckt.<br>
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''Ja'': Die Inventur wird abgeschlossen und der ausgewählte Druckumfang wird gedruckt.<br/> ''Nein'': Der ausgewählte Druckumfang wird mit dem Hinweis "VORAB" gedruckt, damit erkennbar ist, dass es sich um einen Vorab-Druck und nicht um einen steuerlich relevanten Beleg handelt
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'''Nein:''' Der ausgewählte Druckumfang wird mit dem Hinweis "VORAB" gedruckt, damit erkennbar ist, dass es sich um einen Vorab-Druck und nicht um einen steuerlich relevanten Beleg handelt
 
  
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Im nächsten Schritt können Sie wählen, auf welcher Basis gedruckt werden soll.
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Im nächsten Schritt können Sie wählen, auf welcher Basis gedruckt werden soll.
  
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*Wählen Sie zum Drucken den Inventurbestand aus.
  
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*Wählen Sie zum Drucken den Inventurbestand aus.
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Ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist jederzeit möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.
 
Ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist jederzeit möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.
  
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[[Category:WINAPO_64]]
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[[Category:WINAPO® 64 PRO]][[Category:Konfiguration]][[Category:LAUER-TAXE®]][[Category:Warenwirtschaft]]

Version vom 7. März 2018, 12:28 Uhr

Hintergrund

Es gibt unterschiedliche Verfahrensweisen, eine Inventur in der Apotheke durchzuführen. Neben der Stichtagsinventur, bei der an einem Tag die Inventur in der Software gestartet und abgeschlossen wird, gibt es auch die permanente Inventur. Hier werden im Regelfall täglich Artikellisten ausgedruckt, der Bestand kontrolliert und mit dem Wert der Liste abgeglichen.

Wie Sie in Ihrer Apotheke eine Stichtagsinventur durchführen, lesen Sie im folgenden Beitrag.
 

 

Wie kann ich mit WINAPO® eine Stichtagsinventur durchführen?

 

Achtung.png Zwischen der Erfassung der Bestände und dem Eintragen der Zählmenge dürfen die betreffenden Artikel nicht abverkauft bzw. im Wareneingang verbucht werden!
Erfassen Sie die Inventur an einem Tag – so überspringen Sie den Punkt Wiederaufruf der Inventur.

 

Aufruf der Stichtagsinventur

  • Wählen Sie in der Warenwirtschaft den Applikationsbereich Inventur / RegisterInventur / Gruppe Öffnen / Funktionsschaltfläche Auswählen.

 

Es öffnet sich der Dialog Inventur-Bearbeitung.

RTENOTITLE

 

Soll eine neue Inventur durchgeführt werden, muss der Haken beim Kontrollkästchen Initialisieren gesetzt sein. Bei erstmaliger Inventur oder bei einer vorherigen ordnungsgemäß abgeschlossenen Inventur ist der Haken automatisch gesetzt.

  • Als nächstes können Sie noch entscheiden, ob Besorgungsartikel mit Bestand > 0 mit in die Inventur sollen oder nicht.
  • Dieses Kontrollkästchen enthält standardmäßig keinen Haken.


Wurden in einer Inventur bereits Artikel gezählt und die Inventur soll neu initialisiert werden, so wird folgender Hinweis eingeblendet:

RTENOTITLE

 

Sobald Artikel abgeglichen wurden, ist ein Initialisieren der Inventur nicht mehr möglich, da sonst bereits abgeglichene Inventurzeilen gelöscht werden. Diese müssen aus steuerrechtlichen Gründen gespeichert bleiben.

RTENOTITLE

 

Ein neues Initialisieren der Inventur ist erst nach Abschluss der in Bearbeitung befindlichen Inventur möglich.

 

Achtung.png

Wird mit der permanenten Inventur gearbeitet, kann es pro Geschäftsjahr mehr als eine Inventur geben.

Wird der Nachweis des Zählens über eine permanente Inventur erbracht, die am Jahresende abzuschließen ist, muss bei einer Stichtagsinventur (Wertbuchung) nicht erneut gezählt werden

 

  • Prüfen Sie, ob das Ende des Geschäftsjahres korrekt eingetragen ist und ändern dies ggf.

 

Achtung.png Der Punkt Startinventur (manuell) darf nicht gesetzt werden. Diese Einstellung wird nur bei Apothekenneueinrichtung verwendet.

 

  • Prüfen Sie die Inventurparameter im Dialog Inventur-Bearbeitung

 

Die vorbelegten Werte werden aus der Konfiguration unter Applikationseinstellungen Warenwirtschaft / Register Inventur ausgelesen und können hier ggf. geändert werden.

  • Belegen Sie die Zählmenge für eine Stichtagsinventur Bestand vor.
  • Sind alle Einträge in Ordnung, bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung mit OK.

 

Sie erhalten nun die Inventur-Übersicht.

 

Achtung.png Während der Initialisierung dürfen weder der Bediener noch die Applikation gewechselt werden! Es besteht die Gefahr, dass der Vorgang sonst unterbrochen wird.

 

Bestände erfassen

Stimmt ein Bestand nicht mit dem tatsächlichen Bestand überein, tragen Sie den korrekten Wert im Feld ZM (Zählmenge) ein. Daraufhin wird eine Differenzmenge ermittelt.

  • Übertragen Sie die zu ändernden Mengen in das Feld ZM.


Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:
1. Entweder geben Sie in das Eingabefeld oben rechts die Zählmenge gefolgt von einem Mal-Zeichen und dem eingescannten Barcode ein oder
2. Sie gehen mit einem Doppelklick in das Feld ZM und tragen dort den korrekten Bestand ein.

 

Tipp.png Die Artikel können sowohl mit dem Memor als auch mit einem Barcodescanner erfasst werden. So sparen Sie sich die manuelle Eingabe der PZN.

 

Inventurwert

In der Kurzinfo über das Register Inventur sehen Sie im Bereich Summe zur Zählmenge den aktuellen Inventurwert bezogen auf die Zählmenge.

RTENOTITLE

 

Den Bereich Summe zur Zählmenge können Sie ggf. in der Konfiguration unter Applikationseinstellungen Warenwirtschaft / Register Sicherheit / Parameter Inventur Kurzinfo „Summe zur ZM“ anzeigen mit einer Sicherheitsstufe belegen.

 

Abgleich

  • Betätigen Sie die Funktionsschaltfläche Abgleichen über das Register Inventurzeile / Gruppe Bearbeiten

 

Mit dieser Funktion werden die evtl. ermittelten Differenzmengen zum aktuellen Bestand verrechnet und weggeschrieben. Im System werden in dem Fall nun auch Bestände angepasst.

 

Abschlussarbeiten

  • Prüfen Sie, ob alle Artikel einen EK besitzen
  • Bearbeiten Sie die einzelnen Zeilen durch einen Doppelklick ins Feld EK und tragen einen Preis ein
  • Ergänzen Sie anschließend die eingegebenen EKs als Eigene EKs beim Artikel in der LAUER-TAXE®, damit diese für künftige Inventuren zur Verfügung stehen.

 

Um bereits im Vorfeld diese Abschlussarbeiten besser prüfen zu können, können Sie die Schnellfilter im Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Abschlussarbeiten nutzen.

RTENOTITLE

 

Abschluss

  • Schließen Sie die Inventur über das Register Inventur / Gruppe Bearbeiten / Funktionsschaltfläche Abschließen ab


Bei Inventurabschluss werden folgende Punkte geprüft:

  • Inventurzeilen mit EK = 0,00
  • Inventurzeilen mit hohen Zählmengen.

 

Den Wert hierfür können Sie selbst definieren, indem Sie in der Konfiguration / Applikationseinstellungen Warenwirtschaft im Register Inventur den Parameter Warnung vor Inventurabschluss: bei Zählmenge >= einen Wert erfassen.

Nach dem Abschluss kann an der Inventur nun nichts mehr geändert werden.

 

Drucken

  • Drucken Sie nun über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang können Sie Ihr Deckblatt und ggf. die Inventurliste über die jeweilige Funktionsschaltfläche aus

 

Wird der Druck des Deckblattes oder der Inventurliste aus einer noch offenen Inventur heraus aufgerufen, erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage:

RTENOTITLE

 

Ja: Die Inventur wird abgeschlossen und der ausgewählte Druckumfang wird gedruckt.
Nein: Der ausgewählte Druckumfang wird mit dem Hinweis "VORAB" gedruckt, damit erkennbar ist, dass es sich um einen Vorab-Druck und nicht um einen steuerlich relevanten Beleg handelt

 

Im nächsten Schritt können Sie wählen, auf welcher Basis gedruckt werden soll.

RTENOTITLE

  • Wählen Sie zum Drucken den Inventurbestand aus.

 

Ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist jederzeit möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.

 

 

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