Inventur (POS; permanent) mit Zähllisten

Hintergrund

Es gibt unterschiedliche Verfahrensweisen, eine Inventur in der Apotheke durchzuführen. Neben der Stichtagsinventur, bei der an einem Tag die Inventur in der Software gestartet und abgeschlossen wird, gibt es auch die permanente Inventur. Hier werden im Regelfall täglich Artikellisten ausgedruckt, der Bestand kontrolliert und mit dem Wert der Liste abgeglichen.

Wie Sie in Ihrer Apotheke eine permanente Inventur mit Zähllisten durchführen, lesen Sie im folgenden Beitrag. Zudem finden Sie unter www.lauer-fischer.de ein Schulungsvideo zum Thema Inventur bei einer POS Warenwirtschaft.

Wie kann ich mit WINAPO^® eine permanente Inventur mit Zähllisten durchführen?

Hinweis: Zwischen der Erfassung der Bestände und dem Eintragen der Zählmenge dürfen die betreffenden Artikel nicht abverkauft bzw. im Wareneingang verbucht werden!!!
Erfassen Sie die Inventur an einem Tag – so überspringen Sie den Punkt Wiederaufruf der Inventur.

Aufruf der Inventur

• Wählen Sie in der Warenwirtschaft den Applikationsbereich Inventur / Register Inventur / Gruppe Öffnen / Funktionsschaltfläche Auswählen.

Es öffnet sich der Dialog Inventur-Bearbeitung.

Soll eine neue Inventur durchgeführt werden, muss der Haken beim Kontrollkästchen Initialisieren gesetzt sein. Bei erstmaliger Inventur oder bei einer vorherigen ordnungsgemäß abgeschlossenen Inventur ist der Haken automatisch gesetzt.

• Als nächstes können Sie noch entscheiden, ob Besorgungsartikel mit Bestand > 0 mit in die Inventur sollen oder nicht.

Dieses Kontrollkästchen enthält standardmäßig keinen Haken.

Wurden in einer Inventur bereits Artikel gezählt und die Inventur soll neu initialisiert werden, so wird folgender Hinweis eingeblendet:

Sobald Artikel abgeglichen wurden, ist ein Initialisieren der Inventur nicht mehr möglich, da sonst bereits abgeglichene Inventurzeilen gelöscht werden. Diese müssen aus steuerrechtlichen Gründen gespeichert bleiben.

Ein neues Initialisieren der Inventur ist erst nach Abschluss der in Bearbeitung befindlichen Inventur möglich.

Hinweise

• Wird mit der permanenten Inventur gearbeitet, kann es pro Geschäftsjahr mehr als eine Inventur geben.
• Wird der Nachweis des Zählens über eine permanente Inventur erbracht, die am Jahresende abzuschließen ist, muss bei einer Stichtagsinventur (Wertbuchung) nicht erneut gezählt werden

• Prüfen Sie, ob das Ende des Geschäftsjahres korrekt eingetragen ist und ändern dies ggf.

Wichtig: Der Punkt Startinventur (manuell) darf nicht gesetzt werden. Diese Einstellung wird nur bei Apothekenneueinrichtung verwendet.

• Prüfen Sie die Inventurparameter im Dialog Inventur-Bearbeitung

Die vorbelegten Werte werden aus der Konfiguration unter Applikationseinstellungen Warenwirtschaft / Register Inventur ausgelesen und können hier ggf. geändert werden.

• Belegen Sie die Zählmenge für eine permanente Inventur mit 0 vor, um alle Artikel zu zählen
• Sind alle Einträge in Ordnung, bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung mit (OK).

Wichtig: Während der Initialisierung dürfen weder der Bediener noch die Applikation gewechselt werden! Es besteht die Gefahr, dass der Vorgang sonst unterbrochen wird.

Sie erhalten nun die Inventur-Übersicht.

Bestände erfassen

• Öffnen Sie den Dialog Inventur Filter über das Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Komfortfilter.
• Wählen Sie in der Gruppe Kennzeichen bei Bearbeitungsstatus den Eintrag Nicht Bearbeitete.
• In der Gruppe Namenseingrenzung oder Mengeneingrenzung grenzen Sie die gewünschte Liste ein.

Mit der Schaltfläche (Filtern) erhalten Sie dann die gefilterte Liste.

Alternativ können Sie zur Erstellung einer Liste auch im Register Inventur die Menüschaltfläche Nä. x unbearbeitete Zeilen verwenden.

• Drucken Sie über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang / Funktionsschaltfläche Zählliste die Zählliste aus.
• Auf der ausgedruckten Zählliste erfassen Sie dann die gezählten Artikelmengen.
• Übertragen Sie anschließend die Mengen in das Feld ZM.

Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:
1. Entweder geben Sie in das Eingabefeld oben rechts die Zählmenge gefolgt von einem Mal-Zeichen und dem eingescannten Barcode ein oder
2. Sie gehen mit einem Doppelklick in das Feld ZM und tragen dort den korrekten Bestand ein.

Überprüfung

Nachdem die Daten eingelesen wurden, überprüfen Sie diese auf Differenzmengen über den Komfortfilter.

• Öffnen Sie den Dialog Inventur Filter über das Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Komfortfilter.
• Entfernen Sie in der Gruppe Artikelart bei Gefäße und Drogen+Chemikalien den Haken.
• Wählen Sie in der Gruppe Kennzeichen bei Bearbeitungsstatus den Eintrag Bearbeitete und bei Abgleichsstatus den Eintrag Nicht Abgeglichen aus.
• In der Gruppe Mengeneingrenzung wählen Sie die Option Differenzmenge und geben in das Feld Von den Wert 1 ein.

• Mit der Schaltfläche (Filtern) erhalten Sie dann eine gefilterte Liste.
• Drucken Sie über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang / Funktionsschaltfläche Zählliste eine Liste aus
• Überprüfen Sie die Artikelzeilen auf ihre Differenzmenge hin

Korrigieren Sie bei den Artikeln, bei denen Erfassungsfehler vorlagen, die Zählmenge.

• Klicken Sie dazu doppelt auf das Feld ZM und tragen Sie den korrekten Bestand ein.

Abgleich

• Gibt es keine ungeprüften Artikel mit Differenzmengen mehr, öffnen Sie erneut den Dialog Inventur Filter über das Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Komfortfilter.
• Schalten Sie ggf. aktivierte Filtereinstellungen über die Schaltfläche (Keine_Filter) aus.

Damit erhalten Sie wieder eine ungefilterte Inventurliste.

• Betätigen Sie die Funktionsschaltfläche Abgleichen über das Register Inventurzeile / Gruppe Bearbeiten

Mit dieser Funktion werden die Differenzmengen zum aktuellen Bestand verrechnet und weggeschrieben.

Damit werden jetzt die Bestände im System angepasst.

Anschließend können Sie in der Warenwirtschaft wieder in einen anderen Applikationsbereich, z.B. Einkauf oder Retouren wechseln.

Wiederaufruf der Inventur

• Öffnen Sie in der Warenwirtschaft im Applikationsbereich Inventur / Register Inventur / Gruppe Öffnen / Funktionsschaltfläche Auswählen den Dialog Inventur-Bearbeitung.

Im Dialog Inventur-Bearbeitung ist nun der Haken „Initialisieren“ nicht gesetzt.

• Bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung mit (OK) und Sie erhalten wieder die Inventur-Übersicht.
• Verfahren Sie wie unter Kapitel 2 bis 4 beschrieben weiter mit Ihrer Inventur.

Abschlussarbeiten

• Wählen Sie im Dialog Inventur Filter über das Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Komfortfilter in der Gruppe Kennzeichen bei Bearbeitungsstatus den Eintrag Nicht Bearbeitete

Durch diese Filtereinstellung wird nach Artikeln gesucht, die noch nicht in der Inventur bearbeitet wurden. Unter diesen nicht bearbeiteten Artikeln werden auch die Artikel aufgelistet, die während des Jahres neu an Lager gelegt wurden, nachdem der Bereich schon gezählt wurde.

• Drucken Sie über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang / Funktionsschaltfläche Zählliste eine Liste dieser nicht bearbeiteten Artikel aus
• Verfahren Sie mit den Artikeln wie in Kapitel 2 beschrieben.

Abschluss

Wurden am Ende des Geschäftsjahres nun alle Artikel einmal gezählt, können Sie die Inventur abschließen.

• Schließen Sie die Inventur über das Register Inventur / Gruppe Bearbeiten / Funktionsschaltfläche Abschließen ab

Bei Inventurabschluss werden folgende Punkte geprüft:

• Inventurzeilen mit EK = 0,00
• Inventurzeilen mit hohen Zählmengen.

Den Wert hierfür können Sie selbst definieren, indem Sie in der Konfiguration / Applikationseinstellungen Warenwirtschaft im Register Inventur den Parameter Warnung vor Inventurabschluss: bei Zählmenge >= einen Wert erfassen.

Um bereits im Vorfeld diese Abschlussarbeiten besser prüfen zu können, können Sie die Schnellfilter im Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Abschlussarbeiten nutzen.

Drucken

Drucken Sie nun über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang können Sie Ihr Deckblatt und ggf. die Inventurliste über die jeweilige Funktionsschaltfläche aus

Wird der Druck des Deckblattes oder der Inventurliste aus einer noch offenen Inventur heraus aufgerufen, erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage:

Ja: Die Inventur wird abgeschlossen und der ausgewählte Druckumfang wird gedruckt.
Nein: Der ausgewählte Druckumfang wird mit dem Hinweis "VORAB" gedruckt, so dass erkennbar ist, dass es sich um einen Vorab-Druck und nicht um einen steuerlich relevanten Beleg handelt

Im nächsten Schritt können Sie wählen, auf welcher Basis gedruckt werden soll.

• Wählen Sie zum Drucken den Inventurbestand aus.

Ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist jederzeit möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.