Inventur mit einem Kommissionierautomaten

Hintergrund

Diese Anleitung unterstützt Sie Schritt für Schritt bei der Durchführung der permanenten Inventur mit einem Kommissionierautomaten. Die Vorgehensweise wird anhand der Multifunktionsleiste beschrieben und nicht über die Funktionsfelder oder den Funktionsblock, da diese apothekenindividuell sind.

Wichtige Hinweise Soll die Automatenware als bearbeitet markiert werden, darf zwischen dem Initialisieren der Inventur (zwingend mit Bestand) und dem Setzen "als bearbeitet markieren" kein Ein- oder Verkauf in WINAPO verbucht werden. Zwischen dem Erfassen der Bestände und Eintragen der Zählmengen in der Inventur dürfen die betreffenden Artikel nicht abverkauft bzw. im Wareneingang verbucht werden!!

Vorbereitung

• Führen Sie die Abgleichsläufe im Modul Auswertungen durch.
• Bearbeiten Sie vor der Initialisierung auch Ihre mehrfach gelagerten Artikel wie unter Punkt 9 dieser Anleitung beschrieben.

Wichtiger Hinweis: Um Artikel zu ermitteln, die zum einen eine Bestandsdifferenz aufweisen, sich aktuell aber auch in der Bestellung befinden, ändern Sie bitte das Modell Bestandsabgleich (Differenzen) wie folgt ab: Kriterium und bestellt von nein auf ja

Die hierbei gefundenen Artikel müssen überprüft (Rückläufer; mengenmäßig verbucht oder die Ware wurde geliefert und eingelagert, aber noch nicht verbucht) und ggf. manuell in der Inventur abgeglichen werden.

Aufruf der Stichtagsinventur

• Wählen Sie in der Warenwirtschaft den Applikationsbereich Inventur / Register Inventur / Gruppe Öffnen / Funktionsschaltfläche Auswählen.

Es öffnet sich der Dialog Inventur-Bearbeitung.

Soll eine neue Inventur durchgeführt werden, muss der Haken beim Kontrollkästchen Initialisieren gesetzt sein. Bei erstmaliger Inventur oder bei einer vorherigen ordnungsgemäß abgeschlossenen Inventur ist der Haken automatisch gesetzt.

• Als nächstes können Sie noch entscheiden, ob Besorgungsartikel mit Bestand > 0 mit in die Inventur sollen oder nicht.
• Dieses Kontrollkästchen enthält standardmäßig keinen Haken.

Wurden in einer Inventur bereits Artikel gezählt und die Inventur soll neu initialisiert werden, so wird folgender Hinweis eingeblendet:

Sobald Artikel abgeglichen wurden, ist ein Initialisieren der Inventur nicht mehr möglich, da sonst bereits abgeglichene Inventurzeilen gelöscht werden. Diese müssen aus steuerrechtlichen Gründen gespeichert bleiben.

Ein neues Initialisieren der Inventur ist erst nach Abschluss der in Bearbeitung befindlichen Inventur möglich.

Hinweise

• Wird mit der permanenten Inventur gearbeitet, kann es pro Geschäftsjahr mehr als eine Inventur geben.
• Wird der Nachweis des Zählens über eine permanente Inventur erbracht, die am Jahresende abzuschließen ist, muss bei einer Stichtagsinventur (Wertbuchung) nicht erneut gezählt werden

• Prüfen Sie, ob das Ende des Geschäftsjahres korrekt eingetragen ist und ändern dies ggf.

Wichtig: Der Punkt Startinventur (manuell) darf nicht gesetzt werden, Diese Einstellung wird nur bei Apothekenneueinrichtung verwendet.

• Prüfen Sie die Inventurparameter im Dialog Inventur-Bearbeitung

Die vorbelegten Werte werden aus der Konfiguration unter Applikationseinstellungen Warenwirtschaft / Register Inventur ausgelesen und können hier ggf. geändert werden.

• Belegen Sie die Zählmenge für eine Stichtagsinventur Bestand vor.
• Sind alle Einträge in Ordnung, bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung mit (OK).

Wichtig: Während der Initialisierung dürfen weder der Bediener noch die Applikation gewechselt werden! Es besteht die Gefahr, dass der Vorgang sonst unterbrochen wird.

Sie erhalten nun die Inventur-Übersicht.

Bestände erfassen

Sollen nun alle Artikel gezählt werden, die sich nicht im Kommissionierautomaten befinden, können Sie zuvor wie folgt die Automatenware als bearbeitet markieren:

• Filtern Sie über Register Inventur / Gruppe Filter / Funktionsschaltfläche Komfortfilter nach dem Lagerort der Automatenware z.B. Kommi
• Markieren Sie alle entsprechenden Artikel über das Register Inventurzeile / Gruppe Markieren / Funktionsschaltfläche Alles markieren
• Wählen Sie nun über die Gruppe Bearbeiten die Funktionsschaltfläche als bearbeitetet markieren

Danach können alle anderen Artikel gezählt werden und die Inventur wie folgt bearbeitet werden. Stimmt ein Bestand nicht mit dem tatsächlichen Bestand überein, tragen Sie den korrekten Wert im Feld ZM = Zählmenge ein. Daraufhin wird eine Differenzmenge ermittelt.

• Übertragen Sie die zu ändernden Mengen in das Feld ZM.

Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:
1. Entweder geben Sie in das Eingabefeld oben rechts die Zählmenge gefolgt von einem Mal-Zeichen und dem eingescannten Barcode ein oder
2. Sie gehen mit einem Doppelklick in das Feld ZM und tragen dort den korrekten Bestand ein.

Inventurwert

In der Kurzinfo über das Register Inventur sehen Sie im Bereich Summe zur Zählmenge den aktuellen Inventurwert bezogen auf die Zählmenge.

Den Bereich Summe zur Zählmenge können Sie ggf. in der Konfiguration unter Applikationseinstellungen Warenwirtschaft / Register Sicherheit / Parameter Inventur Kurzinfo „Summe zur ZM“ anzeigen mit einer Sicherheitsstufe belegen.

Abgleich

• Betätigen Sie die Funktionsschaltfläche Abgleichen über das Register Inventurzeile / Gruppe Bearbeiten

Mit dieser Funktion werden die evtl. ermittelten Differenzmengen zum aktuellen Bestand verrechnet und weggeschrieben. Im System werden in dem Fall nun auch Bestände angepasst.

Abschlussarbeiten

• Prüfen Sie, ob alle Artikel einen EK besitzen
• Bearbeiten Sie die einzelnen Zeilen durch einen Doppelklick ins Feld EK und tragen einen Preis ein
• Ergänzen Sie anschließend die eingegebenen EKs als Eigene EKs beim Artikel in der LAUER-TAXE^®, damit diese für künftige Inventuren zur Verfügung stehen.

Um bereits im Vorfeld diese Abschlussarbeiten besser prüfen zu können, können Sie die Schnellfilter im Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Abschlussarbeiten nutzen.

Abschluss

Schließen Sie die Inventur über das Register Inventur / Gruppe Bearbeiten / Funktionsschaltfläche Abschließen ab

Bei Inventurabschluss werden folgende Punkte geprüft:

• Inventurzeilen mit EK = 0,00
• Inventurzeilen mit hohen Zählmengen.

Den Wert hierfür können Sie selbst definieren, indem Sie in der Konfiguration / Applikationseinstellungen Warenwirtschaft im Register Inventur den Parameter Warnung vor Inventurabschluss: bei Zählmenge >= einen Wert erfassen.

Nach dem Abschluss kann an der Inventur nun nichts mehr geändert werden.

Drucken

• Drucken Sie nun über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang können Sie Ihr Deckblatt und ggf. die Inventurliste über die jeweilige Funktionsschaltfläche aus

Wird der Druck des Deckblattes oder der Inventurliste aus einer noch offenen Inventur heraus aufgerufen, erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage:

Ja: Die Inventur wird abgeschlossen und der ausgewählte Druckumfang wird gedruckt.
Nein: Der ausgewählte Druckumfang wird mit dem Hinweis "VORAB" gedruckt, damit erkennbar ist, dass es sich um einen Vorab-Druck und nicht um einen steuerlich relevanten Beleg handelt

Im nächsten Schritt können Sie wählen, auf welcher Basis gedruckt werden soll.

• Wählen Sie zum Drucken den Inventurbestand aus.

Ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist jederzeit möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.