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Version vom 1. August 2014, 08:59 Uhr
Inhaltsverzeichnis
Hintergrund
Apotheken bieten ihren Stammkunden in der Regel das Führen von Kundenakten an. Hierfür unterzeichnen die Kunden eine Datenschutzvereinbarung und somit kann die Apotheke die Kundendaten sowie auch die in Zukunft ausgehändigte Medikation abspeichern. Stirbt ein Stammkunde, zieht er um oder wechselt er die Apotheke, so ist es sinnvoll, nach die Daten nach einer Weile auszublenden (deaktivieren) und später komplett zu löschen.
Hierzu gibt es in der Personenverwaltung von WINAPO® 64 die Funktionen Deaktivieren und Löschen nach Datenschutzrichtlinien. Wie Sie diese anwenden, finden Sie nachfolgend.
Wie kann ich einen Kunden aus der Personenverwaltung löschen?
Deaktivierung
Sie haben die Möglichkeit, Kunden in der Personenverwaltung zunächst nur zu deaktivieren. Standardmäßig sind deaktivierte Kunden in der Personenverwaltung nicht zu sehen. Die Personendaten können nicht mehr bearbeitet werden, bleiben jedoch erhalten und können bei erneuter Aktivierung der Person wieder weiterverwendet werden.
- Wählen Sie dazu die Person in der Personenliste aus.
- Drücken Sie im Register Person / Gruppe Verwaltung die Menüschaltfläche Entfernen.
- Wählen Sie hier die Funktion Deaktivieren aus und bestätigen Sie die Warnmeldung mit OK.
Achtung: Eine Person kann nicht deaktiviert werden solange sie einer anderen Person zugeordnet ist (Gruppenoberhaupt, Rechnungs-/Lieferadresse, Ansprechpartner, Betreuer, Arbeitgeber, Bankkonto-Inhaber) oder wenn offene Faktura-Vorgänge, offene Kredite, offene Rezeptnachlieferungen, offene Lieferungen oder unbearbeitete Rezepturen (offene Platzhalter) bestehen; sowie wenn bei einem Bediener eines zu deaktivierenden Mitarbeiters offene Vorgänge vorhanden sind.
Löschen nach Datenschutzrichtlinien
Um Kundendaten vollständig physikalisch aus der WINAPO-Datenbank zu löschen zu können, muss der Kunde zuvor deaktiviert werden (s.o.). Deaktivierte Kunden sind standardmäßig in der Personenverwaltung nicht mehr zu sehen. Um einen deaktivierten Kunden zu finden und zu löschen, müssen Sie daher zunächst die Ansicht ändern.
- Wählen Sie im Register Recherche / Gruppe Basisfilter / Menüschaltfläche Auswählen die Option Deaktivierte Personen, um sich die deaktivierten Kunden anzeigen zu lassen.
Datei:Kunden deaktivieren 64 1.jpg
Es erscheint eine Kundenliste, in der die Namen grau dargestellt sind.
- Wählen Sie jetzt den zu löschenden Kunden aus.
- Drücken Sie im Register Person / Gruppe Verwaltung die Menüschaltfläche Entfernen.
- Wählen Sie hier die Funktion Löschen nach Datenschutzlinien aus und bestätigen Sie die Warnmeldung mit OK.
Damit werden alle Daten der Person vollständig gelöscht. Nur der Name ist noch in Vorgängen der Nachbearbeitung der Kasse, in der Faktura und in der Rezeptur-Taxation sichtbar.
