Inventur (POS; permanent) mit Zähllisten: Unterschied zwischen den Versionen

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=== Hintergrund ===
  
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=== &nbsp;Hintergrund  ===
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Es gibt unterschiedliche Verfahrensweisen, eine Inventur in der Apotheke durchzuführen. Neben der Stichtagsinventur, bei der an einem Tag die Inventur in&nbsp;der Software&nbsp;gestartet und abgeschlossen wird, gibt es auch die permanente Inventur. Hier werden im Regelfall täglich Artikellisten ausgedruckt, der Bestand kontrolliert und mit dem Wert der Liste abgeglichen.
  
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Es gibt unterschiedliche Verfahrensweisen, eine Inventur in der Apotheke durchzuführen. Neben der [[Stichtagsinventur (POS) 64|Stichtagsinventur]], bei der an einem Tag die Inventur in&nbsp;der Software&nbsp;gestartet und abgeschlossen wird, gibt es auch die permanente Inventur. Hier werden im Regelfall täglich Artikellisten ausgedruckt, der Bestand kontrolliert und mit dem Wert der Liste abgeglichen.
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Wie Sie in Ihrer Apotheke eine permanente Inventur mit Zähllisten durchführen, lesen Sie im folgenden Beitrag. Zudem finden Sie unter [https://www.lauer-fischer.de/LF/SchulungsVideos/video.aspx?video=0 www.lauer-fischer.de] ein Schulungsvideo zum Thema Inventur bei einer '''POS&nbsp;Warenwirtschaft'''.<br/> &nbsp;
  
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Wie Sie in Ihrer Apotheke eine permanente Inventur mit Zähllisten durchführen, lesen Sie im folgenden Beitrag. Zudem finden Sie unter [https://www.lauer-fischer.de/LF/SchulungsVideos/video.aspx?video=0 www.lauer-fischer.de] ein Schulungsvideo zum Thema Inventur bei einer '''POS&nbsp;Warenwirtschaft'''.<br><br>
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=== Wie kann ich mit WINAPO<sup>®</sup> eine permanente Inventur mit Zähllisten durchführen? ===
  
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=== Wie kann ich mit WINAPO eine permanente Inventur mit Zähllisten durchführen?  ===
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'''Hinweis:&nbsp;'''Zwischen der Erfassung der Bestände und dem Eintragen der Zählmenge dürfen die betreffenden Artikel nicht abverkauft bzw. im Wareneingang verbucht werden!!!<br>Erfassen Sie die Inventur an einem Tag, so überspringen Sie den Punkt ''Wiederaufruf der Inventur''.  
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{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"
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| style="width: 3.23px;" | [[File:Achtung.png|RTENOTITLE]]
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| style="width: 961.23px;" | Zwischen der Erfassung der Bestände und dem Eintragen der Zählmenge dürfen die betreffenden Artikel nicht abverkauft bzw. im Wareneingang verbucht werden!<br/> Erfassen Sie die Inventur an einem Tag –&nbsp;so überspringen Sie den Punkt ''Wiederaufruf der Inventur''.
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|}
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==== Aufruf der Inventur ====
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*Wählen Sie in der '''Warenwirtschaft''' den Applikationsbereich ''Inventur'' / Register ''Inventur'' / Gruppe ''Öffnen'' / Funktionsschaltfläche ''Auswählen''.
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Es öffnet sich der Dialog ''Inventur-Bearbeitung''.
  
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[[File:POS mit Zähllisten 1.png|500px|RTENOTITLE]]
  
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==== Aufruf der Inventur  ====
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*Wählen Sie in der '''Warenwirtschaft '''den Applikationsbereich ''Inventur ''/ Register ''Inventur ''/ Gruppe ''Öffnen ''/ Funktionsschaltfläche ''Auswählen''.&nbsp;
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Soll eine neue Inventur durchgeführt werden, muss der Haken beim Kontrollkästchen '''Initialisieren''' gesetzt sein. Bei erstmaliger Inventur oder bei einer vorherigen ordnungsgemäß abgeschlossenen Inventur ist der Haken automatisch gesetzt.
  
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Es öffnet sich der Dialog ''Inventur-Bearbeitung''.<br>
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*Als nächstes können Sie noch entscheiden, ob Besorgungsartikel mit Bestand > 0 mit in die Inventur sollen oder nicht.
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*Dieses Kontrollkästchen enthält standardmäßig keinen Haken.  
  
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[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 1.PNG]]&nbsp;
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<br/> Wurden in einer Inventur bereits Artikel gezählt und die Inventur soll neu initialisiert werden, so wird folgender Hinweis eingeblendet:
  
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*Soll eine neue Inventur durchgeführt werden, muss der Haken beim Kontrollkästchen ''Initialisieren ''gesetzt sein. Bei erstmaliger Inventur oder nach einer vorherigen ordnungsgemäß abgeschlossenen Inventur ist der Haken automatisch gesetzt.
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[[File:POR mit Kärtchen 2.png|400px|RTENOTITLE]]
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*Die Auswahl ''Inventurzeilen automatisch ermitteln ''sollte markiert sein.
 
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*Als nächstes können Sie noch entscheiden, ob ''Besorgungsartikel mit Bestand &gt; 0'' mit in die Inventur sollen oder nicht. Dieses Kontrollkästchen ist standardmäßig nicht aktiviert.
 
−
*Der Punkt ''Startinventur (manuell)'' darf <u>nicht</u> gesetzt werden, Diese Einstellung wird nur bei einer Apothekenneueinrichtung verwendet.<br>
 
  
−
Überprüfen Sie die Werte im Bereich I''nventurparameter''. Diese Werte können ggf. noch geändert werden.
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&nbsp;
  
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*Die Zählmenge für eine permanente Inventur sollten Sie mit '''0''' vorbelegen. Die vorgegebenen Werte werden aus der '''Konfiguration '''unter ''Applikationseinstellungen /&nbsp;Warenwirtschaft ''/ Register ''Inventur ''ausgelesen.
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Sobald Artikel abgeglichen wurden, ist ein Initialisieren der Inventur nicht mehr möglich, da sonst bereits abgeglichene Inventurzeilen gelöscht werden. Diese müssen aus steuerrechtlichen Gründen gespeichert bleiben.
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*Sind alle Einträge in Ordnung, bestätigen Sie den Dialog ''Inventur-Bearbeitung ''über die Schaltfläche ''OK''.). Sie erhalten nun die Inventur-Übersicht.
 
  
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Wurden in einer Inventur bereits Artikel gezählt und die Inventur soll neu initialisiert werden, so wird folgender Hinweis eingeblendet: <!---
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[[File:POR mit Kärtchen 3.png|400px|RTENOTITLE]]
  
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<br>
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Ein neues Initialisieren der Inventur ist erst nach Abschluss der in Bearbeitung befindlichen Inventur möglich.
  
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{| style="height: 304px; width: 612px" cellspacing="1" cellpadding="1" width="612" border="1"
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{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"
 
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|-
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| '''Feld'''
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| style="width: 16.23px;" | [[File:Achtung.png|RTENOTITLE]]
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| '''Bedeutung'''
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| style="width: 1107.23px;" |  
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|-
+
Wird mit der permanenten Inventur gearbeitet, kann es pro Geschäftsjahr mehr als eine Inventur geben.
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| Ende des Geschäftsjahres
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| Sie können hier bei Bedarf das Ende Ihres Geschäftsjahres anpassen.
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Wird der Nachweis des Zählens über eine permanente Inventur erbracht, die am Jahresende abzuschließen ist, muss bei einer Stichtagsinventur (Wertbuchung) nicht erneut gezählt werden
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|-
+
 
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| Inventurinitialisierung
+
|}
−
| Beim Neueröffnen der Inventur ist der Haken ''Inventurinitialisierung ''gesetzt.
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|-
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&nbsp;
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| Inventurzeilen automatisch ermitteln
 
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| Der Punkt ''Inventurzeilen automatisch ermitteln'' sollte markiert sein.
 
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|-
 
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| Besorgungen mit einem Bestand &gt; 0 aufnehmen
 
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| Dieser Punkt ist standardmäßig nicht markiert. Sollen Besorgungen mit Bestand bei Ihnen mit erfasst werden, setzen Sie hier einen Haken.
 
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|-
 
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| Startinventur (manuell)
 
−
| Der Punkt ''Startinventur (manuell)'' sollte nur benutzt werden, wenn kein Lager im Hintergrund ist. Für eine permanente Inventur ist dieser Punkt nicht geeignet.
 
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|-
 
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| colspan="2" |
 
−
Die folgenden Werte werden aus der '''Konfiguration''' / Applikationsbereich ''Applikationseinstellungen ''/&nbsp;''Einstellungen für die Warenwirtschaft ''/ Register ''Inventur ''gelesen und&nbsp;können&nbsp;bei Bedarf&nbsp;angepasst werden.
 
  
−
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 9.PNG|400px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 9.PNG]]
+
*Prüfen Sie, ob das Ende des Geschäftsjahres korrekt eingetragen ist und ändern dies ggf.  
  
−
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 10.PNG|400px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 10.PNG]]
+
&nbsp;
  
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{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"
 
|-
 
|-
−
| Preis
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| style="width: 6.23px;" | [[File:Achtung.png|RTENOTITLE]]
−
| Hier gegebenenfalls mit&nbsp;Ihrem Steuerberater Rücksprache halten.
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| style="width: 949.23px;" | Der Punkt ''Startinventur (manuell)'' darf '''nicht''' gesetzt werden. Diese Einstellung wird nur bei Apothekenneueinrichtung verwendet.
−
|-
 
−
| Zählmenge mit
 
−
| Bitte die Zählmenge für eine permanente Inventur mit 0 vorbelegen.
 
−
|-
 
−
| Unverkäuflich
 
−
| Verändern Sie hier die Zeit für die Ermittlung&nbsp;von unverkäuflichen Artikeln.&nbsp;
 
 
|}
 
|}
  
−
<br>&nbsp;  
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&nbsp;
 +
 
 +
*Prüfen Sie die ''Inventurparameter'' im Dialog ''Inventur-Bearbeitung''
  
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*Sind alle Einträge in Ordnung, drücken Sie ''OK&nbsp;''und Sie erhalten die ''Inventur-Übersicht''.
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&nbsp;
  
−
<br>
+
Die vorbelegten Werte werden aus der '''Konfiguration''' unter Applikationseinstellungen ''Warenwirtschaft'' / Register ''Inventur'' ausgelesen und können hier ggf. geändert werden.
  
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[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 2.PNG|500px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 2.PNG]]&nbsp;
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*Belegen Sie die Zählmenge für eine permanente Inventur mit 0 vor, um alle Artikel zu zählen
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*Sind alle Einträge in Ordnung, bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung mit ''OK''.  
  
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==== <br><br>Zähllisten erstellen  ====
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&nbsp;
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{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"
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|-
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| style="width: 6.23px;" | [[File:Achtung.png|RTENOTITLE]]
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| style="width: 953.23px;" | Während der Initialisierung dürfen weder der Bediener noch die Applikation gewechselt werden! Es besteht die Gefahr, dass der Vorgang sonst unterbrochen wird.
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|}
  
−
*Rufen Sie im Register ''Inventur&nbsp;''den ''Komfortfilter ''für die Inventur-Zeilen auf.
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&nbsp;
  
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&nbsp;
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Sie erhalten nun die Inventur-Übersicht.
  
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[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 3.PNG|500px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 3.PNG]]
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&nbsp;
 +
</div>
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==== Bestände erfassen ====
  
−
&nbsp;
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*Öffnen Sie den Dialog ''Inventur Filter'' über das Register ''Inventur'' / Gruppe ''Filtern'' / Funktionsschaltfläche ''Komfortfilter''.
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*Wählen Sie in der Gruppe ''Kennzeichen'' bei ''Bearbeitungsstatus'' den Eintrag ''Nicht Bearbeitete''.
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*In der Gruppe ''Namenseingrenzung'' oder ''Mengeneingrenzung'' grenzen Sie die gewünschte Liste ein.
  
−
*Zum Drucken der Zähllisten wählen Sie den gewünschten Zählbereich aus.
+
[[File:POS mit Zähllisten 4.png|650px|POS_mit_Zähllisten_4.png]]
  
−
Hierzu können Sie entweder über ''Namenseingrenzung''
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&nbsp;
  
−
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 4.PNG|250px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 4.PNG]]&nbsp;
+
Mit der Schaltfläche ''Filtern'' erhalten Sie dann die gefilterte Liste.
  
−
oder über ''Nächsten Zeilen ''aus
+
Alternativ können Sie zur Erstellung einer Liste auch im Register ''Inventur'' die Menüschaltfläche ''Nä. x unbearbeitete Zeilen'' verwenden.
  
−
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 5.PNG|250px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 5.PNG]]  
+
[[File:POS mit Memor 4.png|450px|POS_mit_Memor_4.png]]
  
−
<br>
+
*Drucken Sie über das Register ''Drucken'' / Gruppe ''Druckumfang'' / Funktionsschaltfläche ''Zählliste'' die Zählliste aus.
 +
*Auf der ausgedruckten Zählliste erfassen Sie dann die gezählten Artikelmengen.
 +
*Übertragen Sie anschließend die Mengen in das Feld ''ZM''.
  
−
*Drucken Sie über ''F12 ''die Zählliste aus.
+
<br/> Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:<br/> 1. Entweder geben Sie in das Eingabefeld oben rechts die Zählmenge gefolgt von einem Mal-Zeichen und dem eingescannten Barcode ein oder<br/> 2. Sie gehen mit einem Doppelklick in das Feld ''ZM'' und tragen dort den korrekten Bestand ein.
  
−
<br>
+
&nbsp;
  
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[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 6.PNG|300px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 6.PNG]]<br>
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{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"
 +
|-
 +
| style="width: 4.23px;" | [[File:Tipp.png|RTENOTITLE]]
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| style="width: 1034.23px;" | Die Artikel können sowohl mit dem Memor als auch mit einem Barcodescanner erfasst werden. So sparen Sie sich die manuelle Eingabe der PZN.
 +
|}
  
−
<br>
+
&nbsp;
  
−
*Erfassen Sie die Artikelmengen auf der Zählliste.
+
==== Überprüfung ====
  
−
<br>
+
Nachdem die Daten eingelesen wurden, überprüfen Sie diese auf Differenzmengen über den Komfortfilter.
  
−
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 7.PNG|400px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 7.PNG]]&nbsp;
+
*Öffnen Sie den Dialog ''Inventur Filter'' über das Register ''Inventur'' / Gruppe ''Filtern'' / Funktionsschaltfläche ''Komfortfilter''.
 +
*Entfernen Sie in der Gruppe ''Artikelart'' bei ''Gefäße und Drogen+Chemikalien'' den Haken.
 +
*Wählen Sie in der Gruppe ''Kennzeichen'' bei ''Bearbeitungsstatus'' den Eintrag ''Bearbeitete'' und bei ''Abgleichsstatus'' den Eintrag ''Nicht Abgeglichen'' aus.  
 +
*In der Gruppe ''Mengeneingrenzung'' wählen Sie die Option ''Differenzmenge'' und geben in das Feld ''Von'' den Wert 1 ein.  
  
−
<br>
+
[[File:POS mit Zähllisten 6.png|RTENOTITLE]]
  
−
*Übertragen Sie die Mengen in das Feld ''ZM''.
+
*Mit der Schaltfläche ''Filtern'' erhalten Sie dann eine gefilterte Liste.
 +
*Drucken Sie über das Register ''Drucken'' / Gruppe ''Druckumfang'' / Funktionsschaltfläche ''Zählliste'' eine Liste aus
 +
*Überprüfen Sie die Artikelzeilen auf ihre Differenzmenge hin
  
−
'''Hinweis:'''&nbsp;Geben Sie hierzu entweder&nbsp;in das Eingabefeld (oben rechts) die Zählmenge (z.B.:&nbsp;3) gefolgt von einem * ein und scannen Sie anschließend den Artikel ein [[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 11.PNG|86px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 11.PNG]].&nbsp;Alternativ&nbsp;klicken Sie&nbsp;doppelt auf das Feld ''Zählmenge ''und tragen die tatsächliche Menge ein.
+
&nbsp;
  
−
<br>
+
Korrigieren Sie bei den Artikeln, bei denen Erfassungsfehler vorlagen, die Zählmenge.
−
--->
 
  
−
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 1a.PNG]]
+
*Klicken Sie dazu doppelt auf das Feld ''ZM'' und tragen Sie den korrekten Bestand ein.  
  
−
Sobald Artikel abgeglichen wurden, ist ein Initialisieren der Inventur nicht mehr möglich, da sonst bereits abgeglichene Inventurzeilen gelöscht würden. Diese müssen aus steuerrechtlichen Gründen gespeichert bleiben.<br>
+
&nbsp;
  
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[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 1b.PNG]]<br>
+
==== Abgleich ====
  
−
Ein erneutes Initialisieren der Inventur ist erst nach Abschluss der in Bearbeitung befindlichen Inventur möglich. Wird mit der Permanenten Inventur gearbeitet, kann es pro Geschäftsjahr mehr als eine Inventur geben.<br>
+
*Gibt es keine ungeprüften Artikel mit Differenzmengen mehr, öffnen Sie erneut den Dialog ''Inventur Filter'' über das Register ''Inventur'' / Gruppe ''Filtern'' / Funktionsschaltfläche ''Komfortfilter''.  
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*Schalten Sie ggf. aktivierte Filtereinstellungen über die Schaltfläche ''Keine_Filter ''aus.  
  
−
<br>
+
&nbsp;
  
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==== Bestände erfassen  ====
+
Damit erhalten Sie wieder eine ungefilterte Inventurliste.
  
−
*Öffnen Sie den Dialog ''Inventur Filter ''über das Register ''Inventur ''/ Gruppe ''Filtern ''/ Funktionsschaltfläche ''Komfortfilter''.
+
*Betätigen Sie die Funktionsschaltfläche ''Abgleichen'' über das Register ''Inventurzeile'' / Gruppe ''Bearbeiten''  
−
*Wählen Sie in der Gruppe ''Kennzeichen ''bei Bearbeitungsstatus den Eintrag ''Nicht Bearbeitete''. In der Gruppe ''Namenseingrenzung ''oder ''Mengeneingrenzung ''grenzen Sie die gewünschte Liste ein.
 
−
*Mit der Schaltfläche ''Übernehmen ''erhalten Sie dann die gefilterte Liste.
 
  
−
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 2a.PNG]]<br>
+
&nbsp;
  
−
Alternativ können Sie zur Erstellung einer Liste auch im Register ''Inventur ''die Menüschaltfläche ''Nä. x unbearbeitete Zeilen ''verwenden. <br>
+
Mit dieser Funktion werden die Differenzmengen zum aktuellen Bestand verrechnet und weggeschrieben.
  
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[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 2b.PNG|550px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 2b.PNG]]<br>
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<br/> '''Damit werden jetzt die Bestände im System angepasst.'''
  
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Anschließend können Sie in der Warenwirtschaft wieder in einen anderen Applikationsbereich, z.B. Einkauf oder Retouren wechseln.
  
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−
Über das Register ''Drucken ''/ Gruppe ''Druckumfang ''/ Funktionsschaltfläche ''Zählliste ''können Sie die Zählliste ausdrucken. Auf der ausgedruckten Zählliste erfassen Sie dann die Artikelmengen.<br>Übertragen Sie anschließend die Mengen in das Feld ''ZM''. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:<br>
+
==== Wiederaufruf der Inventur ====
  
−
*Entweder geben Sie in das Eingabefeld (oben rechts) [[Image:Inventur_(POS)_mit_Zähllisten_64_2c.PNG]]&nbsp;die Zählmenge, gefolgt von einem&nbsp;'''* '''-Malzeichen und dem eingescannten Barcode ein
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*Öffnen Sie in der '''Warenwirtschaft''' im Applikationsbereich ''Inventur'' / Register ''Inventur'' / Gruppe ''Öffnen'' / Funktionsschaltfläche ''Auswählen'' den Dialog ''Inventur-Bearbeitung''.  
−
*oder Sie gehen mit einem Doppelklick in das Feld ''ZM'' und tragen dort den korrekten Bestand ein.<br>
 
  
−
<br>
+
Im Dialog Inventur-Bearbeitung ist nun der Haken '''Initialisieren''' nicht gesetzt.
  
−
==== Differenzmengen prüfen  ====
+
*Bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung mit ''OK'' und Sie erhalten wieder die Inventur-Übersicht.
 +
*Verfahren Sie wie unter Kapitel 2 bis 4 beschrieben weiter mit Ihrer Inventur.
  
−
*Nachdem die Zählmengen erfasst sind, rufen Sie über das Register ''Inventur ''/&nbsp;Gruppe ''Filtern&nbsp;''den&nbsp;''Komfortfilter ''auf.
+
&nbsp;
−
*Entfernen Sie bei Gefäße, Drogen/Chemikalien den Haken, wählen Sie bei Bearbeitungsstatus den Eintrag ''Bearbeitete'', Abgleichsstatus ''nicht abgeglichen'' und die ''Differenzmenge &gt; 1'' (Dazu tragen Sie in das Feld „Von“ eine 1 ein =&gt; zeigt positive + negative Differenzen) aus und Sie erhalten mit ''OK&nbsp;''die gefilterte Liste.
 
  
−
<br>
+
==== Abschlussarbeiten ====
  
−
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 8.PNG|500px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 8.PNG]]<br>
+
*Wählen Sie im Dialog ''Inventur Filter'' über das Register ''Inventur'' / Gruppe ''Filtern'' / Funktionsschaltfläche ''Komfortfilter'' in der Gruppe ''Kennzeichen'' bei ''Bearbeitungsstatus'' den Eintrag''Nicht Bearbeitete''
  
−
<br>
+
[[File:POS mit Zähllisten 7.png|RTENOTITLE]]
  
−
*Über das Register ''Drucken ''/ Gruppe ''Druckumfang ''/ Funktionsschaltfläche ''Zählliste ''können Sie eine Liste ausdrucken und die Artikelzeilen auf ihre Differenzmenge hin überprüfen.
+
&nbsp;
−
*Korrigieren Sie bei den Artikeln, bei denen Erfassungsfehler vorlagen, die Zählmenge. Klicken Sie dazu doppelt auf das Feld ''Zählmenge ''und tragen Sie den tatsächlichen Bestand ein.<br><br>
 
  
−
==== Abgleich  ====
+
Durch diese Filtereinstellung wird nach Artikeln gesucht, die noch nicht in der Inventur bearbeitet wurden. Unter diesen nicht bearbeiteten Artikeln werden auch die Artikel aufgelistet, die während des Jahres neu an Lager gelegt wurden, nachdem der Bereich schon gezählt wurde.
  
−
*Gibt es keine ungeprüften Artikel mit Differenzmengen mehr, so&nbsp;öffnen Sie erneut den Dialog ''Inventur Filter ''über das Register ''Inventur ''/ Gruppe ''Filtern ''/ Funktionsschaltfläche ''Komfortfilter''. Schalten Sie den Filter über die Schaltfläche ''Keine Filter ''aus.
+
*Drucken Sie über das Register ''Drucken'' / Gruppe ''Druckumfang'' / Funktionsschaltfläche ''Zählliste'' eine Liste dieser nicht bearbeiteten Artikel aus  
−
*Über das Register ''Inventurzeile ''/ Gruppe ''Bearbeiten ''/ Funktionsschaltfläche ''Abgleichen ''werden die Differenzmengen zum aktuellen Bestand weggeschrieben.
+
*Verfahren Sie mit den Artikeln wie in Kapitel 2 beschrieben.  
  
−
'''Jetzt werden die Bestände angepasst.'''<br>Anschließend können Sie in der '''Warenwirtschaft '''wieder in einen anderen Applikationsbereich (z.B. ''Einkauf ''oder ''Retouren'') wechseln.
+
&nbsp;
  
−
<br>
+
==== Abschluss ====
  
−
==== Wiederaufruf der Inventur ====
+
Wurden am Ende des Geschäftsjahres nun alle Artikel einmal gezählt, können Sie die Inventur abschließen.
  
−
'''Hinweis:'''&nbsp;Erfassen Sie die Inventuar an einem Tag, so überspringen Sie dieses Kapitel.
+
*Schließen Sie die Inventur über das Register''Inventur'' / Gruppe ''Bearbeiten'' / Funktionsschaltfläche ''Abschließen'' ab
  
−
*Öffnen Sie in der Warenwirtschaft im Applikationsbereich ''Inventur ''/ Register ''Inventur ''/ Gruppe ''Öffnen ''/ Funktionsschaltfläche ''Auswählen ''den Dialog ''Inventur-Bearbeitung''.
+
<br/> Bei Inventurabschluss werden folgende Punkte geprüft:
−
*Im Dialog ''Inventur-Bearbeitung ''ist nun der Haken „Inventurinitialisierung“ nicht gesetzt.
 
  
−
'''Achtung: '''Setzen des Hakens würde die bisherige Inventur überschreiben!!!
+
*Inventurzeilen mit EK = 0,00
 +
*Inventurzeilen mit hohen Zählmengen.
  
−
*Schließen Sie den Dialog ''Inventur-Bearbeitung'' mit ''OK&nbsp;''und Sie erhalten wieder die Inventur-Übersicht.
+
&nbsp;
−
*Verfahren Sie, wie unter Kapitel 2 bis 4 beschrieben, weiter mit Ihrer Inventur.<br><br>
 
  
−
==== Abschlussarbeiten  ====
+
Den Wert hierfür können Sie selbst definieren, indem Sie in der '''Konfiguration''' / Applikationseinstellungen ''Warenwirtschaft'' im Register ''Inventur'' den Parameter ''Warnung vor Inventurabschluss: bei Zählmenge >='' einen Wert erfassen.
  
−
*Wählen Sie im Dialog Inventur Filter über das Register ''Inventur ''/ Gruppe ''Filtern ''/ Funktionsschaltfläche ''Komfortfilter ''in der Gruppe ''Kennzeichen ''bei ''Bearbeitungsstatus ''den Eintrag ''Nicht Bearbeitete''.
+
<br/> Um bereits im Vorfeld diese Abschlussarbeiten besser prüfen zu können, können Sie die Schnellfilter im Register ''Inventur'' / Gruppe ''Filtern'' / Funktionsschaltfläche ''Abschlussarbeiten'' nutzen.
  
−
Durch diese Filter Einstellung wird nach Artikeln gesucht, die noch nicht in der Inventur bearbeitet wurden. Unter diesen nicht bearbeiteten Artikeln werden auch die Artikel aufgelistet, die während des Jahres neu an Lager gelegt wurden, nachdem der Bereich schon gezählt wurde.  
+
[[File:POS mit Zähllisten 8.png|700px|RTENOTITLE]]
  
−
*Über das Register ''Drucken ''/ Gruppe ''Druckumfang ''/ Funktionsschaltfläche ''Zählliste ''können Sie eine Liste dieser nicht bearbeiteten Artikel ausdrucken und dann diese Artikel erfassen.
+
&nbsp;
  
−
Prüfen Sie dann, ob alle Artikel einen EK besitzen.
+
==== Drucken ====
  
−
*Dazu sortieren Sie die Liste nach der Spalte EK.  
+
*Drucken Sie nun über das Register ''Drucken'' / Gruppe ''Druckumfang''&nbsp;Ihr Deckblatt und ggf. die Inventurliste über die jeweilige Funktionsschaltfläche aus
−
*Bearbeiten Sie die einzelnen Zeilen durch einen Doppelklick ins Feld EK und tragen Sie die Preise ein.
 
  
−
'''Tipp: '''Ergänzen Sie anschließend die eingegebenen EKs als EigenEKs in der Taxe, damit dieser für weitere Inventuren zur Verfügung stehen.<br>
+
&nbsp;
  
−
*Über das Register ''Inventur ''/ Gruppe ''Bearbeiten ''/ Funktionsschaltfläche ''Abschließen ''wird die Inventur abgeschlossen und es kann an der Inventur nichts mehr geändert werden.<br><br>
+
Wird der Druck des Deckblattes oder der Inventurliste aus einer noch offenen Inventur heraus aufgerufen, erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage:
  
−
==== Drucken  ====
+
[[File:POR mit Kärtchen 7.png|500px|RTENOTITLE]]
  
−
*Über das Register ''Drucken ''/ Gruppe ''Druckumfang ''können Sie nun Ihr Deckblatt oder die Inventurliste über die jeweilige Funktionsschaltfläche auf Basis der Zählmenge oder des Bestands ausdrucken. Auch ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.<br><br>
+
&nbsp;
  
−
==== Hinweis für mehrfach gelagerte Artikel  ====
+
''Ja'': Die Inventur wird abgeschlossen und der ausgewählte Druckumfang wird gedruckt.<br/> ''Nein'': Der ausgewählte Druckumfang wird mit dem Hinweis "VORAB" gedruckt, so dass erkennbar ist, dass es sich um einen Vorab-Druck und nicht um einen steuerlich relevanten Beleg handelt
  
−
'''Positive Differenzen''' (Zählmenge &gt; Bestand) werden dem Übervorratslagerort zugebucht (entspricht Verhalten beim Wareneingang).<br>'''Negative Differenzen''' (Zählmenge &lt; Bestand) werden vom Sichtwahl-/Hauptlagerort abgebucht (entspricht Verhalten beim Abverkauf).  
+
<br/> Im nächsten Schritt können Sie wählen, auf welcher Basis gedruckt werden soll.
  
−
In der Inventur wird nur der Gesamtbestand angezeigt, die Bestandsaufteilung auf die einzelnen Lagerorte lässt sich in der Taxe über die Lagerortübersicht ''Strg+L'' ansehen.  
+
[[File:POR mit Kärtchen 8.png|350px|RTENOTITLE]]
  
−
*Änderungen sind über Register ''Artikel ''/ Gruppe ''Verwaltung ''/ Menüschaltfläche ''Ändern ''/ Funktion ''Bestand ''möglich.
+
*Wählen Sie zum Drucken den Inventurbestand aus.  
  
−
<br>'''TIPP:''' Filtern Sie in den Auswertungen nach mehrfach gelagerten Artikeln.
+
&nbsp;
  
−
*Verzweigen Sie mit der Trefferliste in die '''Taxe '''und ändern Sie über das Register ''Artikel ''/ Gruppe ''Verwaltung ''/ Menüschaltfläche ''Ändern ''/ Funktion ''Bestand ''direkt die Bestände an den einzelnen Lagerorten. Wenn Sie diese mehrfach gelagerten Artikel nun in der Inventur nicht zählen, wird der Bestand aus der Taxe in die Inventur übernommen.
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Ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist jederzeit möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.
  
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Aktuelle Version vom 29. Oktober 2019, 15:06 Uhr

Hintergrund

Es gibt unterschiedliche Verfahrensweisen, eine Inventur in der Apotheke durchzuführen. Neben der Stichtagsinventur, bei der an einem Tag die Inventur in der Software gestartet und abgeschlossen wird, gibt es auch die permanente Inventur. Hier werden im Regelfall täglich Artikellisten ausgedruckt, der Bestand kontrolliert und mit dem Wert der Liste abgeglichen.

Wie Sie in Ihrer Apotheke eine permanente Inventur mit Zähllisten durchführen, lesen Sie im folgenden Beitrag. Zudem finden Sie unter www.lauer-fischer.de ein Schulungsvideo zum Thema Inventur bei einer POS Warenwirtschaft.
 

 

Wie kann ich mit WINAPO® eine permanente Inventur mit Zähllisten durchführen?

 

RTENOTITLE Zwischen der Erfassung der Bestände und dem Eintragen der Zählmenge dürfen die betreffenden Artikel nicht abverkauft bzw. im Wareneingang verbucht werden!
Erfassen Sie die Inventur an einem Tag – so überspringen Sie den Punkt Wiederaufruf der Inventur.

 

Aufruf der Inventur

  • Wählen Sie in der Warenwirtschaft den Applikationsbereich Inventur / Register Inventur / Gruppe Öffnen / Funktionsschaltfläche Auswählen.

 

Es öffnet sich der Dialog Inventur-Bearbeitung.

RTENOTITLE

 

Soll eine neue Inventur durchgeführt werden, muss der Haken beim Kontrollkästchen Initialisieren gesetzt sein. Bei erstmaliger Inventur oder bei einer vorherigen ordnungsgemäß abgeschlossenen Inventur ist der Haken automatisch gesetzt.

  • Als nächstes können Sie noch entscheiden, ob Besorgungsartikel mit Bestand > 0 mit in die Inventur sollen oder nicht.
  • Dieses Kontrollkästchen enthält standardmäßig keinen Haken.


Wurden in einer Inventur bereits Artikel gezählt und die Inventur soll neu initialisiert werden, so wird folgender Hinweis eingeblendet:

RTENOTITLE

 

Sobald Artikel abgeglichen wurden, ist ein Initialisieren der Inventur nicht mehr möglich, da sonst bereits abgeglichene Inventurzeilen gelöscht werden. Diese müssen aus steuerrechtlichen Gründen gespeichert bleiben.

RTENOTITLE

 

Ein neues Initialisieren der Inventur ist erst nach Abschluss der in Bearbeitung befindlichen Inventur möglich.

 

RTENOTITLE

Wird mit der permanenten Inventur gearbeitet, kann es pro Geschäftsjahr mehr als eine Inventur geben.

Wird der Nachweis des Zählens über eine permanente Inventur erbracht, die am Jahresende abzuschließen ist, muss bei einer Stichtagsinventur (Wertbuchung) nicht erneut gezählt werden

 

  • Prüfen Sie, ob das Ende des Geschäftsjahres korrekt eingetragen ist und ändern dies ggf.

 

RTENOTITLE Der Punkt Startinventur (manuell) darf nicht gesetzt werden. Diese Einstellung wird nur bei Apothekenneueinrichtung verwendet.

 

  • Prüfen Sie die Inventurparameter im Dialog Inventur-Bearbeitung

 

Die vorbelegten Werte werden aus der Konfiguration unter Applikationseinstellungen Warenwirtschaft / Register Inventur ausgelesen und können hier ggf. geändert werden.

  • Belegen Sie die Zählmenge für eine permanente Inventur mit 0 vor, um alle Artikel zu zählen
  • Sind alle Einträge in Ordnung, bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung mit OK.

 

RTENOTITLE Während der Initialisierung dürfen weder der Bediener noch die Applikation gewechselt werden! Es besteht die Gefahr, dass der Vorgang sonst unterbrochen wird.

 

Sie erhalten nun die Inventur-Übersicht.

 

Bestände erfassen

  • Öffnen Sie den Dialog Inventur Filter über das Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Komfortfilter.
  • Wählen Sie in der Gruppe Kennzeichen bei Bearbeitungsstatus den Eintrag Nicht Bearbeitete.
  • In der Gruppe Namenseingrenzung oder Mengeneingrenzung grenzen Sie die gewünschte Liste ein.

POS_mit_Zähllisten_4.png

 

Mit der Schaltfläche Filtern erhalten Sie dann die gefilterte Liste.

Alternativ können Sie zur Erstellung einer Liste auch im Register Inventur die Menüschaltfläche Nä. x unbearbeitete Zeilen verwenden.

POS_mit_Memor_4.png

  • Drucken Sie über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang / Funktionsschaltfläche Zählliste die Zählliste aus.
  • Auf der ausgedruckten Zählliste erfassen Sie dann die gezählten Artikelmengen.
  • Übertragen Sie anschließend die Mengen in das Feld ZM.


Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:
1. Entweder geben Sie in das Eingabefeld oben rechts die Zählmenge gefolgt von einem Mal-Zeichen und dem eingescannten Barcode ein oder
2. Sie gehen mit einem Doppelklick in das Feld ZM und tragen dort den korrekten Bestand ein.

 

RTENOTITLE Die Artikel können sowohl mit dem Memor als auch mit einem Barcodescanner erfasst werden. So sparen Sie sich die manuelle Eingabe der PZN.

 

Überprüfung

Nachdem die Daten eingelesen wurden, überprüfen Sie diese auf Differenzmengen über den Komfortfilter.

  • Öffnen Sie den Dialog Inventur Filter über das Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Komfortfilter.
  • Entfernen Sie in der Gruppe Artikelart bei Gefäße und Drogen+Chemikalien den Haken.
  • Wählen Sie in der Gruppe Kennzeichen bei Bearbeitungsstatus den Eintrag Bearbeitete und bei Abgleichsstatus den Eintrag Nicht Abgeglichen aus.
  • In der Gruppe Mengeneingrenzung wählen Sie die Option Differenzmenge und geben in das Feld Von den Wert 1 ein.

RTENOTITLE

  • Mit der Schaltfläche Filtern erhalten Sie dann eine gefilterte Liste.
  • Drucken Sie über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang / Funktionsschaltfläche Zählliste eine Liste aus
  • Überprüfen Sie die Artikelzeilen auf ihre Differenzmenge hin

 

Korrigieren Sie bei den Artikeln, bei denen Erfassungsfehler vorlagen, die Zählmenge.

  • Klicken Sie dazu doppelt auf das Feld ZM und tragen Sie den korrekten Bestand ein.

 

Abgleich

  • Gibt es keine ungeprüften Artikel mit Differenzmengen mehr, öffnen Sie erneut den Dialog Inventur Filter über das Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Komfortfilter.
  • Schalten Sie ggf. aktivierte Filtereinstellungen über die Schaltfläche Keine_Filter aus.

 

Damit erhalten Sie wieder eine ungefilterte Inventurliste.

  • Betätigen Sie die Funktionsschaltfläche Abgleichen über das Register Inventurzeile / Gruppe Bearbeiten

 

Mit dieser Funktion werden die Differenzmengen zum aktuellen Bestand verrechnet und weggeschrieben.


Damit werden jetzt die Bestände im System angepasst.

Anschließend können Sie in der Warenwirtschaft wieder in einen anderen Applikationsbereich, z.B. Einkauf oder Retouren wechseln.

 

Wiederaufruf der Inventur

  • Öffnen Sie in der Warenwirtschaft im Applikationsbereich Inventur / Register Inventur / Gruppe Öffnen / Funktionsschaltfläche Auswählen den Dialog Inventur-Bearbeitung.

Im Dialog Inventur-Bearbeitung ist nun der Haken Initialisieren nicht gesetzt.

  • Bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung mit OK und Sie erhalten wieder die Inventur-Übersicht.
  • Verfahren Sie wie unter Kapitel 2 bis 4 beschrieben weiter mit Ihrer Inventur.

 

Abschlussarbeiten

  • Wählen Sie im Dialog Inventur Filter über das Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Komfortfilter in der Gruppe Kennzeichen bei Bearbeitungsstatus den EintragNicht Bearbeitete

RTENOTITLE

 

Durch diese Filtereinstellung wird nach Artikeln gesucht, die noch nicht in der Inventur bearbeitet wurden. Unter diesen nicht bearbeiteten Artikeln werden auch die Artikel aufgelistet, die während des Jahres neu an Lager gelegt wurden, nachdem der Bereich schon gezählt wurde.

  • Drucken Sie über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang / Funktionsschaltfläche Zählliste eine Liste dieser nicht bearbeiteten Artikel aus
  • Verfahren Sie mit den Artikeln wie in Kapitel 2 beschrieben.

 

Abschluss

Wurden am Ende des Geschäftsjahres nun alle Artikel einmal gezählt, können Sie die Inventur abschließen.

  • Schließen Sie die Inventur über das RegisterInventur / Gruppe Bearbeiten / Funktionsschaltfläche Abschließen ab


Bei Inventurabschluss werden folgende Punkte geprüft:

  • Inventurzeilen mit EK = 0,00
  • Inventurzeilen mit hohen Zählmengen.

 

Den Wert hierfür können Sie selbst definieren, indem Sie in der Konfiguration / Applikationseinstellungen Warenwirtschaft im Register Inventur den Parameter Warnung vor Inventurabschluss: bei Zählmenge >= einen Wert erfassen.


Um bereits im Vorfeld diese Abschlussarbeiten besser prüfen zu können, können Sie die Schnellfilter im Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Abschlussarbeiten nutzen.

RTENOTITLE

 

Drucken

  • Drucken Sie nun über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang Ihr Deckblatt und ggf. die Inventurliste über die jeweilige Funktionsschaltfläche aus

 

Wird der Druck des Deckblattes oder der Inventurliste aus einer noch offenen Inventur heraus aufgerufen, erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage:

RTENOTITLE

 

Ja: Die Inventur wird abgeschlossen und der ausgewählte Druckumfang wird gedruckt.
Nein: Der ausgewählte Druckumfang wird mit dem Hinweis "VORAB" gedruckt, so dass erkennbar ist, dass es sich um einen Vorab-Druck und nicht um einen steuerlich relevanten Beleg handelt


Im nächsten Schritt können Sie wählen, auf welcher Basis gedruckt werden soll.

RTENOTITLE

  • Wählen Sie zum Drucken den Inventurbestand aus.

 

Ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist jederzeit möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.

 

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