Inventur (POS; Stichtag) durchführen: Unterschied zwischen den Versionen

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===  Hintergrund ===
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=== Hintergrund ===
  
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Es gibt unterschiedliche Verfahrensweisen, eine Inventur in der Apotheke durchzuführen. Neben der Stichtagsinventur, bei dem an einem Tag die Inventur in der Software gestartet und abgeschlossen wird, gibt es auch die [[Inventur (POS) mit Zähllisten SQL|permanente Inventur]]. Hier werden im Regelfall täglich Artikellisten ausgedruckt, der Bestand kontrolliert und mit dem Wert der Liste abgeglichen.<br><br>Wie Sie in Ihrer Apotheke eine&nbsp;Stichtagsinventur durchführen, lesen Sie im folgenden Beitrag.<br><br>
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Es gibt unterschiedliche Verfahrensweisen, eine Inventur in der Apotheke durchzuführen. Neben der Stichtagsinventur, bei der an einem Tag die Inventur in der Software gestartet und abgeschlossen wird, gibt es auch die permanente Inventur. Hier werden im Regelfall täglich Artikellisten ausgedruckt, der Bestand kontrolliert und mit dem Wert der Liste abgeglichen.<br/> <br/> Wie Sie in Ihrer Apotheke eine&nbsp;Stichtagsinventur durchführen, lesen Sie im folgenden Beitrag.<br/> &nbsp;
  
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=== Wie kann ich mit WINAPO eine Stichtagsinventur durchführen?  ===
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'''Hinweis:&nbsp;'''Zwischen der Erfassung der Bestände und dem Eintragen der Zählmenge dürfen die betreffenden Artikel nicht abverkauft bzw. im Wareneingang verbucht werden!!!<br>Erfassen Sie die Inventur an einem Tag – so überspringen Sie den Punkt „Wiederaufruf der Inventur“ der Kurzanleitung.<br>  
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=== Wie kann ich mit WINAPO<sup>®</sup> eine Stichtagsinventur durchführen? ===
  
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==== Aufruf&nbsp;der Inventur  ====
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*Wählen Sie in der Warenwirtschaft den Applikationsbereich ''Inventur''.
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{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"
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| style="width: 5.23px;" | [[File:Achtung.png|RTENOTITLE]]
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| style="width: 1267.23px;" | Zwischen der Erfassung der Bestände und dem Eintragen der Zählmenge dürfen die betreffenden Artikel nicht abverkauft bzw. im Wareneingang verbucht werden!<br/> Erfassen Sie die Inventur an einem Tag – so überspringen Sie den Punkt ''Wiederaufruf der Inventur''.
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==== Aufruf&nbsp;der Stichtagsinventur ====
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*Wählen Sie in der '''Warenwirtschaft''' den Applikationsbereich ''Inventur'' / Register''Inventur'' / Gruppe ''Öffnen'' / Funktionsschaltfläche ''Auswählen''.  
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Es öffnet sich der Dialog ''Inventur-Bearbeitung''.  
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Es öffnet sich der Dialog ''Inventur-Bearbeitung''.
  
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[[File:POS mit Stichtagsinventur 1.png|400px|RTENOTITLE]]
  
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&nbsp; [[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 1.PNG|350px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 1.PNG]]
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Soll eine neue Inventur durchgeführt werden, muss der Haken beim Kontrollkästchen '''Initialisieren''' gesetzt sein. Bei erstmaliger Inventur oder bei einer vorherigen ordnungsgemäß abgeschlossenen Inventur ist der Haken automatisch gesetzt.
  
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{| style="width: 612px; height: 304px" border="1" cellspacing="1" cellpadding="1" width="612"
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*Als nächstes können Sie noch entscheiden, ob Besorgungsartikel mit Bestand > 0 mit in die Inventur sollen oder nicht.
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*Dieses Kontrollkästchen enthält standardmäßig keinen Haken.
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<br/> Wurden in einer Inventur bereits Artikel gezählt und die Inventur soll neu initialisiert werden, so wird folgender Hinweis eingeblendet:
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[[File:POR mit Kärtchen 2.png|400px|RTENOTITLE]]
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Sobald Artikel abgeglichen wurden, ist ein Initialisieren der Inventur nicht mehr möglich, da sonst bereits abgeglichene Inventurzeilen gelöscht werden. Diese müssen aus steuerrechtlichen Gründen gespeichert bleiben.
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[[File:POR mit Kärtchen 3.png|400px|RTENOTITLE]]
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Ein neues Initialisieren der Inventur ist erst nach Abschluss der in Bearbeitung befindlichen Inventur möglich.
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{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"
 
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| '''Feld'''
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| style="width: 11.23px;" | [[File:Achtung.png|RTENOTITLE]]
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| '''Bedeutung'''
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| style="width: 1100.23px;" |
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Wird mit der permanenten Inventur gearbeitet, kann es pro Geschäftsjahr mehr als eine Inventur geben.
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Wird der Nachweis des Zählens über eine permanente Inventur erbracht, die am Jahresende abzuschließen ist, muss bei einer Stichtagsinventur (Wertbuchung) nicht erneut gezählt werden
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*Prüfen Sie, ob das Ende des Geschäftsjahres korrekt eingetragen ist und ändern dies ggf.
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{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"
 
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| Ende des Geschäftsjahres
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| style="width: 6.23px;" | [[File:Achtung.png|RTENOTITLE]]
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| Sie können hier bei Bedarf das Ende Ihres Geschäftsjahres anpassen.
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| style="width: 796.23px;" | Der Punkt ''Startinventur (manuell)'' darf nicht gesetzt werden. Diese Einstellung wird nur bei Apothekenneueinrichtung verwendet.
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|}
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*Prüfen Sie die Inventurparameter im Dialog ''Inventur-Bearbeitung''
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Die vorbelegten Werte werden aus der '''Konfiguration''' unter Applikationseinstellungen ''Warenwirtschaft'' / Register ''Inventur'' ausgelesen und können hier ggf. geändert werden.
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*Belegen Sie die Zählmenge für eine Stichtagsinventur Bestand vor.
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*Sind alle Einträge in Ordnung, bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung mit ''OK''.
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Sie erhalten nun die Inventur-Übersicht.
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{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"
 
|-
 
|-
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| Inventurinitialisierung
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| style="width: 6.23px;" | [[File:Achtung.png|RTENOTITLE]]
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| Beim Neueröffnen der Inventur ist der Haken „Inventurinitialisierung“ gesetzt.
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| style="width: 1008.23px;" | Während der Initialisierung dürfen weder der Bediener noch die Applikation gewechselt werden! Es besteht die Gefahr, dass der Vorgang sonst unterbrochen wird.
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| Inventurzeilen automatisch ermitteln
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| Der Punkt „Inventurzeilen automatisch ermitteln“ sollte markiert sein.
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| Besorgungen mit einem Bestand &gt; 0 aufnehmen
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==== Bestände erfassen ====
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| Dieser Punkt ist standardmäßig nicht markiert. Sollen Besorgungen mit Bestand bei Ihnen mit erfasst werden, setzen Sie hier einen Haken.
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Stimmt ein Bestand nicht mit dem tatsächlichen Bestand überein, tragen Sie den korrekten Wert im Feld ''ZM'' (Zählmenge) ein. Daraufhin wird eine Differenzmenge ermittelt.
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| Startinventur (manuell)
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| Der Punkt Startinventur (manuell) sollte nur benutzt werden, wenn kein Lager im Hintergrund ist. Für eine permanente Inventur ist dieser Punkt nicht geeignet.
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*Übertragen Sie die zu ändernden Mengen in das Feld ''ZM''.  
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|-
 
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| colspan="2" |
 
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Die folgenden Werte werden aus der '''Konfiguration''' / Applikationsbereich ''Applikationseinstellungen ''/ ''Einstellungen für die Warenwirtschaft ''/ Register ''Inventur ''gelesen und&nbsp;können&nbsp;bei Bedarf&nbsp;angepasst werden.  
 
  
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&nbsp;[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 9.PNG|400px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 9.PNG]]
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<br/> Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:<br/> 1. Entweder geben Sie in das Eingabefeld oben rechts die Zählmenge gefolgt von einem Mal-Zeichen und dem eingescannten Barcode ein oder<br/> 2. Sie gehen mit einem Doppelklick in das Feld ZM und tragen dort den korrekten Bestand ein.
  
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&nbsp;[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 10.PNG|400px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 10.PNG]]&nbsp;&nbsp;
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{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"
 
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| Preis
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| style="width: 10.23px;" | [[File:Tipp.png|RTENOTITLE]]
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| Hier gegebenenfalls mit&nbsp;Ihrem Steuerberater Rücksprache halten.
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| style="width: 947.23px;" | Die Artikel können sowohl mit dem Memor als auch mit einem Barcodescanner erfasst werden. So sparen Sie sich die manuelle Eingabe der PZN.
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|-
 
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| Zählmenge mit  
 
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| Bitte die Zählmenge für eine Stichtagsinventur mit&nbsp;Bestand vorbelegen.
 
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|-
 
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| Unverkäuflich
 
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| Verändern Sie hier die Zeit für die Ermittlung&nbsp;von unverkäuflichen Artikeln.&nbsp;
 
 
|}
 
|}
  
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==== Inventurwert ====
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In der Kurzinfo über das Register ''Inventur'' sehen Sie im Bereich ''Summe zur Zählmenge'' den aktuellen Inventurwert bezogen auf die Zählmenge.
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[[File:POS mit Stichtagsinventur 4.png|RTENOTITLE]]
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Den Bereich Summe zur Zählmenge können Sie ggf. in der '''Konfiguration''' unter Applikationseinstellungen ''Warenwirtschaft'' / Register ''Sicherheit'' / Parameter ''Inventur Kurzinfo „Summe zur ZM“ anzeigen'' mit einer Sicherheitsstufe belegen.
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==== Abgleich ====
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*Betätigen Sie die Funktionsschaltfläche ''Abgleichen'' über das Register ''Inventurzeile'' / Gruppe ''Bearbeiten''
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Mit dieser Funktion werden die evtl. ermittelten Differenzmengen zum aktuellen Bestand verrechnet und weggeschrieben. Im System werden in dem Fall nun auch Bestände angepasst.
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==== Abschlussarbeiten ====
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*Prüfen Sie, ob alle Artikel einen EK besitzen
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*Bearbeiten Sie die einzelnen Zeilen durch einen Doppelklick ins Feld ''EK'' und tragen einen Preis ein
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*Ergänzen Sie anschließend die eingegebenen EKs als Eigene EKs beim Artikel in der <font face="calibri"><font size="3">LAUER-TAXE®</font></font>, damit diese für künftige Inventuren zur Verfügung stehen.
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Um bereits im Vorfeld diese Abschlussarbeiten besser prüfen zu können, können Sie die Schnellfilter im Register ''Inventur'' / Gruppe ''Filtern'' / Funktionsschaltfläche ''Abschlussarbeiten'' nutzen.
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[[File:POS mit Stichtagsinventur 5.png|500px|RTENOTITLE]]
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==== Abschluss ====
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*Schließen Sie die Inventur über das Register ''Inventur'' / Gruppe ''Bearbeiten'' / Funktionsschaltfläche ''Abschließen'' ab
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<br/> Bei Inventurabschluss werden folgende Punkte geprüft:
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*Inventurzeilen mit EK = 0,00
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*Inventurzeilen mit hohen Zählmengen.
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Den Wert hierfür können Sie selbst definieren, indem Sie in der '''Konfiguration''' / Applikationseinstellungen ''Warenwirtschaft'' im Register ''Inventur'' den Parameter ''Warnung vor Inventurabschluss: bei Zählmenge >='' einen Wert erfassen.
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Nach dem Abschluss kann an der Inventur nun nichts mehr geändert werden.
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==== Drucken ====
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*Drucken Sie nun über das Register ''Drucken'' / Gruppe ''Druckumfang''&nbsp;Ihr Deckblatt und ggf. die Inventurliste über die jeweilige Funktionsschaltfläche aus
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Wird der Druck des Deckblattes oder der Inventurliste aus einer noch offenen Inventur heraus aufgerufen, erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage:
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[[File:POR mit Kärtchen 7.png|500px|RTENOTITLE]]
  
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*Sind alle Einträge in Ordnung, drücken Sie ''OK&nbsp;''und Sie erhalten die ''Inventur-Übersicht''.
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''Ja'': Die Inventur wird abgeschlossen und der ausgewählte Druckumfang wird gedruckt.<br/> ''Nein'': Der ausgewählte Druckumfang wird mit dem Hinweis "VORAB" gedruckt, damit erkennbar ist, dass es sich um einen Vorab-Druck und nicht um einen steuerlich relevanten Beleg handelt
  
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[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 2.PNG|500px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 2.PNG]]<br><br>
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==== Bearbeitung der Inventur  ====
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Im nächsten Schritt können Sie wählen, auf welcher Basis gedruckt werden soll.
  
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*Prüfen Sie, ob alle Artikel einen EK besitzen. Dazu sortieren Sie nach der Spalte EK und bearbeiten diese Zeilen, durch einen Doppelklick ins Feld EK lassen sich die Preise eintragen.
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[[File:POR mit Kärtchen 8.png|350px|RTENOTITLE]]
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*Über''(F12) Druck ''können Sie über das „Deckblatt“ den Wert Ihrer Inventur überprüfen.
 
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*Stimmt ein Bestand nicht mit dem tatsächlichen Bestand überein, tragen Sie den korrekten Wert im Feld ''ZM = Zählmenge ''ein; nun wird die Differenzmenge ermittelt.
 
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*Über ''(F7) Abgleich'' werden die Differenzen zum aktuellen Bestand weggeschrieben.
 
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*Mit ''(F9) Abschließen'' wird die Inventur weggespeichert; Änderungen sind jetzt nicht mehr möglich.
 
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*Über ''(F12) Druck ''können Sie nun Ihr Deckblatt oder die Inventurliste auf Basis der Zählmenge oder des Bestands ausdrucken. Auch ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.
 
  
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==== <br>Hinweis für mehrfach gelagerte Artikel  ====
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*Wählen Sie zum Drucken den Inventurbestand aus.
  
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'''Positive Differenzen''' (Zählmenge &gt; Bestand) werden dem Übervorratslagerort zugebucht (entspricht Verhalten beim Wareneingang).<br>'''Negative Differenzen''' (Zählmenge &lt; Bestand) werden vom Sichtwahl-/Hauptlagerort abgebucht (entspricht Verhalten beim Abverkauf).<br>In der Inventur wird nur der Gesamtbestand angezeigt, die Bestandsaufteilung auf die einzelnen Lagerorte lässt sich in der Taxe über ''Alt + B'' überprüfen.
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<br>'''TIPP:''' Filtern Sie in den Auswertungen nach mehrfach gelagerten Artikeln. Verzweigen Sie mit der Trefferliste in die Taxe und ändern Sie über ''Alt&nbsp;+&nbsp;B&nbsp;''direkt die Bestände an den einzelnen Lagerorten. Wenn Sie diese mehrfach gelagerten Artikel in der Inventur nicht zählen, wird der Bestand aus der Taxe in die Inventur übernommen.  
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Ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist jederzeit möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.
  
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[[Category:WINAPO_64]]
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[[Category:WINAPO® 64 PRO]] [[Category:Konfiguration]] [[Category:LAUER-TAXE®]] [[Category:Warenwirtschaft]]

Aktuelle Version vom 29. Oktober 2019, 15:06 Uhr

Hintergrund

Es gibt unterschiedliche Verfahrensweisen, eine Inventur in der Apotheke durchzuführen. Neben der Stichtagsinventur, bei der an einem Tag die Inventur in der Software gestartet und abgeschlossen wird, gibt es auch die permanente Inventur. Hier werden im Regelfall täglich Artikellisten ausgedruckt, der Bestand kontrolliert und mit dem Wert der Liste abgeglichen.

Wie Sie in Ihrer Apotheke eine Stichtagsinventur durchführen, lesen Sie im folgenden Beitrag.
 

 

Wie kann ich mit WINAPO® eine Stichtagsinventur durchführen?

 

RTENOTITLE Zwischen der Erfassung der Bestände und dem Eintragen der Zählmenge dürfen die betreffenden Artikel nicht abverkauft bzw. im Wareneingang verbucht werden!
Erfassen Sie die Inventur an einem Tag – so überspringen Sie den Punkt Wiederaufruf der Inventur.

 

Aufruf der Stichtagsinventur

  • Wählen Sie in der Warenwirtschaft den Applikationsbereich Inventur / RegisterInventur / Gruppe Öffnen / Funktionsschaltfläche Auswählen.

 

Es öffnet sich der Dialog Inventur-Bearbeitung.

RTENOTITLE

 

Soll eine neue Inventur durchgeführt werden, muss der Haken beim Kontrollkästchen Initialisieren gesetzt sein. Bei erstmaliger Inventur oder bei einer vorherigen ordnungsgemäß abgeschlossenen Inventur ist der Haken automatisch gesetzt.

  • Als nächstes können Sie noch entscheiden, ob Besorgungsartikel mit Bestand > 0 mit in die Inventur sollen oder nicht.
  • Dieses Kontrollkästchen enthält standardmäßig keinen Haken.


Wurden in einer Inventur bereits Artikel gezählt und die Inventur soll neu initialisiert werden, so wird folgender Hinweis eingeblendet:

RTENOTITLE

 

Sobald Artikel abgeglichen wurden, ist ein Initialisieren der Inventur nicht mehr möglich, da sonst bereits abgeglichene Inventurzeilen gelöscht werden. Diese müssen aus steuerrechtlichen Gründen gespeichert bleiben.

RTENOTITLE

 

Ein neues Initialisieren der Inventur ist erst nach Abschluss der in Bearbeitung befindlichen Inventur möglich.

 

RTENOTITLE

Wird mit der permanenten Inventur gearbeitet, kann es pro Geschäftsjahr mehr als eine Inventur geben.

Wird der Nachweis des Zählens über eine permanente Inventur erbracht, die am Jahresende abzuschließen ist, muss bei einer Stichtagsinventur (Wertbuchung) nicht erneut gezählt werden

 

  • Prüfen Sie, ob das Ende des Geschäftsjahres korrekt eingetragen ist und ändern dies ggf.

 

RTENOTITLE Der Punkt Startinventur (manuell) darf nicht gesetzt werden. Diese Einstellung wird nur bei Apothekenneueinrichtung verwendet.

 

  • Prüfen Sie die Inventurparameter im Dialog Inventur-Bearbeitung

 

Die vorbelegten Werte werden aus der Konfiguration unter Applikationseinstellungen Warenwirtschaft / Register Inventur ausgelesen und können hier ggf. geändert werden.

  • Belegen Sie die Zählmenge für eine Stichtagsinventur Bestand vor.
  • Sind alle Einträge in Ordnung, bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung mit OK.

 

Sie erhalten nun die Inventur-Übersicht.

 

RTENOTITLE Während der Initialisierung dürfen weder der Bediener noch die Applikation gewechselt werden! Es besteht die Gefahr, dass der Vorgang sonst unterbrochen wird.

 

Bestände erfassen

Stimmt ein Bestand nicht mit dem tatsächlichen Bestand überein, tragen Sie den korrekten Wert im Feld ZM (Zählmenge) ein. Daraufhin wird eine Differenzmenge ermittelt.

  • Übertragen Sie die zu ändernden Mengen in das Feld ZM.


Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:
1. Entweder geben Sie in das Eingabefeld oben rechts die Zählmenge gefolgt von einem Mal-Zeichen und dem eingescannten Barcode ein oder
2. Sie gehen mit einem Doppelklick in das Feld ZM und tragen dort den korrekten Bestand ein.

 

RTENOTITLE Die Artikel können sowohl mit dem Memor als auch mit einem Barcodescanner erfasst werden. So sparen Sie sich die manuelle Eingabe der PZN.

 

Inventurwert

In der Kurzinfo über das Register Inventur sehen Sie im Bereich Summe zur Zählmenge den aktuellen Inventurwert bezogen auf die Zählmenge.

RTENOTITLE

 

Den Bereich Summe zur Zählmenge können Sie ggf. in der Konfiguration unter Applikationseinstellungen Warenwirtschaft / Register Sicherheit / Parameter Inventur Kurzinfo „Summe zur ZM“ anzeigen mit einer Sicherheitsstufe belegen.

 

Abgleich

  • Betätigen Sie die Funktionsschaltfläche Abgleichen über das Register Inventurzeile / Gruppe Bearbeiten

 

Mit dieser Funktion werden die evtl. ermittelten Differenzmengen zum aktuellen Bestand verrechnet und weggeschrieben. Im System werden in dem Fall nun auch Bestände angepasst.

 

Abschlussarbeiten

  • Prüfen Sie, ob alle Artikel einen EK besitzen
  • Bearbeiten Sie die einzelnen Zeilen durch einen Doppelklick ins Feld EK und tragen einen Preis ein
  • Ergänzen Sie anschließend die eingegebenen EKs als Eigene EKs beim Artikel in der LAUER-TAXE®, damit diese für künftige Inventuren zur Verfügung stehen.

 

Um bereits im Vorfeld diese Abschlussarbeiten besser prüfen zu können, können Sie die Schnellfilter im Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Abschlussarbeiten nutzen.

RTENOTITLE

 

Abschluss

  • Schließen Sie die Inventur über das Register Inventur / Gruppe Bearbeiten / Funktionsschaltfläche Abschließen ab


Bei Inventurabschluss werden folgende Punkte geprüft:

  • Inventurzeilen mit EK = 0,00
  • Inventurzeilen mit hohen Zählmengen.

 

Den Wert hierfür können Sie selbst definieren, indem Sie in der Konfiguration / Applikationseinstellungen Warenwirtschaft im Register Inventur den Parameter Warnung vor Inventurabschluss: bei Zählmenge >= einen Wert erfassen.

Nach dem Abschluss kann an der Inventur nun nichts mehr geändert werden.

 

Drucken

  • Drucken Sie nun über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang Ihr Deckblatt und ggf. die Inventurliste über die jeweilige Funktionsschaltfläche aus

 

Wird der Druck des Deckblattes oder der Inventurliste aus einer noch offenen Inventur heraus aufgerufen, erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage:

RTENOTITLE

 

Ja: Die Inventur wird abgeschlossen und der ausgewählte Druckumfang wird gedruckt.
Nein: Der ausgewählte Druckumfang wird mit dem Hinweis "VORAB" gedruckt, damit erkennbar ist, dass es sich um einen Vorab-Druck und nicht um einen steuerlich relevanten Beleg handelt

 

Im nächsten Schritt können Sie wählen, auf welcher Basis gedruckt werden soll.

RTENOTITLE

  • Wählen Sie zum Drucken den Inventurbestand aus.

 

Ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist jederzeit möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.

 

 

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