MSV3-Bestellverfahren: Unterschiede zu MSV2 / Tipps zum Arbeiten

Hintergrund

Das MSV3-Protokoll bietet erheblich mehr Möglichkeiten (z.B. hohe Übertragungsgeschwindigkeit, sofortige Rückmeldung) als die MSV2-Übertragung (DFÜ) und kann in Zukunft durch zusätzliche Funktionen erweitert werden. Zur besseren Umstellung und leichteren Einarbeitung wollen wir Ihnen nachfolgend einige Hinweise geben, was sich im Vergleich zum bisherigen Vorgehen geändert hat.
Darüber hinaus möchten wir Ihnen ein paar Tipps zum Arbeiten mit MSV3 in WINAPO^® 64 geben. Das betrifft vor allem die Applikationen Konfiguration (Überprüfen der Anruf-, Nachruf- und Lieferzeiten), Warenwirtschaft (Bestellung bearbeiten / übertragen) und Taxe (WVA).

Konfiguration

Überprüfung der Anrufzeiten

Es empfiehlt sich nach der Umstellung auf MSV3 und Abruf der Vertragsdaten (siehe dazu die Anleitung "MSV3-Bestellverfahren – Einrichten und Konfigurieren WINAPO 64") bei vorhandenen Aufträgen die Anrufzeiten zu überprüfen und ggf. zu korrigieren, da diese das Bestellfenster definieren.

• Wählen Sie dazu in der Konfiguration / Allgemeine Einstellungen / Register Bereiche / Wawi-Lieferanten den entsprechenden Großhändler/Anbieter aus und wechseln Sie auf das Register Aufträge.
• Um einen Auftrag zu bearbeiten, klicken Sie doppelt auf die entsprechende Zeile. Im Dialog Auftrag … editieren können Sie dann auf der Registerkarte Sendeoptionen die Anruf- und Nachrufzeiten (= Bestellende) korrigieren, auf der Registerkarte Anzeige&Bearbeiten den Freitext.

Benachrichtigung bei GH-Anruf anpassen

Da mit dem MSV3- Verfahren der Großhandels-Anruf wegfällt (siehe auch Abschnitt Bestellungen übertragen), werden auch folgende Benachrichtigungen bei MSV3-Lieferanten nicht mehr unterstützt:

• Klang bei GH-Anruf: Bestellung nicht bereitgestellt
• Klang bei GH-Anruf
• Klang nach GH-Anruf

Wenn weiterhin eine Benachrichtigung als Hinweis auf das Ende der Anrufzeit erwünscht ist, empfiehlt es sich, den "Klang vor GH-Anruf" zu aktivieren (WINAPO / Benachrichtigungen / Info-Einstellungen / Wawi-Info), indem eine Mediendatei hinterlegt wird.

Anschließend muss im Parameter "Vorwarnzeit vor GH-Anruf" (Warenwirtschaft / Verhalten) noch festgelegt werden, wie viele Minuten vor der (bisherigen) Anrufzeit die Benachrichtigung erfolgen soll.

Benachrichtigung bei unbearbeiteten Rückmeldungen am Bestellplatz aktivieren

Damit keine unbearbeiteten Rückmeldungen übersehen werden, empfiehlt es sich, am Bestellplatz zur Erinnerung eine entsprechende Benachrichtigung zu konfigurieren. Siehe dazu den Beitrag Benachrichtigung bei unbearbeiteten Rückmeldungen aktivieren 64.
Die Benachrichtigung erscheint – je nach Einstellung mit oder ohne Klang – pro Station im WINAPO Infobereich.

Warenwirtschaft

Bestellungen übertragen (Inkrementelle Bestellung)

Bitte beachten Sie, dass im MSV3-Verfahren Bestellungen ausschließlich von Apothekenseite aus angestoßen werden. Es erfolgt kein GH-Anruf mehr!

Dennoch empfiehlt es sich, den "Klang vor GH-Anruf" zu aktivieren, um einen Hinweis auf das baldige Ende der Anrufzeit zu erhalten (siehe Abschnitt Benachrichtigung).

Durch den Wegfall des Abrufs der Bestellung durch den GH ergibt sich im MSV3-Bestellverfahren die Möglichkeit, bis zum Ende der Anrufzeit beliebig viele Bestellungen an den GH zu senden.
Wenn dies mit Ihrem GH vereinbart ist, werden mehrere Bestellungen mit gleichem Freitext und gleicher Auftragsart vom GH zu einem einzigen Auftrag zusammengefasst. Sie müssen dann die Lieferungen in WINAPO manuell umbuchen.
Falls Sie nach Ende der Anrufzeit bis zum Ende des Bestellfensters bestellen, so wird dieser Auftrag ggf. - je nach Logistik bei ihrem Lieferanten - in separate Wannen gepackt.

Automatische Bereitstellung

Falls Sie jedoch mit der automatischen Bereitstellung arbeiten, gibt es keine Änderung im Bedienablauf. Die bereitgestellten Aufträge werden mit Erreichen der Anrufzeit automatisch von WINAPO^® 64 an den Großhandel übertragen.

Bei jedem Auftrag, der automatisch bereitgestellt werden soll, muss dies entsprechend vermerkt werden. In der Konfiguration (Allgemeine Einstellungen / Wawi-Lieferanten / Aufträge) muss dazu eine der beiden Einstellungen Wawi-Verhalten oder Ja auf dem Register Autom. bereitstellen aktiviert sein:

Datei:MSV3 Tipps 2.png 

• Wawi-Verhalten (Voreinstellung beim Auftrag): Der Auftrag wird nur automatisch bereitgestellt, wenn der Parameter "Autom. Bereitstellen bei GH-Anruf" (Konfiguration / Warenwirtschaft / Verhalten) aktiviert ist.

Datei:MSV3 Tipps 3.png

• Ja: Der Auftrag wird immer automatisch bereitgestellt (unabhängig vom o.g. Parameter "Autom. Bereitstellen bei GH-Anruf").
• Nein: Der Auftrag wird nie automatisch bereitgestellt.
  

Manuelle Bereitstellung bzw. Bestellung

Wenn Sie nicht mit der automatischen Bereitstellung arbeiten, bestehen folgende Möglichkeiten zur Initiierung einer Bestellung:

• Aktiv senden: Der Auftrag wird sofort an den Großhandel übertragen.
• Bereitstellen: Hierbei werden die Aufträge wie gewohnt manuell bereitgestellt. Mit Erreichen der Anrufzeit wird die Bestellung dann von WINAPO^® 64 an den Großhandel übertragen.

Bei der Bereitstellung einer MSV3 Bestellung nach Ablauf der Anrufzeit, aber vor Ablauf der Nachrufzeit erscheint folgender Hinweis:

 

Über Klick auf "Soll die Bestellung sofort an den Lieferanten gesendet werden" erfolgt ein aktives Senden der Bestellung. Da die Bestellung vor Ablauf der Nachrufzeit gesendet wird, erfolgt die Lieferung zum Lieferzeitpunkt des Auftrags.

Soll die Bestellung erst am nächsten Tag gesendet werden, wählen Sie "Soll die Bestellung am nächsten Anruftag gesendet werden" aus. Die Bestellung wird bereitgestellt.

Ist bei der Bereitstellung einer MSV3 Bestellung sowohl die Anrufzeit, wie auch die Nachrufzeit abgelaufen, so erscheint folgender Hinweis:

 

Sie können entscheiden,

ob die Bestellung über "Soll die Bestellung sofort an den Lieferanten gesendet werden?" sofort aktiv gesendet wird (je nach vereinbarten Anrufzeiten mit Ihrem GH ist es möglich, dass die Bestellung mit der nächsten Tour geliefert wird) oder

ob die Bestellung über "Soll die Bestellung am nächsten Anruftag gesendet werden?" für den nächsten Tag bereitgestellt werden soll.

Übertragungsfehler beim Senden einer MSV3-Bestellung

Kann eine MSV3-Bestellung nicht gesendet werden, so wird dies in der Bestellauswahl über das Symbol  dargestellt. In den zugehörigen Rückmeldungen wird die Ursache als Defektgrund angegeben.
So gekennzeichnete Bestellungen finden Sie in der Bestellauswahl unter dem Filter (Bestellstatus) "gesendete Bestellungen".
Über Reaktiveren der Bestellung kann die Bestellung erneut gesendet werden.

Änderungen bei den Rückmeldungen

Rückmeldungen auf Zeilenebene

Rückmeldungen erfolgen mit MSV3 auf Zeilenebene.
Es werden keine Auftragsannahmebestätigung und Leistungsdaten mehr angezeigt, da diese mit MSV3 nicht mehr vom Großhandel geliefert werden.
Ausnahme: Wenn alle Artikel lieferbar sind, wird eine Auftragsannahmebestätigung im Dialog Rückmeldungen bearbeiten in der Kurzinfo angezeigt.

Verzögerte Rückmeldungen bei Nacht-Bestellungen

Bei Nacht-Bestellung kann es zu verzögerten Rückmeldungen kommen, da WINAPO^® 64 diese erst abrufen kann, wenn der Nachtbetrieb beim Großhandel wieder ausgeschaltet ist. In der Bestellauswahl ist eine fehlende Rückmeldung an diesem Symbol ersichtlich:   

Rückmeldungen bei Rückkaufanfragen

Falls Sie mit Ihrem Großhandel ein Senden von Rückkaufanträgen vereinbart haben, wird die Übermittlung eines solchen Antrags vom Großhandel mit einer ReferenzID bestätigt.
Diese wird dann in den Rückmeldungen angezeigt und kann für die weitere Abwicklung mittels anderer Medien genutzt werden.

Rückmeldung von Lieferinformationen

Einige Großhändler melden einen Lieferzeitpunkt oder Tourinformationen zurück. Diese Infos können im Wareneingang angezeigt werden, indem Sie die verwendete Liste um die Spalte Lieferinformationen erweitern (Konfiguration / WINAPO / Listen / Wawi Wareneingang).
In dieser Spalte ist ggf. ersichtlich, wann bzw. mit welcher Tour der Artikel voraussichtlich geliefert wird, bzw. nach Artikeleingang der tatsächliche Lieferzeitpunkt (ohne Uhrzeit).

 

Im Dialog Rückmeldungen bearbeiten (s.u.) werden die Lieferinformationen ggf. in der Kurzinfo im Bereich Lieferdaten angezeigt.

Falls ein GH bei Defekten neben der Defektmeldung zusätzliche Lieferinformationen für Verbund- oder Nachlieferungen mitsendet, so werden diese im Dialog Wawi-Suche (Bestellzeilen-Suche) in der Kurzinfo/Lieferung im Bereich Defekte angezeigt.

Änderungen im Dialog Rückmeldungen bearbeiten

• Falls ein Großhandel Teildefekte liefert, werden diese mit der entsprechenden Menge jeweils als eigene Zeile angezeigt.
• Beim Rückmeldungstyp "Nachlieferung möglich" bzw. "Dispo möglich" wird zusätzlich der Defektgrund angezeigt.
• Der Defektgrund wird bei unvollständiger Anzeige in der Spalte im Hint komplett ersichtlich.
• In der Kurzinfo wird im Bereich Lieferdaten angezeigt, zu welchem Lieferdatum oder mit welcher Tour der Artikel geliefert werden könnte, je nachdem, welche Information der Lieferant zurückmeldet.
• Bei Verbundlieferung (ersichtlich am Defektgrund "Verbundlieferung") wird entsprechend angezeigt, wann der Artikel aus dem Verbund geliefert wird.
• Bei Verbundlieferung (ersichtlich am Defektgrund "Verbundlieferung") wird die Menge, die aus dem Verbund geliefert wird, in der Spalte DefM (Defektmenge) hinterlegt, um auch bei Teildefekt-Rückmeldungen erkennen zu können welche Menge mit der normalen Tour lieferbar ist, welche Menge aus dem Verbund kommt und welche Menge ggf. nachgeliefert oder disponiert werden könnte (siehe auch Bild).

Es handelt sich in der Spalte DefM in diesem Fall also um die Menge, die nicht mit der normalen Tour, sondern zu einem späteren Zeitpunkt (siehe Kurzinfo / Lieferdaten) geliefert wird. Die Bestellzeile darf nicht erneut bestellt werden, da diese ansonsten doppelt geliefert wird.

 

• Bei einer Defektrückmeldung mit dem Defektgrund "Ers.:PZN" und Defektmenge > 0 (Artikel wird nicht geliefert) können Sie die Ersatz-PZN, die geliefert werden könnte, über den Menüpunkt "offene Bestellung umbuchen" in einer offenen Bestellung anlegen und den Ursprungsartikel aus dem Wareneingang löschen.
  Wird die Ersatz-PZN geliefert, können Sie wie gewohnt den Artikel in der gesendeten Bestellung ersetzen.
  Msv3 Tipps 64 13.png
  

Funktionseinschränkungen

Wegfall der Funktion "GH-Mitteilung"

Bei Lieferanten mit der Übertragungsart MSV3 ist die Funktion GH-Mitteilung (Bestellung > Offene Bestellung bearbeiten) deaktiviert, da diese Funktion nicht mehr unterstützt wird.

Einschränkung der Funktion "GH-Hinweis"

Bei Lieferanten mit der Übertragungsart MSV3 wird die Funktion GH-Hinweis (Bestellzeile > Offene Zeile bearbeiten) nur noch eingeschränkt unterstützt, d.h. einige Hinweise sind abgegraut:

Wegfall des Alphatextes

Das MSV3-Verfahren unterstützt keinen Alphatext mehr. Daher werden Artikel ohne offizielle PZN nicht mehr als Alphatext, sondern nur noch als PZN gesendet, welche dem Lieferanten unter Umständen nicht bekannt ist.

Lauer-Taxe

Warenverfügbarkeitsabfrage

Im Taxe-Dialog Warenverfügbarkeitsabfrage (Register Extras / Global / Funktionsschaltfläche Verfügbarkeit abfragen) bestehen nun bei Abfrage für die komplette Liste zwei Auswahlmöglichkeiten.