Personen löschen: Unterschied zwischen den Versionen

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Apotheken bieten ihren Stammkunden in der Regel das Führen von Kundenakten an. Hierfür unterzeichnen die Kunden eine Datenschutzvereinbarung und somit kann die Apotheke die Kundendaten sowie auch die in Zukunft ausgehändigte Medikation in der WINAPO<sup>®</sup> Personenverwaltung abspeichern. Stirbt ein Stammkunde, zieht er um oder wechselt er die Apotheke, so ist es sinnvoll, die Daten nach einer Weile auszublenden (deaktivieren) und später komplett aus der WINAPO<sup><font size="2">®</font></sup>-Datenbank zu löschen. Hierzu gibt es in der Personenverwaltung die Funktionen Deaktivieren&nbsp;und Löschen nach Datenschutzrichtlinien.
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In WINAPO® 64 besteht die Möglichkeit, Personen nach Datenschutzrichtlinien zu löschen. Diese Funktion kann zum einen benutzt werden, um auf Verlangen eines Kunden dessen Daten komplett aus Ihrem System zu löschen, wenn dieser sein Recht auf Löschen seiner Daten einfordert.<br/> Zum anderen können Sie, wenn dies Ihr Datenschutzbeauftragter für erforderlich erachtet, mittels Auswertungsläufen Ihr System von obsoleten Kundendaten bereinigen, indem Sie Personen ohne eine Einwilligung Datenschutz und/oder Stammkunden, die Ihre Apotheke schon lange nicht mehr aufgesucht haben, aus Ihrem Datenstamm löschen.<br/> Bei Löschung von Personen mit Connect-Freigabe in Verbünden werden auch alle bei den Partnern vorhandenen personenbezogenen Daten gelöscht.
  
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In diesem Beitrag wird beschrieben, wie Sie die Funktion Löschen nach Datenschutzrichtlinien anwenden.
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In folgenden Fällen können Personen <u>nicht</u> nach Datenschutzrichtlinien gelöscht werden:
  
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*Es handelt sich um offiziell ausgelieferte Personendatensätze.
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*Es liegen gesetzliche Aufbewahrungsfristen vor (siehe dazu nächster Abschnitt). In diesem Fall wird das Datum der längsten vorhandenen Sperrfrist bei der Person hinterlegt. Falls innerhalb dieser Sperrzeit erneut versucht wird, diese Person zu löschen, wird statt dem Löschdialog ein Hinweis auf dieses Datum angezeigt.
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*Wenn sie die Rolle Mitarbeiter innehaben. Mitarbeiter dürfen nach GoBD-Richtlinien nicht gelöscht, sondern nur ausgeblendet werden. Sie können jedoch einem Mitarbeiter die Rolle Stammkunde entziehen und im Zuge dessen personenbezogene Daten löschen. Die Rolle Mitarbeiter kann nicht entfernt werden.
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*Es liegen offene Vorgänge / Forderungen vor (offene Rechnungen und Gutschriften in der Faktura, offene Kredite, offene Rezeptnachlieferungen, offene Lieferungen, unbearbeitete Rezepturen etc.)
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*Eine Person ist Gruppenoberhaupt. In diesem Fall muss zunächst die Gruppe aufgelöst werden.
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*Wenn der Kunde von einer Connect Partner-Apotheke verwaltet wird. Eine Löschung kann immer nur von der Stamm-Apotheke ausgeführt werden, umfasst aber alle Daten der Person im Verbund.
  
 
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=== Wie lösche ich Personendaten&nbsp;nach den Datenschutzrichtlinien? ===
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| Wenn das Löschen einer Person auf deren Verlangen hin aufgrund einer Aufbewahrungsfrist (oder aufgrund der Rolle Mitarbeiter) vorerst nicht möglich ist, bietet sich als Alternative folgendes Vorgehen an, um einen weiteren Gebrauch der Daten zu verhindern:
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*Löschen der Medikationen (siehe Online-Hilfe der Personenverwaltung),
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*Löschen der Stammkundendaten durch Entfernen der Rolle Stammkunde (siehe Online-Hilfe der Personenverwaltung)
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*Ausblenden der Person aus der Personenliste (Person / Verwaltung / Ausblenden).
  
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Um Kundendaten vollständig physikalisch aus der WINAPO<sup><font size="2">®</font></sup>-Datenbank löschen zu können, muss der Kunde zuvor deaktiviert werden. Deaktivierte Kunden sind standardmäßig in der Personenliste der '''Personenverwaltung&nbsp;'''nicht mehr zu sehen. Um einen deaktivierten Kunden zu finden und zu löschen, müssen Sie daher zunächst die Ansicht ändern.
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*Wählen Sie im Register ''Recherche ''/ Gruppe ''Basisfilter ''/''Menüschaltfläche ''Auswählen ''die Option ''Deaktivierte Personen'', um sich die deaktivierten Kunden anzeigen zu lassen.''
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=== Aufbewahrungsfristen ===
  
 
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In der Personenliste werden nun (mit entsprechender Sucheingabe) deaktivierte Kunden in grauer Schrift angezeigt.
 
  
 
*Fokussieren Sie in der Personenliste den zu löschenden Kunden.  
 
*Fokussieren Sie in der Personenliste den zu löschenden Kunden.  
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*Wählen Sie im Register ''Person ''/ Gruppe ''Verwaltung''/ Menüschaltfläche ''Deaktivieren ''die Option ''Löschen nach Datenschutzrichtlinien''.  
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*Wählen Sie im Register ''Person ''/ Gruppe ''Verwaltung ''/ Menüschaltfläche ''Ausblenden ''die Option ''Löschen nach Datenschutzrichtlinien''.  
 
*Um die Löschung endgültig durchzuführen, bestätigen Sie die&nbsp;Sicherheitsabfrage mit ''OK''.  
 
*Um die Löschung endgültig durchzuführen, bestätigen Sie die&nbsp;Sicherheitsabfrage mit ''OK''.  
  
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Version vom 15. Mai 2018, 10:56 Uhr

Hintergrund

In WINAPO® 64 besteht die Möglichkeit, Personen nach Datenschutzrichtlinien zu löschen. Diese Funktion kann zum einen benutzt werden, um auf Verlangen eines Kunden dessen Daten komplett aus Ihrem System zu löschen, wenn dieser sein Recht auf Löschen seiner Daten einfordert.
Zum anderen können Sie, wenn dies Ihr Datenschutzbeauftragter für erforderlich erachtet, mittels Auswertungsläufen Ihr System von obsoleten Kundendaten bereinigen, indem Sie Personen ohne eine Einwilligung Datenschutz und/oder Stammkunden, die Ihre Apotheke schon lange nicht mehr aufgesucht haben, aus Ihrem Datenstamm löschen.
Bei Löschung von Personen mit Connect-Freigabe in Verbünden werden auch alle bei den Partnern vorhandenen personenbezogenen Daten gelöscht.

 

Voraussetzungen

In folgenden Fällen können Personen nicht nach Datenschutzrichtlinien gelöscht werden:

  • Es handelt sich um offiziell ausgelieferte Personendatensätze.
  • Es liegen gesetzliche Aufbewahrungsfristen vor (siehe dazu nächster Abschnitt). In diesem Fall wird das Datum der längsten vorhandenen Sperrfrist bei der Person hinterlegt. Falls innerhalb dieser Sperrzeit erneut versucht wird, diese Person zu löschen, wird statt dem Löschdialog ein Hinweis auf dieses Datum angezeigt.
  • Wenn sie die Rolle Mitarbeiter innehaben. Mitarbeiter dürfen nach GoBD-Richtlinien nicht gelöscht, sondern nur ausgeblendet werden. Sie können jedoch einem Mitarbeiter die Rolle Stammkunde entziehen und im Zuge dessen personenbezogene Daten löschen. Die Rolle Mitarbeiter kann nicht entfernt werden.
  • Es liegen offene Vorgänge / Forderungen vor (offene Rechnungen und Gutschriften in der Faktura, offene Kredite, offene Rezeptnachlieferungen, offene Lieferungen, unbearbeitete Rezepturen etc.)
  • Eine Person ist Gruppenoberhaupt. In diesem Fall muss zunächst die Gruppe aufgelöst werden.
  • Wenn der Kunde von einer Connect Partner-Apotheke verwaltet wird. Eine Löschung kann immer nur von der Stamm-Apotheke ausgeführt werden, umfasst aber alle Daten der Person im Verbund.

 

RTENOTITLE Wenn das Löschen einer Person auf deren Verlangen hin aufgrund einer Aufbewahrungsfrist (oder aufgrund der Rolle Mitarbeiter) vorerst nicht möglich ist, bietet sich als Alternative folgendes Vorgehen an, um einen weiteren Gebrauch der Daten zu verhindern:
  • Löschen der Medikationen (siehe Online-Hilfe der Personenverwaltung),
  • Löschen der Stammkundendaten durch Entfernen der Rolle Stammkunde (siehe Online-Hilfe der Personenverwaltung)
  • Ausblenden der Person aus der Personenliste (Person / Verwaltung / Ausblenden).

 

Aufbewahrungsfristen

 

  • Fokussieren Sie in der Personenliste den zu löschenden Kunden.
  • Wählen Sie im Register Person / Gruppe Verwaltung / Menüschaltfläche Ausblenden die Option Löschen nach Datenschutzrichtlinien.
  • Um die Löschung endgültig durchzuführen, bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit OK.

 

Damit werden alle Daten der Person vollständig gelöscht. Nur der Name ist noch in Vorgängen der Nachbearbeitung der Kasse, in der Faktura und in der Rezeptur-Taxation sichtbar.

 

 

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