Inventur (POR) mit Kärtchen: Unterschied zwischen den Versionen

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Wie Sie in Ihrer Apotheke eine permanente Inventur mit Kärtchen bei einem POR-Warenwirtschaftssystem durchführen, lesen Sie im folgenden Beitrag.<br>
 
Wie Sie in Ihrer Apotheke eine permanente Inventur mit Kärtchen bei einem POR-Warenwirtschaftssystem durchführen, lesen Sie im folgenden Beitrag.<br>
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=== Wie kann ich mit WINAPO eine POR-Inventur mit Kärtchen durchführen? <br><br> ===
 
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Erfassen Sie die Inventur an einem Tag – so überspringen Sie den Punkt ''Wiederaufruf der Inventur''.
 
  
 
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=== Aufruf der Inventur ===
  
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==== Aufruf der Inventur ====
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*Wählen Sie in der '''Warenwirtschaft''' den Applikationsbereich ''Inventur'' / Register ''Inventur'' / Gruppe ''Öffnen''/ Funktionsschaltfläche ''Auswählen''.
  
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*Wählen Sie in der Warenwirtschaft den Applikationsbereich ''Inventur ''/ Register ''Inventur ''/ Gruppe ''Öffnen ''/ Funktionsschaltfläche ''Auswählen''.
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Es öffnet sich der Dialog Inventur-Bearbeitung.
  
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Es öffnet sich der Dialog ''Inventur-Bearbeitung''.
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[[Image:POR Inventur 64 1.png]]&nbsp;
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[[Datei:POR_mit_Kärtchen_1.png]]<br>
  
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''Initialisierung''
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*Soll eine neue Inventur durchgeführt werden, muss der Haken beim Kontrollkästchen ''Initialisieren ''gesetzt sein. Bei erstmaliger Inventur oder nach einer vorherigen ordnungsgemäß abgeschlossenen Inventur ist der Haken automatisch gesetzt.  
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Soll eine neue Inventur durchgeführt werden, muss der Haken beim Kontrollkästchen '''Initialisieren''' gesetzt sein. Bei erstmaliger Inventur oder nach einer vorherigen ordnungsgemäß abgeschlossenen Inventur ist der Haken automatisch gesetzt.  
−
*Die Auswahl ''Inventurzeilen automatisch ermitteln ''sollte markiert sein.
 
−
*Der Punkt ''Startinventur (manuell)'' darf <u>nicht</u> gesetzt werden, Diese Einstellung wird nur bei einer Apothekenneueinrichtung verwendet.<br>
 
  
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''Inventurparameter''
+
Wurden in einer noch offenen Inventur bereits Artikel gezählt und die Inventur soll neu initialisiert werden, so wird folgender Hinweis eingeblendet:
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Überprüfen Sie die Werte im Bereich I''nventurparameter''. Diese Werte können ggf. noch geändert werden.  
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[[Datei:POR_mit_Kärtchen_2.png]]<br>
  
−
*Die Zählmenge für eine Inventur sollten Sie mit&nbsp;'''1''' vorbelegen. Die vorgegebenen Werte werden aus der '''Konfiguration '''unter ''Applikationseinstellungen /&nbsp;Warenwirtschaft ''/ Register ''Inventur ''ausgelesen.
+
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−
*Sind alle Einträge in Ordnung, bestätigen Sie den Dialog ''Inventur-Bearbeitung ''über die Schaltfläche ''OK''.. Sie erhalten nun die Inventur-Übersicht.
 
−
 
 
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Wurden in einer Inventur bereits Artikel gezählt und die Inventur soll neu initialisiert werden, so&nbsp;werden die Felder im Bereich Initialisierung mit&nbsp;folgendem Hinweis überblendet: <!---
 
  
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Sobald Artikel abgeglichen wurden, ist ein Initialisieren der Inventur nicht mehr möglich, da sonst bereits abgeglichene Inventurzeilen gelöscht werden. Diese müssen aus steuerrechtlichen Gründen gespeichert bleiben.
 
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[[Datei:POR_mit_Kärtchen_3.png]]<br>
  
 
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{| style="height: 304px; width: 612px" cellspacing="1" cellpadding="1" width="612" border="1"
+
Ein neues Initialisieren der Inventur ist erst nach Abschluss der in Bearbeitung befindlichen Inventur möglich.
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|-
+
−
| '''Feld'''
+
*Prüfen Sie, ob das Ende des Geschäftsjahres korrekt eingetragen ist und ändern dies ggf.
−
| '''Bedeutung'''
 
−
|-
 
−
| Ende des Geschäftsjahres
 
−
| Sie können hier bei Bedarf das Ende Ihres Geschäftsjahres anpassen.
 
−
|-
 
−
| Inventurinitialisierung
 
−
| Beim Neueröffnen der Inventur ist der Haken ''Inventurinitialisierung ''gesetzt.
 
−
|-
 
−
| Inventurzeilen automatisch ermitteln
 
−
| Der Punkt ''Inventurzeilen automatisch ermitteln'' sollte markiert sein.
 
−
|-
 
−
| Besorgungen mit einem Bestand &gt; 0 aufnehmen
 
−
| Dieser Punkt ist standardmäßig nicht markiert. Sollen Besorgungen mit Bestand bei Ihnen mit erfasst werden, setzen Sie hier einen Haken.
 
−
|-
 
−
| Startinventur (manuell)
 
−
| Der Punkt ''Startinventur (manuell)'' sollte nur benutzt werden, wenn kein Lager im Hintergrund ist. Für eine permanente Inventur ist dieser Punkt nicht geeignet.
 
−
|-
 
−
| colspan="2" |
 
−
Die folgenden Werte werden aus der '''Konfiguration''' / Applikationsbereich ''Applikationseinstellungen ''/&nbsp;''Einstellungen für die Warenwirtschaft ''/ Register ''Inventur ''gelesen und&nbsp;können&nbsp;bei Bedarf&nbsp;angepasst werden.  
 
  
−
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 9.PNG|400px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 9.PNG]]
+
<br>
  
−
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 10.PNG|400px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 10.PNG]]
+
'''Wichtig:''' Der Punkt ''Startinventur (manuell)'' darf '''nicht''' gesetzt werden, Diese Einstellung wird nur bei Apothekenneueinrichtung verwendet.
  
−
|-
+
<br>
−
| Preis
 
−
| Hier gegebenenfalls mit&nbsp;Ihrem Steuerberater Rücksprache halten.
 
−
|-
 
−
| Zählmenge mit
 
−
| Bitte die Zählmenge für eine permanente Inventur mit 0 vorbelegen.
 
−
|-
 
−
| Unverkäuflich
 
−
| Verändern Sie hier die Zeit für die Ermittlung&nbsp;von unverkäuflichen Artikeln.&nbsp;
 
−
|}
 
−
 
 
−
<br>&nbsp;
 
  
−
*Sind alle Einträge in Ordnung, drücken Sie ''OK&nbsp;''und Sie erhalten die ''Inventur-Übersicht''.
+
*Prüfen Sie die ''Inventurparameter'' im Dialog ''Inventur-Bearbeitung''
 +
Die vorbelegten Werte werden aus der '''Konfiguration''' unter Applikationseinstellungen ''Warenwirtschaft'' / Register ''Inventur'' ausgelesen und können hier ggf. geändert werden.  
  
 
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[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 2.PNG|500px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 2.PNG]]&nbsp;
+
'''Wichtiger Hinweis zur Zählmenge für die Initialisierung:''' Da POR-Systeme keine aktuellen Bestände führen, kann zum Zeitpunkt der Initialisierung der Inventur nicht auf einen aktuellen Bestand für die Zählmenge zugegriffen werden. Hier kann alternativ der theoretische Bestand ausgewählt werden, der durch seine Berechnungsgrundlage sehr vom Ist-Bestand (Zählung) abweichen kann, da die Grundlage sich aus Bestellmenge im Vergleich zum Bedarf des Artikels errechnet. Da der theoretische Bestand immer nur auf einen Teilzeitraum schaut, ist es nicht zu empfehlen, diesen als Vorbelegung zur Zählmenge zu wählen.
  
−
==== <br><br>Zähllisten erstellen  ====
+
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−
*Rufen Sie im Register ''Inventur&nbsp;''den ''Komfortfilter ''für die Inventur-Zeilen auf.
+
*Belegen Sie die Zählmenge für eine Inventur mit Zähllisten mit 1 vor, um nur Artikel mit einer Menge > 1 zu zählen
 +
*Sind alle Einträge in Ordnung, bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung mit (OK).  
  
−
&nbsp;
+
<br>
 +
'''Wichtig:''' Während der Initialisierung dürfen weder der Bediener noch die Applikation gewechselt werden! Es besteht die Gefahr, dass der Vorgang sonst unterbrochen wird.
  
−
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 3.PNG|500px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 3.PNG]]
+
<br>
  
−
&nbsp;
+
Sie erhalten nun eine Liste mit allen durch die Initialisierung ermittelten Artikelzeilen.
  
−
*Zum Drucken der Zähllisten wählen Sie den gewünschten Zählbereich aus.
+
<br>
  
−
Hierzu können Sie entweder über ''Namenseingrenzung''
+
=== Bestände erfassen ===
  
−
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 4.PNG|250px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 4.PNG]]&nbsp;
+
*Setzen Sie in einem geeigneten Kästchen für die Kärtchen Markierungen für Zählmenge 2, Zählmenge 3, Zählmenge 4, usw..
 +
*Führen Sie eine Bestandsaufnahme durch und sortieren Sie die Kärtchen der Artikel, bei denen Zählmenge > 1 ist, den entsprechenden Markierungen im Kästchen zu.
  
−
oder über ''Nächsten Zeilen ''aus
+
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−
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 5.PNG|250px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 5.PNG]]
+
'''Tipp:''' Drehen Sie bei in der Inventur bereits erfassten Artikeln die gelben Kärtchen um.
  
 
<br>
 
<br>
  
−
*Drucken Sie über ''F12 ''die Zählliste aus.
+
*Geben Sie über das Register Inventur / Gruppe Vorgeben / Funktionsschaltfläche Zählmenge die Zählmenge 2 vor und bestätigen die Eingabe mit (Speichern)
  
−
<br>
+
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−
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 6.PNG|300px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 6.PNG]]<br>
+
[[Datei:POR_mit_Kärtchen_4.png]]<br>
  
 
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−
*Erfassen Sie die Artikelmengen auf der Zählliste.
+
*Stecken Sie nun alle Kärtchen aus dem Bereich mit der Zählmenge 2
 +
*Arbeiten Sie anschließend in gleicher Weise Zählmenge 3, Zählmenge 4, usw. ab.
  
 
<br>
 
<br>
  
−
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 7.PNG|400px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 7.PNG]]&nbsp;
+
=== Wiederaufruf der Inventur ===
  
−
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+
Erfassen Sie die Inventur an einem Tag, überspringen Sie bitte dieses Kapitel.
  
−
*Übertragen Sie die Mengen in das Feld ''ZM''.
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*Öffnen Sie in der '''Warenwirtschaft''' im Applikationsbereich ''Inventur'' / Register ''Inventur'' / Gruppe ''Öffnen'' / Funktionsschaltfläche ''Auswählen'' den Dialog ''Inventur-Bearbeitung''.
−
 
+
*Bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung mit (OK) und Sie erhalten wieder die Inventur-Übersicht.  
−
'''Hinweis:'''&nbsp;Geben Sie hierzu entweder&nbsp;in das Eingabefeld (oben rechts) die Zählmenge (z.B.:&nbsp;3) gefolgt von einem * ein und scannen Sie anschließend den Artikel ein [[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 11.PNG|86px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 11.PNG]].&nbsp;Alternativ&nbsp;klicken Sie&nbsp;doppelt auf das Feld ''Zählmenge ''und tragen die tatsächliche Menge ein.  
+
*Verfahren Sie wie unter Kapitel 2 bis 4 beschrieben weiter mit Ihrer Inventur.
  
 
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<br>
−
--->
 
  
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[[Image:POR Inventur 64 2.png]]
+
=== Abschlussarbeiten ===
  
−
*Sobald Artikel abgeglichen wurden, ist ein Initialisieren der Inventur nicht mehr möglich, da sonst bereits abgeglichene Inventurzeilen gelöscht würden. Diese müssen aus steuerrechtlichen Gründen gespeichert bleiben.
+
*Wählen Sie im Dialog ''Inventur Filter'' über das Register ''Inventur'' / Gruppe ''Filtern'' / Funktionsschaltfläche ''Komfortfilter'' in der Gruppe ''Kennzeichen'' bei ''Bearbeitungsstatus'' den Eintrag ''Nicht Bearbeitete''
−
*Ein erneutes Initialisieren der Inventur ist erst nach Abschluss der in Bearbeitung befindlichen Inventur möglich.
 
−
*Wird mit der Permanenten Inventur gearbeitet, kann es pro Geschäftsjahr mehr als eine Inventur geben.
 
  
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<br>[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 1b.PNG]]<br>
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[[Datei:POR_mit_Kärtchen_5.png]]<br>
  
 
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−
==== Bestände erfassen / Kärtchen stecken  ====
+
Durch diese Filtereinstellung wird nach Artikeln gesucht, die noch nicht in der Inventur bearbeitet wurden. Mit der Schaltfläche (Filtern erhalten Sie dann die gefilterte Liste, die Sie auf evtl. vergessene Bereiche kontrollieren können.
  
−
*Setzen Sie in einem geeigneten Kästchen (für die Kärtchen) Markierungen für Zählmenge 2, Zählmenge 3, Zählmenge 4, usw.  
+
Artikel, die zum Zeitpunkt der Inventur einen gezählten Bestand von 0 aufweisen, können über das Register ''Inventurzeile'' / Gruppe ''Bearbeiten'' / Funktionsschaltfläche ''Löschen'' aus der Liste gelöscht werden. Diese Artikel bleiben in der Lauer-Taxe als Lagerartikel jedoch erhalten.
−
*Führen Sie eine Bestandsaufnahme durch und sortieren Sie die Kärtchen der Artikel, bei denen Zählmenge &gt; 1 ist, den entsprechenden Markierungen zu.<br>
 
  
−
'''Tipp''': Für in der Inventur bereits erfasste Artikel drehen Sie die gelben Kärtchen um.<br>
+
*Prüfen Sie, ob alle Artikel einen EK besitzen
 +
*Bearbeiten Sie die einzelnen Zeilen durch einen Doppelklick ins Feld EK und tragen einen Preis ein
 +
*Ergänzen Sie anschließend die eingegebenen EKs als Eigene EKs beim Artikel in der Lauer-Taxe, damit diese für künftige Inventuren zur Verfügung stehen.
  
−
*
+
Um bereits im Vorfeld diese Abschlussarbeiten besser prüfen zu können, können Sie die Schnellfilter im Register ''Inventur'' / Gruppe ''Filtern'' / Funktionsschaltfläche ''Abschlussarbeiten'' nutzen.
  
−
Geben Sie über das Register ''Inventur ''/ Gruppe ''Vorgeben ''/ Funktionsschaltfläche ''Zählmenge ''die Zählmenge 2 vor und bestätigen Sie die Eingabe mit ''Übernehmen''.<br><br>[[Image:POR Inventur 64 3.png]]  
+
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−
 
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[[Datei:POR_mit_Kärtchen_6.png]]<br>
−
*Stecken Sie nun alle Kärtchen aus dem Bereich Zählmenge 2.
 
−
*Arbeiten Sie anschließend in gleicher Weise Zählmenge 3, Zählmenge 4, usw. ab.<br>
 
  
 
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−
==== Wiederaufruf der Inventur  ====
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=== Abschluss ===
  
−
'''Hinweis:'''&nbsp;Erfassen Sie die Inventur an einem Tag –&nbsp;so überspringen Sie dieses Kapitel.  
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*Schließen Sie die Inventur über das Register ''Inventur'' / Gruppe ''Bearbeiten'' / Funktionsschaltfläche ''Abschließen'' ab
 +
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Beim Inventurabschluss werden folgende Punkte zusätzlich geprüft:
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*Inventurzeilen mit EK = 0,00 Euro
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*Inventurzeilen mit hohen Zählmengen.
 +
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 +
Den Wert hierfür können Sie selbst definieren, indem Sie in der '''Konfiguration''' / Applikationseinstellungen ''Warenwirtschaft'' im Register'' Inventur'' den Parameter ''Warnung vor Inventurabschluss: bei Zählmenge >='' einen Wert erfassen.
  
−
*Öffnen Sie in der '''Warenwirtschaft '''im Applikationsbereich ''Inventur ''/ Register ''Inventur ''/ Gruppe ''Öffnen ''/ Funktionsschaltfläche ''Auswählen ''den Dialog ''Inventur-Bearbeitung''.
+
Nach dem Abschluss kann an der Inventur nun nichts mehr geändert werden.
−
*Im Dialog ''Inventur-Bearbeitung ''ist nun der Haken „Inventurinitialisierung“ '''nicht''' gesetzt.
 
  
−
*Bestätigen Sie&nbsp;den Dialog ''Inventur-Bearbeitung'' mit ''OK&nbsp;''und Sie erhalten wieder die Inventur-Übersicht.
+
<br>
−
*Verfahren Sie, wie unter&nbsp;''Erfassen ''und ''Überprüfen&nbsp;''beschrieben, weiter mit Ihrer Inventur.<br><br>
+
=== Drucken ===
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==== Abschlussarbeiten  ====
 
  
−
*Wählen Sie im Dialog ''Inventur Filter ''über das Register ''Inventur ''/ Gruppe ''Filtern ''/ Funktionsschaltfläche ''Komfortfilter ''in der Gruppe ''Kennzeichen ''bei ''Bearbeitungsstatus ''den Eintrag ''Nicht Bearbeitete''.
+
*Drucken Sie nun über das Register ''Drucken'' / Gruppe ''Druckumfang'' können Sie Ihr Deckblatt und ggf. die Inventurliste über die jeweilige Funktionsschaltfläche aus
  
−
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 4a1.PNG]]
+
Wird der Druck des Deckblattes oder der Inventurliste aus einer noch offenen Inventur heraus aufgerufen, erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage:
  
 
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Durch diese Filtereinstellung wird nach Artikeln gesucht, die noch nicht in der Inventur bearbeitet wurden. Mit der Schaltfläche ''Übernehmen ''erhalten Sie dann die gefilterte Liste, die Sie auf evtl. vergessene Bereiche kontrollieren können.  
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[[Datei:POR_mit_Kärtchen_7.png]]<br>
  
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Artikel, die zum Zeitpunkt der Inventur einen Bestand von 0 aufweisen, können über das Register ''Inventurzeile ''/ Gruppe ''Bearbeiten ''/ Funktionsschaltfläche ''Löschen ''aus der Liste gelöscht werden (die Artikel bleiben in der '''Taxe '''als Lagerartikel erhalten).
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Bei Inventurabschluss werden folgende Punkte geprüft:  
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'''Ja:''' Die Inventur wird abgeschlossen und der ausgewählte Druckumfang wird gedruckt.<br>
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'''Nein:''' Der ausgewählte Druckumfang wird mit dem Hinweis "VORAB" gedruckt, damit erkennbar ist, dass es sich um einen Vorab-Druck und nicht um einen steuerlich relevanten Beleg handelt
  
−
*Inventurzeilen mit EK = 0,00
+
Im nächsten Schritt können Sie wählen, auf welcher Basis gedruckt werden soll.  
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*Inventurzeilen mit hohen Zählmengen. <br>Den Wert hierfür können Sie selbst definieren, indem Sie in der '''Konfiguration '''/ ''Applikationseinstellungen / Warenwirtschaft ''im Register ''Inventur ''den Parameter ''Warnung vor Inventurabschluss: bei Zählmenge &gt;=&nbsp; ''einen Wert erfassen.<br>
 
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*Prüfen Sie,&nbsp; ob alle Artikel einen EK besitzen. Bearbeiten Sie die einzelnen Zeilen durch einen Doppelklick ins Feld ''EK'' und tragen Sie die Preise ein.
 
  
 
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'''Tipp: '''Ergänzen Sie anschließend die eingegebenen ''EK''s als ''Eigene EK''s in der '''Taxe''', damit diese für weitere Inventuren zur Verfügung stehen.
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[[Datei:POR_mit_Kärtchen_8.png]]<br>
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Um bereits im Vorfeld diese Abschlussarbeiten besser prüfen zu können, können Sie den Schnellfilter nutzen.
 
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&nbsp;[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 4b.PNG]]  
 
  
 
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*Über das Register ''Inventur ''/ Gruppe ''Bearbeiten ''/ Funktionsschaltfläche ''Abschließen ''wird die Inventur abgeschlossen und es kann an der Inventur nichts mehr geändert werden.<br><br>
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*Wählen Sie zum Drucken den Inventurbestand aus.
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==== Drucken  ====
 
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*Über das Register ''Drucken ''/ Gruppe ''Druckumfang ''können Sie nun Ihr Deckblatt oder die Inventurliste über die&nbsp;jeweilige&nbsp;Funktionsschaltfläche &nbsp;ausdrucken.
 
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Wird der Druck des Deckblattes oder der Inventurliste aus einer offenen Inventur heraus aufgerufen, erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage:
 
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[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 5a.PNG|550px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 5a.PNG]]
 
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&nbsp;&nbsp; &nbsp;– ''Ja'': Die Inventur wird abgeschlossen und der ausgewählte Druckumfang wird gedruckt.
 
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&nbsp;&nbsp;&nbsp; – ''Nein'': Der ausgewählte Druckumfang wird mit dem Hinweis "VORAB" gedruckt, so dass erkennbar ist, dass es sich <br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; um&nbsp;einen Vorab-Druck und nicht um einen steuerlich relevanten Beleg handelt.&nbsp;
 
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−
Im nächsten Schritt können Sie wählen, auf welcher Basis gedruckt werden soll.
 
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[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 5b.PNG|350px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 5b.PNG]]
 
−
 
 
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<br>Auch ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.<br><br><!---  ==== Hinweis für mehrfach gelagerte Artikel  ====
 
  
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*'''Positive Differenzen''' (Zählmenge &gt; Bestand) werden dem Übervorratslagerort zugebucht (entspricht Verhalten beim Wareneingang).
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Ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist jederzeit möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.
−
*'''Negative Differenzen''' (Zählmenge &lt; Bestand) werden vom Sichtwahl-/Hauptlagerort abgebucht (entspricht Verhalten beim Abverkauf).
 
  
−
In der Inventur wird nur der Gesamtbestand angezeigt, die Bestandsaufteilung auf die einzelnen Lagerorte lässt sich in der '''Taxe '''über [[Image:STRG.png]]&nbsp;+&nbsp;[[Image:L.png]] die Lagerortübersicht ansehen.
 
  
−
Änderungen sind über Register ''Artikel ''/ Gruppe ''Verwaltung ''/ Menüschaltfläche ''Ändern ''/ Funktion ''Bestand ''möglich.
 
  
−
'''TIPP:''' Filtern Sie in den '''Auswertungen '''nach mehrfach gelagerten Artikeln.Verzweigen Sie mit der Trefferliste in die '''Taxe '''und ändern Sie über das Register ''Artikel ''/ Gruppe ''Verwaltung ''/ Menüschaltfläche ''Ändern ''/ Funktion ''Bestand ''direkt die Bestände an den einzelnen Lagerorten. Wenn Sie diese mehrfach gelagerten Artikel nun in der Inventur nicht zählen, wird der Bestand aus der '''Taxe '''in die ''Inventur ''übernommen. --->
 
  
 
[[Category:WINAPO_64]]
 
[[Category:WINAPO_64]]

Version vom 7. Dezember 2016, 15:06 Uhr

Hintergrund

Es gibt unterschiedliche Verfahrensweisen eine Inventur in der Apotheke durchzuführen. Neben der Stichtagsinventur, bei dem an einem Tag die Inventur in der Software gestartet und abgeschlossen wird, gibt es auch die permanente Inventur. Hier werden im Regelfall täglich Artikellisten ausgedruckt, der Bestand kontrolliert und mit dem Wert der Liste abgeglichen.

Wie Sie in Ihrer Apotheke eine permanente Inventur mit Kärtchen bei einem POR-Warenwirtschaftssystem durchführen, lesen Sie im folgenden Beitrag.


Aufruf der Inventur

  • Wählen Sie in der Warenwirtschaft den Applikationsbereich Inventur / Register Inventur / Gruppe Öffnen/ Funktionsschaltfläche Auswählen.

Es öffnet sich der Dialog Inventur-Bearbeitung.


POR mit Kärtchen 1.png


Soll eine neue Inventur durchgeführt werden, muss der Haken beim Kontrollkästchen Initialisieren gesetzt sein. Bei erstmaliger Inventur oder nach einer vorherigen ordnungsgemäß abgeschlossenen Inventur ist der Haken automatisch gesetzt.

Wurden in einer noch offenen Inventur bereits Artikel gezählt und die Inventur soll neu initialisiert werden, so wird folgender Hinweis eingeblendet:

POR mit Kärtchen 2.png


Sobald Artikel abgeglichen wurden, ist ein Initialisieren der Inventur nicht mehr möglich, da sonst bereits abgeglichene Inventurzeilen gelöscht werden. Diese müssen aus steuerrechtlichen Gründen gespeichert bleiben.

POR mit Kärtchen 3.png


Ein neues Initialisieren der Inventur ist erst nach Abschluss der in Bearbeitung befindlichen Inventur möglich.

  • Prüfen Sie, ob das Ende des Geschäftsjahres korrekt eingetragen ist und ändern dies ggf.


Wichtig: Der Punkt Startinventur (manuell) darf nicht gesetzt werden, Diese Einstellung wird nur bei Apothekenneueinrichtung verwendet.


  • Prüfen Sie die Inventurparameter im Dialog Inventur-Bearbeitung

Die vorbelegten Werte werden aus der Konfiguration unter Applikationseinstellungen Warenwirtschaft / Register Inventur ausgelesen und können hier ggf. geändert werden.


Wichtiger Hinweis zur Zählmenge für die Initialisierung: Da POR-Systeme keine aktuellen Bestände führen, kann zum Zeitpunkt der Initialisierung der Inventur nicht auf einen aktuellen Bestand für die Zählmenge zugegriffen werden. Hier kann alternativ der theoretische Bestand ausgewählt werden, der durch seine Berechnungsgrundlage sehr vom Ist-Bestand (Zählung) abweichen kann, da die Grundlage sich aus Bestellmenge im Vergleich zum Bedarf des Artikels errechnet. Da der theoretische Bestand immer nur auf einen Teilzeitraum schaut, ist es nicht zu empfehlen, diesen als Vorbelegung zur Zählmenge zu wählen.


  • Belegen Sie die Zählmenge für eine Inventur mit Zähllisten mit 1 vor, um nur Artikel mit einer Menge > 1 zu zählen
  • Sind alle Einträge in Ordnung, bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung mit (OK).


Wichtig: Während der Initialisierung dürfen weder der Bediener noch die Applikation gewechselt werden! Es besteht die Gefahr, dass der Vorgang sonst unterbrochen wird.


Sie erhalten nun eine Liste mit allen durch die Initialisierung ermittelten Artikelzeilen.


Bestände erfassen

  • Setzen Sie in einem geeigneten Kästchen für die Kärtchen Markierungen für Zählmenge 2, Zählmenge 3, Zählmenge 4, usw..
  • Führen Sie eine Bestandsaufnahme durch und sortieren Sie die Kärtchen der Artikel, bei denen Zählmenge > 1 ist, den entsprechenden Markierungen im Kästchen zu.


Tipp: Drehen Sie bei in der Inventur bereits erfassten Artikeln die gelben Kärtchen um.


  • Geben Sie über das Register Inventur / Gruppe Vorgeben / Funktionsschaltfläche Zählmenge die Zählmenge 2 vor und bestätigen die Eingabe mit (Speichern)


POR mit Kärtchen 4.png


  • Stecken Sie nun alle Kärtchen aus dem Bereich mit der Zählmenge 2
  • Arbeiten Sie anschließend in gleicher Weise Zählmenge 3, Zählmenge 4, usw. ab.


Wiederaufruf der Inventur

Erfassen Sie die Inventur an einem Tag, überspringen Sie bitte dieses Kapitel.

  • Öffnen Sie in der Warenwirtschaft im Applikationsbereich Inventur / Register Inventur / Gruppe Öffnen / Funktionsschaltfläche Auswählen den Dialog Inventur-Bearbeitung.
  • Bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung mit (OK) und Sie erhalten wieder die Inventur-Übersicht.
  • Verfahren Sie wie unter Kapitel 2 bis 4 beschrieben weiter mit Ihrer Inventur.


Abschlussarbeiten

  • Wählen Sie im Dialog Inventur Filter über das Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Komfortfilter in der Gruppe Kennzeichen bei Bearbeitungsstatus den Eintrag Nicht Bearbeitete


POR mit Kärtchen 5.png


Durch diese Filtereinstellung wird nach Artikeln gesucht, die noch nicht in der Inventur bearbeitet wurden. Mit der Schaltfläche (Filtern erhalten Sie dann die gefilterte Liste, die Sie auf evtl. vergessene Bereiche kontrollieren können.

Artikel, die zum Zeitpunkt der Inventur einen gezählten Bestand von 0 aufweisen, können über das Register Inventurzeile / Gruppe Bearbeiten / Funktionsschaltfläche Löschen aus der Liste gelöscht werden. Diese Artikel bleiben in der Lauer-Taxe als Lagerartikel jedoch erhalten.

  • Prüfen Sie, ob alle Artikel einen EK besitzen
  • Bearbeiten Sie die einzelnen Zeilen durch einen Doppelklick ins Feld EK und tragen einen Preis ein
  • Ergänzen Sie anschließend die eingegebenen EKs als Eigene EKs beim Artikel in der Lauer-Taxe, damit diese für künftige Inventuren zur Verfügung stehen.

Um bereits im Vorfeld diese Abschlussarbeiten besser prüfen zu können, können Sie die Schnellfilter im Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Abschlussarbeiten nutzen.


POR mit Kärtchen 6.png


Abschluss

  • Schließen Sie die Inventur über das Register Inventur / Gruppe Bearbeiten / Funktionsschaltfläche Abschließen ab


Beim Inventurabschluss werden folgende Punkte zusätzlich geprüft:

  • Inventurzeilen mit EK = 0,00 Euro
  • Inventurzeilen mit hohen Zählmengen.


Den Wert hierfür können Sie selbst definieren, indem Sie in der Konfiguration / Applikationseinstellungen Warenwirtschaft im Register Inventur den Parameter Warnung vor Inventurabschluss: bei Zählmenge >= einen Wert erfassen.

Nach dem Abschluss kann an der Inventur nun nichts mehr geändert werden.


Drucken

  • Drucken Sie nun über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang können Sie Ihr Deckblatt und ggf. die Inventurliste über die jeweilige Funktionsschaltfläche aus

Wird der Druck des Deckblattes oder der Inventurliste aus einer noch offenen Inventur heraus aufgerufen, erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage:


POR mit Kärtchen 7.png


Ja: Die Inventur wird abgeschlossen und der ausgewählte Druckumfang wird gedruckt.
Nein: Der ausgewählte Druckumfang wird mit dem Hinweis "VORAB" gedruckt, damit erkennbar ist, dass es sich um einen Vorab-Druck und nicht um einen steuerlich relevanten Beleg handelt

Im nächsten Schritt können Sie wählen, auf welcher Basis gedruckt werden soll.


POR mit Kärtchen 8.png


  • Wählen Sie zum Drucken den Inventurbestand aus.

Ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist jederzeit möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.

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