Zahlung per SEPA-Lastschriftverfahren: Unterschied zwischen den Versionen

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=== Hintergrund ===
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=== Hintergrund ===
  
Das Zahlen per Einzugsermächtigung ist ein bewährtes Verfahren, das auch bei Rechnungskunden in Apotheken genutzt wird. Sollten Sie diese Zahlungsart einsetzen wollen, so gehen Sie wie folgend beschrieben vor.<br><br>
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Das&nbsp;SEPA-Lastschriftverfahren kann in WINAPO<sup>®</sup> 64 PRO&nbsp;genutzt werden, sobald in der Personenverwaltung einmalig die SEPA-Mandatsverwaltung aktiviert wurde.
  
=== Welche Einstellungen sind erforderlich, um offene Rechnungsbeträge per Bankeinzug beim Kunden zu begleichen?  ===
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Im folgenden wird beschrieben, welche Einstellungen bei einem Kunden und in der Konfiguration erforderlich sind, um in der der Faktura eine Rechnung mit Lastschrifteinzug sowie eine entsprechende Exportdatei zu erzeugen. Voraussetzung ist, dass ein ausgefülltes SEPA-Lastschriftmandat des Kunden vorliegt (siehe [[Druck_eines_Formulars_für_SEPA-Lastschriftmandate|Druck eines Formulars für SEPA-Lastschriftmandate]]).
  
==== Bankdaten beim Kunden hinterlegen ====
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=== Welche Einstellungen sind erforderlich, um offene Rechnungsbeträge per Lastschrift beim Kunden zu einzuziehen? ===
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==== Bankdaten beim Kunden hinterlegen ====
  
 
*Starten Sie die Applikation '''Personenverwaltung'''.  
 
*Starten Sie die Applikation '''Personenverwaltung'''.  
 
*Suchen Sie den Kunden heraus, dem Sie eine Bankverbindung zuordnen möchten.  
 
*Suchen Sie den Kunden heraus, dem Sie eine Bankverbindung zuordnen möchten.  
 
*Wechseln Sie in den Ändernmodus.  
 
*Wechseln Sie in den Ändernmodus.  
*Gehen Sie in das Register ''Konditionen ''und hier in den Bereich ''Kunden''  
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*Gehen Sie in das Register ''Konditionen ''und hier in den Navigationsbereich ''Rechnungsgruppe.''  
*Im Bereich ''Bankverbindung ''klicken Sie auf die Schaltfläche [[Image:Einzugsermächtigung 64 5.JPG]].
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*Im Bereich ''Bankverbindung ''klicken Sie auf die Schaltfläche [[File:Einzugsermächtigung 64 5.JPG|RTENOTITLE]].  
  
Es öffnet sich der Dialog ''Bankverbindung''.
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*Geben Sie hier die Bankdaten des Kunden ein und bestätigen Sie mit ''OK''.
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Es öffnet sich der Dialog ''Bankverbindung''.
  
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*Geben Sie die Bankdaten des Kunden ein.
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*Der Name des Kontoinhabers ist automatisch vorbelegt mit der aktuellen Person oder, falls die eingegebene&nbsp;IBAN bereits in der Personenverwaltung vorhanden ist, mit dem zu dieser IBAN gehörigen Kunden.
  
[[Image:Einzugsermächtigung 64 1.JPG|400px|Einzugsermächtigung 64 1.JPG]]  
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[[File:Einzugsermächtigung 64 1.JPG|400px|Einzugsermächtigung 64 1.JPG]]
  
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*Bestätigen Sie mit ''OK''.
  
Im Folgedialog können Sie die dem Kunden zugeordneten Bankverbindungen entnehmen.
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&nbsp;
  
*Bestätigen Sie mit ''OK''.
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Dem Folgedialog können Sie die dem Kunden zugeordneten Bankverbindungen entnehmen.
  
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[[File:Einzugsermächtigung 64 2.JPG|700px|Einzugsermächtigung 64 2.JPG]]
  
[[Image:Einzugsermächtigung 64 2.JPG|700px|Einzugsermächtigung 64 2.JPG]]
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Sie können die geänderten Daten dem Dialog ''Person ändern ''entnehmen.
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==== Mandat zu Bankverbindung hinterlegen ====
  
*Schließen Sie diesen mit ''OK''.
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*Markieren Sie die Bankverbindung und klicken Sie auf die Schaltfläche ''Mandate''.  
  
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[[File:Einzugsermaechtigung 64 2b.jpg|700px|Einzugsermaechtigung 64 2b.jpg]]&nbsp;
  
&nbsp;[[Image:Einzugsermächtigung 64 3.JPG|700px|Einzugsermächtigung 64 3.JPG]]<br><br>
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==== Einstellungen in der Konfiguration  ====
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Da bisher noch kein Mandat vorhanden ist, wird automatisch der Detaildialog zur Datenerfassung geöffnet. Das neue Mandat enthält die Daten zur Bankverbindung, sowie die automatisch berechnete Mandatsreferenz.
  
*Starten Sie die Applikation '''Konfiguration'''.
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*Erfassen Sie die fehlenden Daten anhand des vorliegenden unterschriebenen Mandates und speichern Sie mit ''OK''.  
*Wechseln Sie in den Applikationsbereich ''Applikationseinstellungen''.
 
*Wählen Sie die Einstellungen für die ''Faktura''.
 
*Wechseln Sie in das Register ''DTAUS''.
 
*Hier können Sie den Ausgabepfad für die DTAUS-Dateien festlegen. Voreingestellt ist hier der Pfad ''N:\WA64\WINAPO64\Faktura\User''.
 
*Legen Sie die Bankverbindung fest, die standardmäßig für die Abwicklung vorbelegt sein soll.
 
  
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[[Image:Einzugsermächtigung 64 6.JPG|500px|Einzugsermächtigung 64 6.JPG]]&nbsp;
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Im Folgedialog werden die zur Bankverbindung erfassten Mandate angezeigt.
  
&nbsp;  
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[[File:Einzugsermaechtigung 64 2c.jpg|700px|Einzugsermaechtigung 64 2c.jpg]]&nbsp;
  
*Wechseln Sie jetzt in das Register ''Verhalten''.
+
*Schließen Sie diesen mit ''OK''.  
*Hier sind die&nbsp;Parameter ''Bankeinzugs-HInweis für Rechnungen drucken ''und ''Automatisch bezahlt bei ELV ''zu aktivieren.
 
  
<br>[[Image:Einzugsermächtigung 64 7.JPG|500px|Einzugsermächtigung 64 7.JPG]]<br><br>
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&nbsp;
  
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Sie können die geänderten Daten dem Dialog ''Person ändern ''entnehmen. Hier ist automatisch das Kontrollkästchen ''Automatische Lastschrift (wenn SEPA Mandat vorhanden) ''aktiviert. Die Faktura verwendet eine Bankverbindung nur für das Lastschriftverfahren, wenn diese Option aktiviert ist '''und''' ein gültiges Mandat vorhanden ist.
  
==== &nbsp;Erzeugung  ====
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[[File:Einzugsermächtigung 64 3.JPG|550px|Einzugsermächtigung 64 3.JPG]]<br/> &nbsp;
  
*Starten Sie die Applikation '''Faktura'''.
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*Wechseln Sie auf das Register ''Filter''.
+
<div class="mw-parser-output"><div class="mw-parser-output">
*Wählen Sie die über die Menüschaltfläche ''Offene Posten ''die Option ''DTAUS''.
+
==== Einstellungen in der Konfiguration ====
  
&nbsp;
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*Starten Sie die Applikation '''Konfiguration'''.
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*Wechseln Sie in den Applikationsbereich ''Applikationseinstellungen''.
 +
*Wählen Sie die Einstellungen für die ''Faktura''.
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*Wechseln Sie in das Register ''SEPA''.
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*Hier können Sie den ''Ausgabepfad ''für die SEPA-Export-Dateien festlegen. Voreingestellt ist hier der Pfad ''...\WINAPO64\Faktura\User''.
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*Legen Sie die ''Bankverbindung ''fest, die standardmäßig für die Abwicklung vorbelegt sein soll.
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*Legen Sie fest, wann einzelne Rechnungen in der SEPA-Ansicht sichtbar sein sollen (sofort, 6 oder 9 Tage vor Fälligkeit).
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*Legen Sie fest, ob die gesetzlich vorgeschriebene Vorabankündigung über den Druck der Rechnung erfolgen soll.
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*Speichern Sie die Einstellungen.
  
[[Image:Einzugsermächtigung 64 8.jpg|400px|Einzugsermächtigung 64 8.jpg]]&nbsp;  
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[[File:Einzugsermaechtigung 64 6.jpg|Einzugsermächtigung 64 6.jpg]]&nbsp;
  
Es erscheint eine Übersicht der zum Export anstehenden Rechnungen.
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*Haben Sie mehrer Bankverbindungen für Ihre Apotheke hinterlegt, so können Sie an dieser Stelle die Bankverbindung der ausführenden Bank wählen.
+
*Wechseln Sie jetzt in das Register ''Verhalten''.
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*Aktivieren Sie hier den&nbsp;Parameter ''Bankeinzugs-Hinweis für Rechnungen drucken''.
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*Speichern Sie die Einstellung.  
  
<br>[[Image:Einzugsermächtigung 64 9.jpg|700px|Einzugsermächtigung 64 9.jpg]]&nbsp;
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<br/> [[File:Einzugsermächtigung 64 7.JPG|500px|Einzugsermächtigung 64 7.JPG]]
  
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'''Hinweis:&nbsp;'''Die rote Glühbirne in der Spalte Memo ist das Kennzeichen für die Zahlung per Einzugsermächtigung.
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=== Erzeugung einer SEPA-Exportdatei in der Faktura ===
  
*In dieser Übersicht haben Sie ferner die Möglichkeit, den ''Pfad der Ausgabedatei ''einzutragen und die gewünschte ''Anzahl von Kopien von Datenträgerbegleitpapieren ''anzugeben. Defaultmäßig werden hier zwei Exemplare gedruckt.
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*Starten Sie die Applikation '''Faktura'''.
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*Wechseln Sie auf das Register ''Filter''.
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*Wählen Sie die über die Menüschaltfläche ''Offene Posten ''die Option ''SEPA''.  
  
<br>[[Image:Einzugsermächtigung 64 10.jpg|700px|Einzugsermächtigung 64 10.jpg]]&nbsp;  
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[[File:Einzugsermächtigung 64 8.jpg|400px|Einzugsermächtigung 64 8.jpg]]&nbsp;
  
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*Markieren Sie die zu exportierenden Belege und stoßen Sie den Datenexport über die Funktion ''DTAUS Export ''im ''Register ''Beleg an.
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Es erscheint eine Übersicht der zum Export anstehenden Belege. Diese erfüllen folgende Voraussetzungen:
  
Es öffnet sich der nachstehende Dialog.
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#Die Rechnungen und Gutschriften sind unbezahlt und festgeschrieben,
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#die Bankverbindung des Kunden ist in der Personenverwaltung für den automatischen Lastschrifteinzug aktiviert <u>und </u>hat ein gültiges SEPA-Mandat hinterlegt,
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#die Rechnungen fallen in den konfigurierten Anzeigezeitraum (sofort nach Erstellung, 6 Tage oder 9 Tage vor Fälligkeit).  
  
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&nbsp;
  
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*Haben Sie mehrere Bankverbindungen für Ihre Apotheke hinterlegt, so können Sie oberhalb der Übersicht die ausführende&nbsp;Bank&nbsp;wählen.
  
[[Image:Einzugsermächtigung 64 11.jpg|300px|Einzugsermächtigung 64 11.jpg]]
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[[File:Einzugsermächtigung 64 9.jpg|RTENOTITLE]]&nbsp;
  
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&nbsp;
  
 +
Die&nbsp;Spalte ''Fällig ''enthält das Fälligkeitsdatum der Lastschrift. Zudem wird hier mittels einer hochgestellten roten Zahl angezeigt, wie viele Tage vor Fälligkeit die XML-Datei bei der Bank des Debitors eingegangen sein muss.
  
Die DTAUS-Datei erhält immer den selben Namen, damit man&nbsp;diese Datei nicht aus Versehen mehrfach erzeugt und&nbsp;mehrfach in das Bankprogramm einliest. Lesen Sie die exportierte Datei daher immer gleich in Ihr Bankprogramm ein. So wird verhindert, dass Sie eine noch nicht verarbeitete Datei überschreiben.
+
Die rote Glühbirne in der Spalte ''Memo'' kennzeichnet das Vorhandensein eines Nachsatzes für den Bankeinzug''.''
  
*Für den Datenexport bestätigen Sie den Dialog mit Ja.
+
*In dieser Übersicht haben Sie ferner die Möglichkeit, den ''Pfad der Ausgabedatei ''einzutragen.  
  
Nach erfolgreichem Export erhalten Sie die folgende Meldung. Danach werden die Rechnungen automatisch auf bezahlt gesetzt. <br><br><br>[[Image:Einzugsermächtigung 64 12.jpg|400px|Einzugsermächtigung 64 12.jpg]]&nbsp;  
+
[[File:Einzugsermächtigung 64 10.jpg|700px|Einzugsermächtigung 64 10.jpg]]&nbsp;
  
<br>
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&nbsp;
  
*Nach&nbsp;dem Betätigen der Schaltfläche&nbsp;''OK ''wird der Dialog ''Drucken&nbsp;''geöffnet. Hier wählen Sie&nbsp;bei Bedarf den Drucker aus.&nbsp;
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*Markieren Sie die zu exportierenden Belege und stoßen Sie den Datenexport über die Funktion ''SEPA-Export ''im Register ''Beleg ''an.  
  
<br>
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&nbsp;
  
[[Image:Einzugsermächtigung 64 13.jpg|400px|Einzugsermächtigung 64 13.jpg]]
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Die Exportdatei wird standardmäßig "SEPA-Lastschrift_Tagesdatum-Uhrzeit" benannt.
  
<br>
+
Nach erfolgreichem Export erhalten Sie eine Meldung. Danach werden die Rechnungen automatisch auf bezahlt gesetzt.
  
*Bestätigen Sie mit ''OK''.
+
*Bestätigen Sie mit ''OK .&nbsp;''  
  
<br>
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Die XML-Datei steht nun im eingestellten Verzeichnis für den Versand über Ihr Online-Banking-Programm bereit.
  
'''Hinweis:'''&nbsp;Sie&nbsp;haben die Möglichkeit, Protokolle und Begleitpapiere nachträglich zu drucken.
+
&nbsp;
  
*Gehen Sie dazu in das Register ''Extras ''und wählen die Option ''Nachdrucken DTAUS-Belege''.
+
{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1" style="width: 993.23px;"
 +
|-
 +
| style="width: 23.23px;" | [[File:Achtung.png|RTENOTITLE]]
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| style="width: 911.23px;" | Achten Sie darauf, die&nbsp;XML-Datei fristgerecht bei Ihrer Bank einzureichen.
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|}
  
Die Belege können anhand des Änderungsdatums erkannt werden.
+
&nbsp;
  
&nbsp; <br>[[Image:Einzugsermächtigung 64 14.JPG|500px|Einzugsermächtigung 64 14.JPG]]&nbsp;
+
Die Faktura meldet an die Personenverwaltung zurück, wann ein Mandat zuletzt verwendet wurde. Dieses Datum wird bei Einzelmandaten im Feld ''Letzte Rechnungsverbuchung am ''und bei Wiederholungsmandaten im Feld ''Letzte Lastschriftfälligkeit am ''der Mandatsverwaltung eingetragen.
  
[[Category:WINAPO_64]]
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[[Category:WINAPO® 64 PRO]] [[Category:Faktura]] [[Category:Konfiguration]] [[Category:Personenverwaltung]]

Aktuelle Version vom 20. Dezember 2021, 08:09 Uhr

Hintergrund

Das SEPA-Lastschriftverfahren kann in WINAPO® 64 PRO genutzt werden, sobald in der Personenverwaltung einmalig die SEPA-Mandatsverwaltung aktiviert wurde.

Im folgenden wird beschrieben, welche Einstellungen bei einem Kunden und in der Konfiguration erforderlich sind, um in der der Faktura eine Rechnung mit Lastschrifteinzug sowie eine entsprechende Exportdatei zu erzeugen. Voraussetzung ist, dass ein ausgefülltes SEPA-Lastschriftmandat des Kunden vorliegt (siehe Druck eines Formulars für SEPA-Lastschriftmandate).

 

 

Welche Einstellungen sind erforderlich, um offene Rechnungsbeträge per Lastschrift beim Kunden zu einzuziehen?

Bankdaten beim Kunden hinterlegen

  • Starten Sie die Applikation Personenverwaltung.
  • Suchen Sie den Kunden heraus, dem Sie eine Bankverbindung zuordnen möchten.
  • Wechseln Sie in den Ändernmodus.
  • Gehen Sie in das Register Konditionen und hier in den Navigationsbereich Rechnungsgruppe.
  • Im Bereich Bankverbindung klicken Sie auf die Schaltfläche RTENOTITLE.

 

Es öffnet sich der Dialog Bankverbindung.

  • Geben Sie die Bankdaten des Kunden ein.
  • Der Name des Kontoinhabers ist automatisch vorbelegt mit der aktuellen Person oder, falls die eingegebene IBAN bereits in der Personenverwaltung vorhanden ist, mit dem zu dieser IBAN gehörigen Kunden.

Einzugsermächtigung 64 1.JPG

  • Bestätigen Sie mit OK.

 

Dem Folgedialog können Sie die dem Kunden zugeordneten Bankverbindungen entnehmen.

Einzugsermächtigung 64 2.JPG

 

 

Mandat zu Bankverbindung hinterlegen

  • Markieren Sie die Bankverbindung und klicken Sie auf die Schaltfläche Mandate.

Einzugsermaechtigung 64 2b.jpg 

 

Da bisher noch kein Mandat vorhanden ist, wird automatisch der Detaildialog zur Datenerfassung geöffnet. Das neue Mandat enthält die Daten zur Bankverbindung, sowie die automatisch berechnete Mandatsreferenz.

  • Erfassen Sie die fehlenden Daten anhand des vorliegenden unterschriebenen Mandates und speichern Sie mit OK.

 

Im Folgedialog werden die zur Bankverbindung erfassten Mandate angezeigt.

Einzugsermaechtigung 64 2c.jpg 

  • Schließen Sie diesen mit OK.

 

Sie können die geänderten Daten dem Dialog Person ändern entnehmen. Hier ist automatisch das Kontrollkästchen Automatische Lastschrift (wenn SEPA Mandat vorhanden) aktiviert. Die Faktura verwendet eine Bankverbindung nur für das Lastschriftverfahren, wenn diese Option aktiviert ist und ein gültiges Mandat vorhanden ist.

Einzugsermächtigung 64 3.JPG
 

 

Einstellungen in der Konfiguration

  • Starten Sie die Applikation Konfiguration.
  • Wechseln Sie in den Applikationsbereich Applikationseinstellungen.
  • Wählen Sie die Einstellungen für die Faktura.
  • Wechseln Sie in das Register SEPA.
  • Hier können Sie den Ausgabepfad für die SEPA-Export-Dateien festlegen. Voreingestellt ist hier der Pfad ...\WINAPO64\Faktura\User.
  • Legen Sie die Bankverbindung fest, die standardmäßig für die Abwicklung vorbelegt sein soll.
  • Legen Sie fest, wann einzelne Rechnungen in der SEPA-Ansicht sichtbar sein sollen (sofort, 6 oder 9 Tage vor Fälligkeit).
  • Legen Sie fest, ob die gesetzlich vorgeschriebene Vorabankündigung über den Druck der Rechnung erfolgen soll.
  • Speichern Sie die Einstellungen.

 

Einzugsermächtigung 64 6.jpg 

 

  • Wechseln Sie jetzt in das Register Verhalten.
  • Aktivieren Sie hier den Parameter Bankeinzugs-Hinweis für Rechnungen drucken.
  • Speichern Sie die Einstellung.


Einzugsermächtigung 64 7.JPG

 

 

 

Erzeugung einer SEPA-Exportdatei in der Faktura

  • Starten Sie die Applikation Faktura.
  • Wechseln Sie auf das Register Filter.
  • Wählen Sie die über die Menüschaltfläche Offene Posten die Option SEPA.

Einzugsermächtigung 64 8.jpg 

 

Es erscheint eine Übersicht der zum Export anstehenden Belege. Diese erfüllen folgende Voraussetzungen:

  1. Die Rechnungen und Gutschriften sind unbezahlt und festgeschrieben,
  2. die Bankverbindung des Kunden ist in der Personenverwaltung für den automatischen Lastschrifteinzug aktiviert und hat ein gültiges SEPA-Mandat hinterlegt,
  3. die Rechnungen fallen in den konfigurierten Anzeigezeitraum (sofort nach Erstellung, 6 Tage oder 9 Tage vor Fälligkeit).

 

  • Haben Sie mehrere Bankverbindungen für Ihre Apotheke hinterlegt, so können Sie oberhalb der Übersicht die ausführende Bank wählen.

RTENOTITLE 

 

Die Spalte Fällig enthält das Fälligkeitsdatum der Lastschrift. Zudem wird hier mittels einer hochgestellten roten Zahl angezeigt, wie viele Tage vor Fälligkeit die XML-Datei bei der Bank des Debitors eingegangen sein muss.

Die rote Glühbirne in der Spalte Memo kennzeichnet das Vorhandensein eines Nachsatzes für den Bankeinzug.

  • In dieser Übersicht haben Sie ferner die Möglichkeit, den Pfad der Ausgabedatei einzutragen.

Einzugsermächtigung 64 10.jpg 

 

  • Markieren Sie die zu exportierenden Belege und stoßen Sie den Datenexport über die Funktion SEPA-Export im Register Beleg an.

 

Die Exportdatei wird standardmäßig "SEPA-Lastschrift_Tagesdatum-Uhrzeit" benannt.

Nach erfolgreichem Export erhalten Sie eine Meldung. Danach werden die Rechnungen automatisch auf bezahlt gesetzt.

  • Bestätigen Sie mit OK . 

Die XML-Datei steht nun im eingestellten Verzeichnis für den Versand über Ihr Online-Banking-Programm bereit.

 

RTENOTITLE Achten Sie darauf, die XML-Datei fristgerecht bei Ihrer Bank einzureichen.

 

Die Faktura meldet an die Personenverwaltung zurück, wann ein Mandat zuletzt verwendet wurde. Dieses Datum wird bei Einzelmandaten im Feld Letzte Rechnungsverbuchung am und bei Wiederholungsmandaten im Feld Letzte Lastschriftfälligkeit am der Mandatsverwaltung eingetragen.