Inventur (POS; permanent) mit Memor: Unterschied zwischen den Versionen

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=== Hintergrund ===
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=== Hintergrund ===
  
Es gibt unterschiedliche Verfahrensweisen eine Inventur in der Apotheke durchzuführen. Neben der [[Stichtagsinventur (POS) SQL|Stichtagsinventur]], bei dem an einem Tag die Inventur in&nbsp;der Software&nbsp;gestartet und abgeschlossen wird, gibt es auch die permanente Inventur. Hier werden im Regelfall täglich Artikellisten ausgedruckt, der Bestand kontrolliert und mit dem Wert der Liste abgeglichen. Alternativ kann bei der permanenten Inventur auch ein Zählgerät, z.B. ein Memor, eingesetzt werden, das den Ablauf der Inventur vereinfacht und zu einer Zeitersparnis beiträgt.  
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Es gibt unterschiedliche Verfahrensweisen eine Inventur in der Apotheke durchzuführen. Neben der Stichtagsinventur, bei dem an einem Tag die Inventur in&nbsp;der Software&nbsp;gestartet und abgeschlossen wird, gibt es auch die permanente Inventur. Hier werden im Regelfall täglich Artikellisten ausgedruckt, der Bestand kontrolliert und mit dem Wert der Liste abgeglichen. Alternativ kann bei der permanenten Inventur auch ein Zählgerät, z.B. ein Memor, eingesetzt werden, das den Ablauf der Inventur vereinfacht und zu einer Zeitersparnis beiträgt.
  
Wie Sie in Ihrer Apotheke eine permanente Inventur mit Memor durchführen, lesen Sie im folgenden Beitrag.  
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Wie Sie in Ihrer Apotheke eine permanente Inventur mit Memor durchführen, lesen Sie im folgenden Beitrag.
  
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=== Wie kann ich mit WINAPO eine permanente Inventur mit Memor durchführen?  ===
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'''Hinweis:&nbsp;'''Zwischen der Erfassung der Bestände mit&nbsp;Memor und dem Auslesen des Memor in der Inventur dürfen die betreffenden Artikel nicht abverkauft bzw. im Wareneingang verbucht werden!!!<br>
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=== Wie kann ich mit WINAPO<sup>®</sup> eine permanente Inventur mit Memor durchführen? ===
  
Erfassen Sie die Inventur an einem Tag – so überspringen Sie den Punkt ''Wiederaufruf der Inventur'' der Kurzanleitung.
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{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"
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| style="width: 15.23px;" | [[File:Achtung.png|RTENOTITLE]]
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| style="width: 1217.76px;" |
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Zwischen der Erfassung der Bestände mit&nbsp;Memor und dem Auslesen des Memor in der Inventur dürfen die betreffenden Artikel nicht abverkauft bzw. im Wareneingang verbucht werden!
  
==== Aufruf der Inventur ====
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Erfassen Sie die Inventur an einem Tag – so überspringen Sie den Punkt ''Wiederaufruf der Inventur''.
  
*Wählen Sie in der Warenwirtschaft den Applikationsbereich ''Inventur ''/ Register ''Inventur ''/ Gruppe ''Öffnen ''/ Funktionsschaltfläche ''Auswählen''.
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|}
  
Es öffnet sich der Dialog ''Inventur-Bearbeitung''.
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[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 1.PNG]]&nbsp;
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==== Aufruf der Inventur ====
  
*Soll eine neue Inventur durchgeführt werden, muss der Haken beim Kontrollkästchen ''Initialisieren ''gesetzt sein. Bei erstmaliger Inventur oder nach einer vorherigen ordnungsgemäß abgeschlossenen Inventur ist der Haken automatisch gesetzt.
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*Wählen Sie in der '''Warenwirtschaft''' den Applikationsbereich ''Inventur'' / Register ''Inventur'' / Gruppe ''Öffnen'' / Funktionsschaltfläche ''Auswählen''.  
*Die Auswahl ''Inventurzeilen automatisch ermitteln ''sollte markiert sein.
 
*Der Punkt ''Startinventur (manuell)'' darf <u>nicht</u> gesetzt werden, Diese Einstellung wird nur bei einer Apothekenneueinrichtung verwendet.<br>
 
  
Überprüfen Sie die Werte im Bereich I''nventurparameter''. Diese Werte können ggf. noch geändert werden.
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*Die Zählmenge für eine Inventur sollten Sie mit&nbsp;'''1''' vorbelegen. Die vorgegebenen Werte werden aus der '''Konfiguration '''unter ''Applikationseinstellungen /&nbsp;Warenwirtschaft ''/ Register ''Inventur ''ausgelesen.
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Es öffnet sich der Dialog ''Inventur-Bearbeitung''.
*Sind alle Einträge in Ordnung, bestätigen Sie den Dialog ''Inventur-Bearbeitung ''über die Schaltfläche ''OK''.. Sie erhalten nun die Inventur-Übersicht.
 
  
Wurden in einer Inventur bereits Artikel gezählt und die Inventur soll neu initialisiert werden, so wird folgender Hinweis eingeblendet: <!---
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[[File:POS mit Memor 1.png|RTENOTITLE]]
  
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Soll eine neue Inventur durchgeführt werden, muss der Haken beim Kontrollkästchen '''Initialisieren''' gesetzt sein. Bei erstmaliger Inventur oder bei einer vorherigen ordnungsgemäß abgeschlossenen Inventur ist der Haken automatisch gesetzt.
  
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*Als nächstes können Sie noch entscheiden, ob Besorgungsartikel mit Bestand > 0 mit in die Inventur sollen oder nicht.
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*Dieses Kontrollkästchen enthält standardmäßig keinen Haken.
  
{| style="height: 304px; width: 612px" cellspacing="1" cellpadding="1" width="612" border="1"
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<br/> Wurden in einer Inventur bereits Artikel gezählt und die Inventur soll neu initialisiert werden, so wird folgender Hinweis eingeblendet:
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[[File:POR mit Kärtchen 2.png|400px|RTENOTITLE]]
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Sobald Artikel abgeglichen wurden, ist ein Initialisieren der Inventur nicht mehr möglich, da sonst bereits abgeglichene Inventurzeilen gelöscht werden. Diese müssen aus steuerrechtlichen Gründen gespeichert bleiben.
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[[File:POR mit Kärtchen 3.png|400px|RTENOTITLE]]
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&nbsp;
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Ein neues Initialisieren der Inventur ist erst nach Abschluss der in Bearbeitung befindlichen Inventur möglich.
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&nbsp;
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{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"
 
|-
 
|-
| '''Feld'''
+
| style="width: 11.23px;" | [[File:Achtung.png|RTENOTITLE]]
| '''Bedeutung'''
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| style="width: 1248.23px;" |
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Wird mit der permanenten Inventur gearbeitet, kann es pro Geschäftsjahr mehr als eine Inventur geben.
 +
 
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Wird der Nachweis des Zählens über eine permanente Inventur erbracht, die am Jahresende abzuschließen ist, muss bei einer Stichtagsinventur (Wertbuchung) nicht erneut gezählt werden
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|}
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&nbsp;
 +
 
 +
*Prüfen Sie, ob das Ende des Geschäftsjahres korrekt eingetragen ist und ändern dies ggf.
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&nbsp;
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{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"
 
|-
 
|-
| Ende des Geschäftsjahres
+
| style="width: 8.23px;" | [[File:Achtung.png|RTENOTITLE]]
| Sie können hier bei Bedarf das Ende Ihres Geschäftsjahres anpassen.
+
| style="width: 984.23px;" | Der Punkt ''Startinventur (manuell)'' darf '''nicht''' gesetzt werden, Diese Einstellung wird nur bei Apothekenneueinrichtung verwendet.
|-
+
|}
| Inventurinitialisierung
+
 
| Beim Neueröffnen der Inventur ist der Haken ''Inventurinitialisierung ''gesetzt.
+
&nbsp;
|-
+
 
| Inventurzeilen automatisch ermitteln
+
*Prüfen Sie die ''Inventurparameter'' im Dialog ''Inventur-Bearbeitung''
| Der Punkt ''Inventurzeilen automatisch ermitteln'' sollte markiert sein.
+
 
|-
+
&nbsp;
| Besorgungen mit einem Bestand &gt; 0 aufnehmen
+
 
| Dieser Punkt ist standardmäßig nicht markiert. Sollen Besorgungen mit Bestand bei Ihnen mit erfasst werden, setzen Sie hier einen Haken.
+
Die vorbelegten Werte werden aus der '''Konfiguration''' unter Applikationseinstellungen ''Warenwirtschaft'' / Register ''Inventur'' ausgelesen und können hier ggf. geändert werden.
|-
 
| Startinventur (manuell)
 
| Der Punkt ''Startinventur (manuell)'' sollte nur benutzt werden, wenn kein Lager im Hintergrund ist. Für eine permanente Inventur ist dieser Punkt nicht geeignet.
 
|-
 
| colspan="2" |
 
Die folgenden Werte werden aus der '''Konfiguration''' / Applikationsbereich ''Applikationseinstellungen ''/&nbsp;''Einstellungen für die Warenwirtschaft ''/ Register ''Inventur ''gelesen und&nbsp;können&nbsp;bei Bedarf&nbsp;angepasst werden.  
 
  
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 9.PNG|400px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 9.PNG]]
+
*Belegen Sie die Zählmenge für eine permanente Inventur mit 0 vor, um alle Artikel zu zählen
 +
*Sind alle Einträge in Ordnung, bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung mit (OK).  
  
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 10.PNG|400px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 10.PNG]]
+
&nbsp;
  
 +
{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"
 
|-
 
|-
| Preis
+
| style="width: 3.23px;" | [[File:Achtung.png|RTENOTITLE]]
| Hier gegebenenfalls mit&nbsp;Ihrem Steuerberater Rücksprache halten.
+
| style="width: 1073.23px;" | Während der Initialisierung dürfen weder der Bediener noch die Applikation gewechselt werden! Es besteht die Gefahr, dass der Vorgang sonst unterbrochen wird.
|-
 
| Zählmenge mit
 
| Bitte die Zählmenge für eine permanente Inventur mit 0 vorbelegen.
 
|-
 
| Unverkäuflich
 
| Verändern Sie hier die Zeit für die Ermittlung&nbsp;von unverkäuflichen Artikeln.&nbsp;
 
 
|}
 
|}
  
<br>&nbsp;  
+
&nbsp;
  
*Sind alle Einträge in Ordnung, drücken Sie ''OK&nbsp;''und Sie erhalten die ''Inventur-Übersicht''.
+
Sie erhalten nun die Inventur-Übersicht.
  
<br>
+
&nbsp;
  
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 2.PNG|500px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 2.PNG]]&nbsp;
+
==== Bestände erfassen ====
  
==== <br><br>Zähllisten erstellen  ====
+
*Verwenden Sie über das Register ''Inventur'' die Menüschaltfläche ''Nä. x unbearbeitete Zeilen'', um eine Liste der nächsten noch zu bearbeitenden Zeilen zu generieren.
  
*Rufen Sie im Register ''Inventur&nbsp;''den ''Komfortfilter ''für die Inventur-Zeilen auf.
+
[[File:POS mit Memor 4.png|450px|POS_mit_Memor_4.png]]
  
&nbsp;
+
*Erfassen Sie nun mit dem Memor alle Artikel und deren Mengen, die in Ihrem Warenlager vorhanden sind.
 +
*Ist ein Artikel mehrfach gelagert, müssen alle Lagerorte, also die gesamte Lagermenge erfasst werden.
 +
*Stecken Sie den Memor in die Ladeschale und rufen über das Register ''Inventur'' / Gruppe ''Datenimport'' / Funktionsschaltfläche ''Allgemein'' den Dialog ''Datenimport'' auf.
 +
*Wählen Sie die Option Addieren und anschließend die Schaltfläche MP lesen.
  
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 3.PNG|500px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 3.PNG]]
+
&nbsp;
  
&nbsp;  
+
{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"
 
+
|-
*Zum Drucken der Zähllisten wählen Sie den gewünschten Zählbereich aus.
+
| style="width: 4.23px;" | [[File:Tipp.png|RTENOTITLE]]
 +
| style="width: 1185.23px;" | Die Artikel können sowohl mit dem Memor als auch mit einem Barcodescanner erfasst werden. So sparen Sie sich die manuelle Eingabe der PZN.
 +
|}
  
Hierzu können Sie entweder über ''Namenseingrenzung''
+
&nbsp;
  
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 4.PNG|250px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 4.PNG]]&nbsp;
+
==== Überprüfung ====
  
oder über ''Nächsten Zeilen ''aus
+
Nachdem die Daten eingelesen sind, überprüfen Sie diese auf Fehlartikel und Differenzmengen.
  
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 5.PNG|250px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 5.PNG]]
+
&nbsp;
  
<br>
+
===== Fehlartikel =====
  
*Drucken Sie über ''F12 ''die Zählliste aus.
+
*Rufen Sie über das Register ''Inventur'' / Gruppe ''Datenimport'' / Funktionsschaltfläche ''Fehlartikel'' die Liste der Artikel auf, die nicht bearbeitetet werden konnten.  
  
<br>
+
&nbsp;
  
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 6.PNG|300px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 6.PNG]]<br>
+
Auf der Liste werden Ihnen der Vorgänger und der Nachfolger zu jedem unbekannten Artikel aufgeführt. Damit können Sie den Fehlartikel in Ihrem Warenlager besser herausfinden.
  
<br>
+
&nbsp;
  
*Erfassen Sie die Artikelmengen auf der Zählliste.
+
[[File:POR mit Memor 4.png|RTENOTITLE]]
  
<br>
+
&nbsp;
  
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 7.PNG|400px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 7.PNG]]&nbsp;
+
*Drucken Sie die Liste aus dem Dialog heraus aus
 +
*Die Fehlartikel müssen in der LAUER-TAXE<sup>®</sup> bearbeitet werden.  
 +
*Ordnen Sie dem Artikel die entsprechende '''GTIN''' über das Register ''Artikel'' / Gruppe ''Verwaltung'' / Menüschaltfläche ''Ändern'' in den Basisdaten zu
  
<br>
+
&nbsp;
  
*Übertragen Sie die Mengen in das Feld ''ZM''.
+
[[File:POR mit Memor 5.png|RTENOTITLE]]
  
'''Hinweis:'''&nbsp;Geben Sie hierzu entweder&nbsp;in das Eingabefeld (oben rechts) die Zählmenge (z.B.:&nbsp;3) gefolgt von einem * ein und scannen Sie anschließend den Artikel ein [[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 11.PNG|86px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 11.PNG]].&nbsp;Alternativ&nbsp;klicken Sie&nbsp;doppelt auf das Feld ''Zählmenge ''und tragen die tatsächliche Menge ein.
+
*Erfassen Sie den Artikel nun noch durch manuelle Eingabe in der Inventurliste der Warenwirtschaft
  
<br>
+
&nbsp;
--->
+
<div class="mw-parser-output">
 +
===== Differenzmengen =====
  
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 1a.PNG]]
+
*Öffnen Sie den Dialog ''Inventur Filter'' über das Register ''Inventur'' / Gruppe ''Filtern'' / Funktionsschaltfläche ''Komfortfilter''.
 +
*Entfernen Sie in der Gruppe ''Artikelart'' bei ''Gefäße und Drogen+Chemikalien'' den Haken.
 +
*Wählen Sie in der Gruppe ''Kennzeichen'' bei ''Bearbeitungsstatus'' den Eintrag ''Bearbeitete'' und bei''Abgleichsstatus'' den Eintrag ''Nicht Abgeglichen'' aus.
 +
*In der Gruppe''Mengeneingrenzung'' wählen Sie die Option ''Differenzmenge'' und geben in das Feld ''Von'' den Wert 1 ein.  
  
*Sobald Artikel abgeglichen wurden, ist ein Initialisieren der Inventur nicht mehr möglich, da sonst bereits abgeglichene Inventurzeilen gelöscht würden. Diese müssen aus steuerrechtlichen Gründen gespeichert bleiben.
+
[[File:POS mit Memor 7.png|RTENOTITLE]]
*Ein erneutes Initialisieren der Inventur ist erst nach Abschluss der in Bearbeitung befindlichen Inventur möglich.
 
*Wird mit der Permanenten Inventur gearbeitet, kann es pro Geschäftsjahr mehr als eine Inventur geben.
 
  
<br>[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 1b.PNG]]<br>
+
&nbsp;
  
<br>
+
Mit der Schaltfläche ''Filtern'' erhalten Sie dann eine gefilterte Liste.
  
==== Bestände mit Memor erfassen  ====
+
*Prüfen Sie die Artikelzeilen auf ihre Differenzmenge hin.
  
*Erfassen Sie nun mit dem ''Memor ''die Artikel und deren Mengen, die mehr als 1 x vorhanden sind.
+
&nbsp;
*Stecken Sie den ''Memor ''und rufen Sie über das Register ''Inventur ''/ Gruppe ''Datenimport ''/ Funktionsschaltfläche ''Allgemein'' den Dialog ''Datenimport ''auf.
 
*Wählen Sie hier die Option ''Addieren ''und anschließend die Schaltfläche ''MP&nbsp;lesen''.
 
  
<br>
+
Korrigieren Sie bei den Artikeln, bei denen Erfassungsfehler vorlagen, die Zählmenge.
  
==== Überprüfung  ====
+
*Klicken Sie dazu doppelt auf das Feld ''ZM'' und tragen den korrekten Bestand ein.
  
Nachdem die Daten eingelesen sind, überprüfen Sie diese auf Fehlartikel und Differenzmengen über den ''Komfortfilter''.
+
&nbsp;
 +
</div>
 +
==== Abgleich ====
  
*Rufen Sie über das Register ''Inventur ''/ Gruppe ''Datenimport ''/ Funktionsschaltfläche ''Fehlartikel ''die Liste der Artikel auf, die nicht bearbeitetet werden konnten.  
+
*Gibt es keine ungeprüften Artikel mit Differenzmengen mehr, öffnen Sie erneut den Dialog ''Inventur Filter'' über das Register ''Inventur'' / Gruppe ''Filtern'' / Funktionsschaltfläche ''Komfortfilter''.  
*Drucken Sie die Liste aus und markieren die Artikel als bearbeitet.
+
*Schalten Sie ggf. aktivierte Filtereinstellungen über die Schaltfläche ''Keine_Filter ''aus.  
  
Auf der Liste werden Ihnen der Vorgänger und der Nachfolger zu jedem unbekannten Artikel aufgeführt Damit können Sie den Fehlartikel besser herausfinden .
+
&nbsp;
  
<br>
+
Damit erhalten Sie wieder eine ungefilterte Inventurliste.
  
[[Image:Inventur Memopen SQL 3.JPG|Inventur Memopen SQL 3.JPG]]&nbsp;
+
*Betätigen Sie die Funktionsschaltfläche ''Abgleichen'' über das Register ''Inventurzeile'' / Gruppe ''Bearbeiten''
  
<br>Diese Fehlartikel müssen in der '''Taxe '''bearbeitet werden:
+
&nbsp;
  
*GTINs ordnen Sie über das Register ''Artikel ''/ Gruppe ''Verwaltung ''/ Menüschaltfläche ''Ändern ''in der ''Basis-Info ''dem entsprechenden Artikel zu und erfassen diesen auch noch in der Inventur.  
+
Mit dieser Funktion werden die Differenzmengen zum aktuellen Bestand verrechnet und weggeschrieben.
*AV- Artikel könnten Sie als Eigenartikel anlegen oder aber auch den Artikel entsorgen.<br>
 
  
<br>
+
<br/> '''Damit werden jetzt die Bestände im System angepasst.'''
  
==== Wiederaufruf der Inventur  ====
+
Anschließend können Sie in der Warenwirtschaft wieder in einen anderen Applikationsbereich, z.B. Einkauf oder Retouren wechseln.
  
'''Hinweis:'''&nbsp;Erfassen Sie die Inventur an einem Tag –&nbsp;so überspringen Sie dieses Kapitel.
+
&nbsp;
  
*Öffnen Sie in der '''Warenwirtschaft '''im Applikationsbereich ''Inventur ''/ Register ''Inventur ''/ Gruppe ''Öffnen ''/ Funktionsschaltfläche ''Auswählen ''den Dialog ''Inventur-Bearbeitung''.
+
==== Wiederaufruf der Inventur ====
*Im Dialog ''Inventur-Bearbeitung ''ist nun der Haken „Inventurinitialisierung“ '''nicht''' gesetzt.
 
  
'''Achtung: '''Setzen des Hakens würde die bisherige Inventur überschreiben!!!
+
*Öffnen Sie in der '''Warenwirtschaft''' im Applikationsbereich ''Inventur'' / Register ''Inventur'' / Gruppe ''Öffnen'' / Funktionsschaltfläche ''Auswählen'' den Dialog ''Inventur-Bearbeitung''.
 +
*Im Dialog ''Inventur-Bearbeitung'' ist nun der Haken '''Initialisieren''' nicht gesetzt.
 +
*Bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung mit ''OK'' und Sie erhalten wieder die Inventur-Übersicht.
 +
*Verfahren Sie wie unter Kapitel 2 bis 4 beschrieben weiter mit Ihrer Inventur.
  
*Bestätigen Sie&nbsp;den Dialog ''Inventur-Bearbeitung'' mit ''OK&nbsp;''und Sie erhalten wieder die Inventur-Übersicht.
+
&nbsp;
*Verfahren Sie, wie unter Kapitel 2 bis 4 beschrieben, weiter mit Ihrer Inventur.<br><br>
 
  
==== Abschlussarbeiten ====
+
==== Abschlussarbeiten ====
  
*Wählen Sie im Dialog ''Inventur Filter ''über das Register ''Inventur ''/ Gruppe ''Filtern ''/ Funktionsschaltfläche ''Komfortfilter ''in der Gruppe ''Kennzeichen ''bei ''Bearbeitungsstatus ''den Eintrag ''Nicht Bearbeitete''.
+
*Wählen Sie im Dialog ''Inventur Filter'' über das Register ''Inventur'' / Gruppe ''Filtern'' / Funktionsschaltfläche ''Komfortfilter'' in der Gruppe ''Kennzeichen'' bei ''Bearbeitungsstatus'' den Eintrag ''Nicht Bearbeitete''  
  
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 4a1.PNG]]  
+
[[File:POS mit Memor 8.png|500px|RTENOTITLE]]
  
<br>
+
&nbsp;
  
Durch diese Filtereinstellung wird nach Artikeln gesucht, die noch nicht in der Inventur bearbeitet wurden. Mit der Schaltfläche ''Übernehmen ''erhalten Sie dann die gefilterte Liste, die Sie auf evtl. vergessene Bereiche kontrollieren können.
+
Durch diese Filtereinstellung wird nach Artikeln gesucht, die noch nicht in der Inventur bearbeitet wurden. Unter diesen nicht bearbeiteten Artikeln werden auch die Artikel aufgelistet, die während des Jahres neu an Lager gelegt wurden, nachdem der Bereich schon gezählt wurde.
  
Artikel, die zum Zeitpunkt der Inventur einen Bestand von 0 aufweisen, können über das Register ''Inventurzeile ''/ Gruppe ''Bearbeiten ''/ Funktionsschaltfläche ''Löschen ''aus der Liste gelöscht werden (die Artikel bleiben in der '''Taxe '''als Lagerartikel erhalten).
+
*Verfahren Sie mit den gefilterten Artikeln wie in Kapitel 2 beschrieben.  
  
Bei Inventurabschluss werden folgende Punkte geprüft:
+
&nbsp;
  
*Inventurzeilen mit EK = 0,00
+
==== Abschluss ====
*Inventurzeilen mit hohen Zählmengen. <br>Den Wert hierfür können Sie selbst definieren, indem Sie in der '''Konfiguration '''/ ''Applikationseinstellungen / Warenwirtschaft ''im Register ''Inventur ''den Parameter ''Warnung vor Inventurabschluss: bei Zählmenge &gt;=&nbsp; ''einen Wert erfassen.<br>
 
*Prüfen Sie,&nbsp; ob alle Artikel einen EK besitzen. Bearbeiten Sie die einzelnen Zeilen durch einen Doppelklick ins Feld ''EK'' und tragen Sie die Preise ein.
 
  
 +
Wurden am Ende des Geschäftsjahres nun alle Artikel einmal gezählt, können Sie die Inventur abschließen.
  
 +
*Schließen Sie die Inventur über das Register ''Inventur'' / Gruppe ''Bearbeiten'' / Funktionsschaltfläche ''Abschließen'' ab
  
'''Tipp: '''Ergänzen Sie anschließend die eingegebenen ''EK''s als ''Eigene EK''s in der '''Taxe''', damit diese für weitere Inventuren zur Verfügung stehen.
+
<br/> Bei Inventurabschluss werden folgende Punkte geprüft:
  
Um bereits im Vorfeld diese Abschlussarbeiten besser prüfen zu können, können Sie den Schnellfilter nutzen.  
+
*Inventurzeilen mit EK = 0,00
 +
*Inventurzeilen mit hohen Zählmengen.  
  
&nbsp;[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 4b.PNG]]
+
Den Wert hierfür können Sie selbst definieren, indem Sie in der '''Konfiguration''' / Applikationseinstellungen ''Warenwirtschaft'' im Register ''Inventur'' den Parameter ''Warnung vor Inventurabschluss: bei Zählmenge >='' einen Wert erfassen.
  
<br>
+
<br/> Um bereits im Vorfeld diese Abschlussarbeiten besser prüfen zu können, können Sie die Schnellfilter im Register ''Inventur'' / Gruppe ''Filtern'' / Funktionsschaltfläche ''Abschlussarbeiten'' nutzen.
  
*Über das Register ''Inventur ''/ Gruppe ''Bearbeiten ''/ Funktionsschaltfläche ''Abschließen ''wird die Inventur abgeschlossen und es kann an der Inventur nichts mehr geändert werden.<br><br>
+
[[File:POS mit Memor 9.png|500px|RTENOTITLE]]
  
==== Drucken  ====
+
&nbsp;
  
*Über das Register ''Drucken ''/ Gruppe ''Druckumfang ''können Sie nun Ihr Deckblatt oder die Inventurliste über die&nbsp;jeweilige&nbsp;Funktionsschaltfläche &nbsp;ausdrucken.
+
==== Drucken ====
  
Wird der Druck des Deckblattes oder der Inventurliste aus einer offenen Inventur heraus aufgerufen, erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage:
+
*Drucken Sie nun über das Register ''Drucken'' / Gruppe ''Druckumfang''&nbsp;Ihr Deckblatt und ggf. die Inventurliste über die jeweilige Funktionsschaltfläche aus  
  
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 5a.PNG|550px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 5a.PNG]]
+
&nbsp;
  
&nbsp;&nbsp; &nbsp;– ''Ja'': Die Inventur wird abgeschlossen und der ausgewählte Druckumfang wird gedruckt.
+
Wird der Druck des Deckblattes oder der Inventurliste aus einer noch offenen Inventur heraus aufgerufen, erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage:
  
&nbsp;&nbsp;&nbsp; – ''Nein'': Der ausgewählte Druckumfang wird mit dem Hinweis "VORAB" gedruckt, so dass erkennbar ist, dass es sich <br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; um&nbsp;einen Vorab-Druck und nicht um einen steuerlich relevanten Beleg handelt.&nbsp;
+
[[File:POR mit Kärtchen 7.png|500px|RTENOTITLE]]
  
Im nächsten Schritt können Sie wählen, auf welcher Basis gedruckt werden soll.
+
&nbsp;
  
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 5b.PNG|350px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 5b.PNG]]
+
''Ja'': Die Inventur wird abgeschlossen und der ausgewählte Druckumfang wird gedruckt.<br/> ''Nein'': Der ausgewählte Druckumfang wird mit dem Hinweis "VORAB" gedruckt, so dass erkennbar ist, dass es sich um einen Vorab-Druck und nicht um einen steuerlich relevanten Beleg handelt
  
<br>Auch ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.<br><br><!---  ==== Hinweis für mehrfach gelagerte Artikel  ====
+
&nbsp;
  
*'''Positive Differenzen''' (Zählmenge &gt; Bestand) werden dem Übervorratslagerort zugebucht (entspricht Verhalten beim Wareneingang).
+
Im nächsten Schritt können Sie wählen, auf welcher Basis gedruckt werden soll.
*'''Negative Differenzen''' (Zählmenge &lt; Bestand) werden vom Sichtwahl-/Hauptlagerort abgebucht (entspricht Verhalten beim Abverkauf).
 
  
In der Inventur wird nur der Gesamtbestand angezeigt, die Bestandsaufteilung auf die einzelnen Lagerorte lässt sich in der '''Taxe '''über [[Image:STRG.png]]&nbsp;+&nbsp;[[Image:L.png]] die Lagerortübersicht ansehen.
+
[[File:POR mit Kärtchen 8.png|350px|RTENOTITLE]]
  
Änderungen sind über Register ''Artikel ''/ Gruppe ''Verwaltung ''/ Menüschaltfläche ''Ändern ''/ Funktion ''Bestand ''möglich.
+
&nbsp;
  
'''TIPP:''' Filtern Sie in den '''Auswertungen '''nach mehrfach gelagerten Artikeln.Verzweigen Sie mit der Trefferliste in die '''Taxe '''und ändern Sie über das Register ''Artikel ''/ Gruppe ''Verwaltung ''/ Menüschaltfläche ''Ändern ''/ Funktion ''Bestand ''direkt die Bestände an den einzelnen Lagerorten. Wenn Sie diese mehrfach gelagerten Artikel nun in der Inventur nicht zählen, wird der Bestand aus der '''Taxe '''in die ''Inventur ''übernommen. --->
+
Ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist jederzeit möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.
  
[[Category:WINAPO_64]]
+
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</div> </div> </div> </div> </div>
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[[Category:WINAPO® 64 PRO]] [[Category:Konfiguration]] [[Category:LAUER-TAXE®]] [[Category:Warenwirtschaft]]

Aktuelle Version vom 29. Oktober 2019, 15:04 Uhr

Hintergrund

Es gibt unterschiedliche Verfahrensweisen eine Inventur in der Apotheke durchzuführen. Neben der Stichtagsinventur, bei dem an einem Tag die Inventur in der Software gestartet und abgeschlossen wird, gibt es auch die permanente Inventur. Hier werden im Regelfall täglich Artikellisten ausgedruckt, der Bestand kontrolliert und mit dem Wert der Liste abgeglichen. Alternativ kann bei der permanenten Inventur auch ein Zählgerät, z.B. ein Memor, eingesetzt werden, das den Ablauf der Inventur vereinfacht und zu einer Zeitersparnis beiträgt.

Wie Sie in Ihrer Apotheke eine permanente Inventur mit Memor durchführen, lesen Sie im folgenden Beitrag.

 

 

Wie kann ich mit WINAPO® eine permanente Inventur mit Memor durchführen?

 

RTENOTITLE

Zwischen der Erfassung der Bestände mit Memor und dem Auslesen des Memor in der Inventur dürfen die betreffenden Artikel nicht abverkauft bzw. im Wareneingang verbucht werden!

Erfassen Sie die Inventur an einem Tag – so überspringen Sie den Punkt Wiederaufruf der Inventur.

 

Aufruf der Inventur

  • Wählen Sie in der Warenwirtschaft den Applikationsbereich Inventur / Register Inventur / Gruppe Öffnen / Funktionsschaltfläche Auswählen.

 

Es öffnet sich der Dialog Inventur-Bearbeitung.

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Soll eine neue Inventur durchgeführt werden, muss der Haken beim Kontrollkästchen Initialisieren gesetzt sein. Bei erstmaliger Inventur oder bei einer vorherigen ordnungsgemäß abgeschlossenen Inventur ist der Haken automatisch gesetzt.

  • Als nächstes können Sie noch entscheiden, ob Besorgungsartikel mit Bestand > 0 mit in die Inventur sollen oder nicht.
  • Dieses Kontrollkästchen enthält standardmäßig keinen Haken.


Wurden in einer Inventur bereits Artikel gezählt und die Inventur soll neu initialisiert werden, so wird folgender Hinweis eingeblendet:

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Sobald Artikel abgeglichen wurden, ist ein Initialisieren der Inventur nicht mehr möglich, da sonst bereits abgeglichene Inventurzeilen gelöscht werden. Diese müssen aus steuerrechtlichen Gründen gespeichert bleiben.

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Ein neues Initialisieren der Inventur ist erst nach Abschluss der in Bearbeitung befindlichen Inventur möglich.

 

RTENOTITLE

Wird mit der permanenten Inventur gearbeitet, kann es pro Geschäftsjahr mehr als eine Inventur geben.

Wird der Nachweis des Zählens über eine permanente Inventur erbracht, die am Jahresende abzuschließen ist, muss bei einer Stichtagsinventur (Wertbuchung) nicht erneut gezählt werden

 

  • Prüfen Sie, ob das Ende des Geschäftsjahres korrekt eingetragen ist und ändern dies ggf.

 

RTENOTITLE Der Punkt Startinventur (manuell) darf nicht gesetzt werden, Diese Einstellung wird nur bei Apothekenneueinrichtung verwendet.

 

  • Prüfen Sie die Inventurparameter im Dialog Inventur-Bearbeitung

 

Die vorbelegten Werte werden aus der Konfiguration unter Applikationseinstellungen Warenwirtschaft / Register Inventur ausgelesen und können hier ggf. geändert werden.

  • Belegen Sie die Zählmenge für eine permanente Inventur mit 0 vor, um alle Artikel zu zählen
  • Sind alle Einträge in Ordnung, bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung mit (OK).

 

RTENOTITLE Während der Initialisierung dürfen weder der Bediener noch die Applikation gewechselt werden! Es besteht die Gefahr, dass der Vorgang sonst unterbrochen wird.

 

Sie erhalten nun die Inventur-Übersicht.

 

Bestände erfassen

  • Verwenden Sie über das Register Inventur die Menüschaltfläche Nä. x unbearbeitete Zeilen, um eine Liste der nächsten noch zu bearbeitenden Zeilen zu generieren.

POS_mit_Memor_4.png

  • Erfassen Sie nun mit dem Memor alle Artikel und deren Mengen, die in Ihrem Warenlager vorhanden sind.
  • Ist ein Artikel mehrfach gelagert, müssen alle Lagerorte, also die gesamte Lagermenge erfasst werden.
  • Stecken Sie den Memor in die Ladeschale und rufen über das Register Inventur / Gruppe Datenimport / Funktionsschaltfläche Allgemein den Dialog Datenimport auf.
  • Wählen Sie die Option Addieren und anschließend die Schaltfläche MP lesen.

 

RTENOTITLE Die Artikel können sowohl mit dem Memor als auch mit einem Barcodescanner erfasst werden. So sparen Sie sich die manuelle Eingabe der PZN.

 

Überprüfung

Nachdem die Daten eingelesen sind, überprüfen Sie diese auf Fehlartikel und Differenzmengen.

 

Fehlartikel
  • Rufen Sie über das Register Inventur / Gruppe Datenimport / Funktionsschaltfläche Fehlartikel die Liste der Artikel auf, die nicht bearbeitetet werden konnten.

 

Auf der Liste werden Ihnen der Vorgänger und der Nachfolger zu jedem unbekannten Artikel aufgeführt. Damit können Sie den Fehlartikel in Ihrem Warenlager besser herausfinden.

 

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  • Drucken Sie die Liste aus dem Dialog heraus aus
  • Die Fehlartikel müssen in der LAUER-TAXE® bearbeitet werden.
  • Ordnen Sie dem Artikel die entsprechende GTIN über das Register Artikel / Gruppe Verwaltung / Menüschaltfläche Ändern in den Basisdaten zu

 

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  • Erfassen Sie den Artikel nun noch durch manuelle Eingabe in der Inventurliste der Warenwirtschaft

 

Differenzmengen
  • Öffnen Sie den Dialog Inventur Filter über das Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Komfortfilter.
  • Entfernen Sie in der Gruppe Artikelart bei Gefäße und Drogen+Chemikalien den Haken.
  • Wählen Sie in der Gruppe Kennzeichen bei Bearbeitungsstatus den Eintrag Bearbeitete und beiAbgleichsstatus den Eintrag Nicht Abgeglichen aus.
  • In der GruppeMengeneingrenzung wählen Sie die Option Differenzmenge und geben in das Feld Von den Wert 1 ein.

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Mit der Schaltfläche Filtern erhalten Sie dann eine gefilterte Liste.

  • Prüfen Sie die Artikelzeilen auf ihre Differenzmenge hin.

 

Korrigieren Sie bei den Artikeln, bei denen Erfassungsfehler vorlagen, die Zählmenge.

  • Klicken Sie dazu doppelt auf das Feld ZM und tragen den korrekten Bestand ein.

 

Abgleich

  • Gibt es keine ungeprüften Artikel mit Differenzmengen mehr, öffnen Sie erneut den Dialog Inventur Filter über das Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Komfortfilter.
  • Schalten Sie ggf. aktivierte Filtereinstellungen über die Schaltfläche Keine_Filter aus.

 

Damit erhalten Sie wieder eine ungefilterte Inventurliste.

  • Betätigen Sie die Funktionsschaltfläche Abgleichen über das Register Inventurzeile / Gruppe Bearbeiten

 

Mit dieser Funktion werden die Differenzmengen zum aktuellen Bestand verrechnet und weggeschrieben.


Damit werden jetzt die Bestände im System angepasst.

Anschließend können Sie in der Warenwirtschaft wieder in einen anderen Applikationsbereich, z.B. Einkauf oder Retouren wechseln.

 

Wiederaufruf der Inventur

  • Öffnen Sie in der Warenwirtschaft im Applikationsbereich Inventur / Register Inventur / Gruppe Öffnen / Funktionsschaltfläche Auswählen den Dialog Inventur-Bearbeitung.
  • Im Dialog Inventur-Bearbeitung ist nun der Haken Initialisieren nicht gesetzt.
  • Bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung mit OK und Sie erhalten wieder die Inventur-Übersicht.
  • Verfahren Sie wie unter Kapitel 2 bis 4 beschrieben weiter mit Ihrer Inventur.

 

Abschlussarbeiten

  • Wählen Sie im Dialog Inventur Filter über das Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Komfortfilter in der Gruppe Kennzeichen bei Bearbeitungsstatus den Eintrag Nicht Bearbeitete

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Durch diese Filtereinstellung wird nach Artikeln gesucht, die noch nicht in der Inventur bearbeitet wurden. Unter diesen nicht bearbeiteten Artikeln werden auch die Artikel aufgelistet, die während des Jahres neu an Lager gelegt wurden, nachdem der Bereich schon gezählt wurde.

  • Verfahren Sie mit den gefilterten Artikeln wie in Kapitel 2 beschrieben.

 

Abschluss

Wurden am Ende des Geschäftsjahres nun alle Artikel einmal gezählt, können Sie die Inventur abschließen.

  • Schließen Sie die Inventur über das Register Inventur / Gruppe Bearbeiten / Funktionsschaltfläche Abschließen ab


Bei Inventurabschluss werden folgende Punkte geprüft:

  • Inventurzeilen mit EK = 0,00
  • Inventurzeilen mit hohen Zählmengen.

Den Wert hierfür können Sie selbst definieren, indem Sie in der Konfiguration / Applikationseinstellungen Warenwirtschaft im Register Inventur den Parameter Warnung vor Inventurabschluss: bei Zählmenge >= einen Wert erfassen.


Um bereits im Vorfeld diese Abschlussarbeiten besser prüfen zu können, können Sie die Schnellfilter im Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Abschlussarbeiten nutzen.

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Drucken

  • Drucken Sie nun über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang Ihr Deckblatt und ggf. die Inventurliste über die jeweilige Funktionsschaltfläche aus

 

Wird der Druck des Deckblattes oder der Inventurliste aus einer noch offenen Inventur heraus aufgerufen, erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage:

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Ja: Die Inventur wird abgeschlossen und der ausgewählte Druckumfang wird gedruckt.
Nein: Der ausgewählte Druckumfang wird mit dem Hinweis "VORAB" gedruckt, so dass erkennbar ist, dass es sich um einen Vorab-Druck und nicht um einen steuerlich relevanten Beleg handelt

 

Im nächsten Schritt können Sie wählen, auf welcher Basis gedruckt werden soll.

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Ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist jederzeit möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.