Inventur (POS; Stichtag) durchführen: Unterschied zwischen den Versionen

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=== Hintergrund ===
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=== Hintergrund ===
  
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Es gibt unterschiedliche Verfahrensweisen, eine Inventur in der Apotheke durchzuführen. Neben der Stichtagsinventur, bei der an einem Tag die Inventur in der Software gestartet und abgeschlossen wird, gibt es auch die [[Inventur (POS) mit Zähllisten 64|permanente Inventur]]. Hier werden im Regelfall täglich Artikellisten ausgedruckt, der Bestand kontrolliert und mit dem Wert der Liste abgeglichen.<br><br>Wie Sie in Ihrer Apotheke eine&nbsp;Stichtagsinventur durchführen, lesen Sie im folgenden Beitrag.<br><br>
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Es gibt unterschiedliche Verfahrensweisen, eine Inventur in der Apotheke durchzuführen. Neben der Stichtagsinventur, bei der an einem Tag die Inventur in der Software gestartet und abgeschlossen wird, gibt es auch die permanente Inventur. Hier werden im Regelfall täglich Artikellisten ausgedruckt, der Bestand kontrolliert und mit dem Wert der Liste abgeglichen.<br/> <br/> Wie Sie in Ihrer Apotheke eine&nbsp;Stichtagsinventur durchführen, lesen Sie im folgenden Beitrag.<br/> &nbsp;
  
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=== Wie kann ich mit WINAPO eine Stichtagsinventur durchführen?  ===
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'''Hinweis:&nbsp;'''Zwischen der Erfassung der Bestände und dem Eintragen der Zählmenge dürfen die betreffenden Artikel nicht abverkauft bzw. im Wareneingang verbucht werden!!!<br>Erfassen Sie die Inventur an einem Tag – so überspringen Sie den Punkt „Wiederaufruf der Inventur“ der Kurzanleitung.<br><br>
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=== Wie kann ich mit WINAPO<sup>®</sup> eine Stichtagsinventur durchführen? ===
  
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==== Aufruf&nbsp;der Inventur  ====
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*Wählen Sie in der Warenwirtschaft den Applikationsbereich ''Inventur ''/ Register ''Inventur ''/ Gruppe ''Öffnen ''/ Funktionsschaltfläche ''Auswählen''. <br>Es öffnet sich der Dialog ''Inventur-Bearbeitung''.
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{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"
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|-
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| style="width: 5.23px;" | [[File:Achtung.png|RTENOTITLE]]
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| style="width: 1267.23px;" | Zwischen der Erfassung der Bestände und dem Eintragen der Zählmenge dürfen die betreffenden Artikel nicht abverkauft bzw. im Wareneingang verbucht werden!<br/> Erfassen Sie die Inventur an einem Tag – so überspringen Sie den Punkt ''Wiederaufruf der Inventur''.
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|}
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==== Aufruf&nbsp;der Stichtagsinventur ====
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*Wählen Sie in der '''Warenwirtschaft''' den Applikationsbereich ''Inventur'' / Register''Inventur'' / Gruppe ''Öffnen'' / Funktionsschaltfläche ''Auswählen''.  
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&nbsp; [[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 1.PNG]]
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Es öffnet sich der Dialog ''Inventur-Bearbeitung''.
  
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''Initialisierung''
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[[File:POS mit Stichtagsinventur 1.png|400px|RTENOTITLE]]
  
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*Soll eine neue Inventur durchgeführt werden, muss der Haken beim Kontrollkästchen ''Initialisieren ''gesetzt sein. Bei erstmaliger Inventur oder nach einer vorherigen ordnungsgemäß abgeschlossenen Inventur ist der Haken automatisch gesetzt.
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&nbsp;
−
*Die Auswahl ''Inventurzeilen automatisch ermitteln ''sollte markiert sein.
 
−
*Der Punkt ''Startinventur (manuell)'' darf <u>nicht</u> gesetzt werden, Diese Einstellung wird nur bei einer Apothekenneueinrichtung verwendet.<br>
 
  
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''Inventurparameter''
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Soll eine neue Inventur durchgeführt werden, muss der Haken beim Kontrollkästchen '''Initialisieren''' gesetzt sein. Bei erstmaliger Inventur oder bei einer vorherigen ordnungsgemäß abgeschlossenen Inventur ist der Haken automatisch gesetzt.
  
−
Überprüfen Sie die Werte im Bereich I''nventurparameter''. Diese Werte können ggf. noch geändert werden.  
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*Als nächstes können Sie noch entscheiden, ob Besorgungsartikel mit Bestand > 0 mit in die Inventur sollen oder nicht.  
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*Dieses Kontrollkästchen enthält standardmäßig keinen Haken.  
  
−
*Die Zählmenge für eine Inventur sollten Sie mit&nbsp;''Bestand ''vorbelegen. Die vorgegebenen Werte werden aus der '''Konfiguration '''unter ''Applikationseinstellungen'' /''&nbsp;Warenwirtschaft ''/ Register ''Inventur ''ausgelesen.
+
<br/> Wurden in einer Inventur bereits Artikel gezählt und die Inventur soll neu initialisiert werden, so wird folgender Hinweis eingeblendet:
−
*Sind alle Einträge in Ordnung, bestätigen Sie den Dialog ''Inventur-Bearbeitung ''über die Schaltfläche ''OK''.. Sie erhalten nun die Inventur-Übersicht.
 
  
−
Wurden in einer Inventur bereits Artikel gezählt und die Inventur soll neu initialisiert werden, so wird folgender Hinweis eingeblendet: <!---
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[[File:POR mit Kärtchen 2.png|400px|RTENOTITLE]]
  
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<br>
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&nbsp;
  
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<br>
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Sobald Artikel abgeglichen wurden, ist ein Initialisieren der Inventur nicht mehr möglich, da sonst bereits abgeglichene Inventurzeilen gelöscht werden. Diese müssen aus steuerrechtlichen Gründen gespeichert bleiben.
  
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<br>
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[[File:POR mit Kärtchen 3.png|400px|RTENOTITLE]]
  
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{| style="height: 304px; width: 612px" cellspacing="1" cellpadding="1" width="612" border="1"
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&nbsp;
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|-
 
−
| '''Feld'''
 
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| '''Bedeutung'''
 
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|-
 
−
| Ende des Geschäftsjahres
 
−
| Sie können hier bei Bedarf das Ende Ihres Geschäftsjahres anpassen.
 
−
|-
 
−
| Inventurinitialisierung
 
−
| Beim Neueröffnen der Inventur ist der Haken ''Inventurinitialisierung ''gesetzt.
 
−
|-
 
−
| Inventurzeilen automatisch ermitteln
 
−
| Der Punkt ''Inventurzeilen automatisch ermitteln'' sollte markiert sein.
 
−
|-
 
−
| Besorgungen mit einem Bestand &gt; 0 aufnehmen
 
−
| Dieser Punkt ist standardmäßig nicht markiert. Sollen Besorgungen mit Bestand bei Ihnen mit erfasst werden, setzen Sie hier einen Haken.
 
−
|-
 
−
| Startinventur (manuell)
 
−
| Der Punkt ''Startinventur (manuell)'' sollte nur benutzt werden, wenn kein Lager im Hintergrund ist. Für eine permanente Inventur ist dieser Punkt nicht geeignet.
 
−
|-
 
−
| colspan="2" |
 
−
Die folgenden Werte werden aus der '''Konfiguration''' / Applikationsbereich ''Applikationseinstellungen ''/&nbsp;''Einstellungen für die Warenwirtschaft ''/ Register ''Inventur ''gelesen und&nbsp;können&nbsp;bei Bedarf&nbsp;angepasst werden.
 
  
−
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 9.PNG|400px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 9.PNG]]
+
Ein neues Initialisieren der Inventur ist erst nach Abschluss der in Bearbeitung befindlichen Inventur möglich.
  
−
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 10.PNG|400px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 10.PNG]]
+
&nbsp;
  
 +
{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"
 
|-
 
|-
−
| Preis
+
| style="width: 11.23px;" | [[File:Achtung.png|RTENOTITLE]]
−
| Hier gegebenenfalls mit&nbsp;Ihrem Steuerberater Rücksprache halten.
+
| style="width: 1100.23px;" |  
−
|-
+
Wird mit der permanenten Inventur gearbeitet, kann es pro Geschäftsjahr mehr als eine Inventur geben.
−
| Zählmenge mit  
+
 
−
| Bitte die Zählmenge für eine permanente Inventur mit 0 vorbelegen.
+
Wird der Nachweis des Zählens über eine permanente Inventur erbracht, die am Jahresende abzuschließen ist, muss bei einer Stichtagsinventur (Wertbuchung) nicht erneut gezählt werden
−
|-
+
 
−
| Unverkäuflich
 
−
| Verändern Sie hier die Zeit für die Ermittlung&nbsp;von unverkäuflichen Artikeln.&nbsp;
 
 
|}
 
|}
  
−
<br>&nbsp;  
+
&nbsp;
  
−
*Sind alle Einträge in Ordnung, drücken Sie ''OK&nbsp;''und Sie erhalten die ''Inventur-Übersicht''.
+
*Prüfen Sie, ob das Ende des Geschäftsjahres korrekt eingetragen ist und ändern dies ggf.  
  
−
<br>
+
&nbsp;
  
−
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 2.PNG|500px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 2.PNG]]&nbsp;
+
{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"
 +
|-
 +
| style="width: 6.23px;" | [[File:Achtung.png|RTENOTITLE]]
 +
| style="width: 796.23px;" | Der Punkt ''Startinventur (manuell)'' darf nicht gesetzt werden. Diese Einstellung wird nur bei Apothekenneueinrichtung verwendet.
 +
|}
  
−
==== <br><br>Zähllisten erstellen  ====
+
&nbsp;
  
−
*Rufen Sie im Register ''Inventur&nbsp;''den ''Komfortfilter ''für die Inventur-Zeilen auf.
+
*Prüfen Sie die Inventurparameter im Dialog ''Inventur-Bearbeitung''  
  
−
&nbsp;  
+
&nbsp;
  
−
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 3.PNG|500px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 3.PNG]]
+
Die vorbelegten Werte werden aus der '''Konfiguration''' unter Applikationseinstellungen ''Warenwirtschaft'' / Register ''Inventur'' ausgelesen und können hier ggf. geändert werden.
  
−
&nbsp;
+
*Belegen Sie die Zählmenge für eine Stichtagsinventur Bestand vor.
 +
*Sind alle Einträge in Ordnung, bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung mit ''OK''.
  
−
*Zum Drucken der Zähllisten wählen Sie den gewünschten Zählbereich aus.
+
&nbsp;
  
−
Hierzu können Sie entweder über ''Namenseingrenzung''
+
Sie erhalten nun die Inventur-Übersicht.
  
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[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 4.PNG|250px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 4.PNG]]&nbsp;  
+
&nbsp;
  
−
oder über ''Nächsten Zeilen ''aus
+
{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"
 +
|-
 +
| style="width: 6.23px;" | [[File:Achtung.png|RTENOTITLE]]
 +
| style="width: 1008.23px;" | Während der Initialisierung dürfen weder der Bediener noch die Applikation gewechselt werden! Es besteht die Gefahr, dass der Vorgang sonst unterbrochen wird.
 +
|}
  
−
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 5.PNG|250px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 5.PNG]]
+
&nbsp;
  
−
<br>
+
==== Bestände erfassen ====
  
−
*Drucken Sie über ''F12 ''die Zählliste aus.
+
Stimmt ein Bestand nicht mit dem tatsächlichen Bestand überein, tragen Sie den korrekten Wert im Feld ''ZM'' (Zählmenge) ein. Daraufhin wird eine Differenzmenge ermittelt.
  
−
<br>
+
*Übertragen Sie die zu ändernden Mengen in das Feld ''ZM''.
  
−
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 6.PNG|300px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 6.PNG]]<br>
+
<br/> Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:<br/> 1. Entweder geben Sie in das Eingabefeld oben rechts die Zählmenge gefolgt von einem Mal-Zeichen und dem eingescannten Barcode ein oder<br/> 2. Sie gehen mit einem Doppelklick in das Feld ZM und tragen dort den korrekten Bestand ein.
  
−
<br>
+
&nbsp;
  
−
*Erfassen Sie die Artikelmengen auf der Zählliste.
+
{| border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"
 +
|-
 +
| style="width: 10.23px;" | [[File:Tipp.png|RTENOTITLE]]
 +
| style="width: 947.23px;" | Die Artikel können sowohl mit dem Memor als auch mit einem Barcodescanner erfasst werden. So sparen Sie sich die manuelle Eingabe der PZN.
 +
|}
  
−
<br>
+
&nbsp;
  
−
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 7.PNG|400px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 7.PNG]]&nbsp;
+
==== Inventurwert ====
  
−
<br>
+
In der Kurzinfo über das Register ''Inventur'' sehen Sie im Bereich ''Summe zur Zählmenge'' den aktuellen Inventurwert bezogen auf die Zählmenge.
  
−
*Übertragen Sie die Mengen in das Feld ''ZM''.
+
[[File:POS mit Stichtagsinventur 4.png|RTENOTITLE]]
  
−
'''Hinweis:'''&nbsp;Geben Sie hierzu entweder&nbsp;in das Eingabefeld (oben rechts) die Zählmenge (z.B.:&nbsp;3) gefolgt von einem * ein und scannen Sie anschließend den Artikel ein [[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 11.PNG|86px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 11.PNG]].&nbsp;Alternativ&nbsp;klicken Sie&nbsp;doppelt auf das Feld ''Zählmenge ''und tragen die tatsächliche Menge ein.
+
&nbsp;
  
−
<br>
+
Den Bereich Summe zur Zählmenge können Sie ggf. in der '''Konfiguration''' unter Applikationseinstellungen ''Warenwirtschaft'' / Register ''Sicherheit'' / Parameter ''Inventur Kurzinfo „Summe zur ZM“ anzeigen'' mit einer Sicherheitsstufe belegen.
−
--->
 
  
−
[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 1a.PNG]]
+
&nbsp;
  
−
*Sobald Artikel abgeglichen wurden, ist ein Initialisieren der Inventur nicht mehr möglich, da sonst bereits abgeglichene Inventurzeilen gelöscht würden. Diese müssen aus steuerrechtlichen Gründen gespeichert bleiben.
+
==== Abgleich ====
−
*Ein erneutes Initialisieren der Inventur ist erst nach Abschluss der in Bearbeitung befindlichen Inventur möglich.
 
−
*Wird mit der Permanenten Inventur gearbeitet, kann es pro Geschäftsjahr mehr als eine Inventur geben.
 
  
−
<br>[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 1b.PNG]]<br>
+
*Betätigen Sie die Funktionsschaltfläche ''Abgleichen'' über das Register ''Inventurzeile'' / Gruppe ''Bearbeiten''
  
−
<br>
+
&nbsp;
  
−
==== Bestände&nbsp;erfassen  ====
+
Mit dieser Funktion werden die evtl. ermittelten Differenzmengen zum aktuellen Bestand verrechnet und weggeschrieben. Im System werden in dem Fall nun auch Bestände angepasst.
  
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*Stimmt ein Bestand nicht mit dem tatsächlichen Bestand überein, tragen Sie den korrekten Wert im Feld ''ZM'' = Zählmenge ein. Die Differenzmenge wird daraufhin ermittelt.<br>
+
&nbsp;
  
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==== Inventurwert ====
+
==== Abschlussarbeiten ====
  
−
Nachdem die Daten eingelesen sind, überprüfen Sie diese auf Fehlartikel und Differenzmengen über den ''Komfortfilter''.  
+
*Prüfen Sie, ob alle Artikel einen EK besitzen
 +
*Bearbeiten Sie die einzelnen Zeilen durch einen Doppelklick ins Feld ''EK'' und tragen einen Preis ein
 +
*Ergänzen Sie anschließend die eingegebenen EKs als Eigene EKs beim Artikel in der <font face="calibri"><font size="3">LAUER-TAXE®</font></font>, damit diese für künftige Inventuren zur Verfügung stehen.  
  
−
*In der Kurzinfo über das Register ''Inventur ''sehen Sie im Bereich ''Summe zur Zählmenge ''den aktuellen Inventurwert, bezogen auf die Zählmenge. (Der Bereich ''Summe zur Zählmenge ''kann mit einer Sicherheitsstufe geschützt werden. Einstellungen dazu in der '''Konfiguration '''unter ''Applikationseinstellungen ''/ ''Warenwirtschaft ''/ Register ''Sicherheit ''/ Parameter ''Inventur Kurzinfo „Summe zur ZM“ anzeigen'').
+
&nbsp;
−
*Ebenfalls ist der Inventurwert über das Register ''Drucken ''/ Gruppe ''Druckumfang ''/ Funktionsschaltfläche''Deckblatt / Zählmenge ''zu sehen bzw. zu drucken.
 
  
−
&nbsp;
+
Um bereits im Vorfeld diese Abschlussarbeiten besser prüfen zu können, können Sie die Schnellfilter im Register ''Inventur'' / Gruppe ''Filtern'' / Funktionsschaltfläche ''Abschlussarbeiten'' nutzen.
  
−
==== Abgleich ====
+
[[File:POS mit Stichtagsinventur 5.png|500px|RTENOTITLE]]
  
−
*Über das Register ''Inventurzeile ''/ Gruppe ''Bearbeiten ''/ Funktionsschaltfläche ''Abgleichen ''werden die Differenzmengen zum aktuellen Bestand weggeschrieben.
+
&nbsp;
  
 +
==== Abschluss ====
  
 +
*Schließen Sie die Inventur über das Register ''Inventur'' / Gruppe ''Bearbeiten'' / Funktionsschaltfläche ''Abschließen'' ab
  
−
==== Abschluss  ====
+
<br/> Bei Inventurabschluss werden folgende Punkte geprüft:
−
 
 
−
Bei Inventurabschluss werden folgende Punkte geprüft:  
 
  
 
*Inventurzeilen mit EK = 0,00  
 
*Inventurzeilen mit EK = 0,00  
−
*Inventurzeilen mit hohen Zählmengen. <br>Den Wert hierfür können Sie selbst definieren, indem Sie in der '''Konfiguration '''/ ''Applikationseinstellungen / Warenwirtschaft ''im Register ''Inventur ''den Parameter ''Warnung vor Inventurabschluss: bei Zählmenge &gt;=&nbsp; ''einen Wert erfassen.<br>
+
*Inventurzeilen mit hohen Zählmengen.  
−
*Prüfen Sie,&nbsp; ob alle Artikel einen EK besitzen. Bearbeiten Sie die einzelnen Zeilen durch einen Doppelklick ins Feld ''EK'' und tragen Sie die Preise ein.
 
−
 
 
−
<br>
 
−
 
 
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'''Tipp: '''Ergänzen Sie anschließend die eingegebenen ''EK''s als ''Eigene EK''s in der '''Taxe''', damit diese für weitere Inventuren zur Verfügung stehen.  
 
  
−
Um bereits im Vorfeld diese Abschlussarbeiten besser prüfen zu können, können Sie den Schnellfilter nutzen.
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&nbsp;[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 4b.PNG]]
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Den Wert hierfür können Sie selbst definieren, indem Sie in der '''Konfiguration''' / Applikationseinstellungen ''Warenwirtschaft'' im Register ''Inventur'' den Parameter ''Warnung vor Inventurabschluss: bei Zählmenge >='' einen Wert erfassen.
  
−
<br>
+
Nach dem Abschluss kann an der Inventur nun nichts mehr geändert werden.
  
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*Über das Register ''Inventur ''/ Gruppe ''Bearbeiten ''/ Funktionsschaltfläche ''Abschließen ''wird die Inventur abgeschlossen und es kann an der Inventur nichts mehr geändert werden.<br><br>
+
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==== Drucken ====
+
==== Drucken ====
  
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*Über das Register ''Drucken ''/ Gruppe ''Druckumfang ''können Sie nun Ihr Deckblatt oder die Inventurliste über die&nbsp;jeweilige&nbsp;Funktionsschaltfläche &nbsp;ausdrucken.
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*Drucken Sie nun über das Register ''Drucken'' / Gruppe ''Druckumfang''&nbsp;Ihr Deckblatt und ggf. die Inventurliste über die jeweilige Funktionsschaltfläche aus
  
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Wird der Druck des Deckblattes oder der Inventurliste aus einer offenen Inventur heraus aufgerufen, erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage:
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[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 5a.PNG|550px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 5a.PNG]]
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Wird der Druck des Deckblattes oder der Inventurliste aus einer noch offenen Inventur heraus aufgerufen, erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage:
  
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&nbsp;&nbsp; &nbsp;– ''Ja'': Die Inventur wird abgeschlossen und der ausgewählte Druckumfang wird gedruckt.  
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[[File:POR mit Kärtchen 7.png|500px|RTENOTITLE]]
  
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&nbsp;&nbsp;&nbsp; – ''Nein'': Der ausgewählte Druckumfang wird mit dem Hinweis "VORAB" gedruckt, so dass erkennbar ist, dass es sich <br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; um&nbsp;einen Vorab-Druck und nicht um einen steuerlich relevanten Beleg handelt.&nbsp;  
+
&nbsp;
  
−
Im nächsten Schritt können Sie wählen, auf welcher Basis gedruckt werden soll.<br>
+
''Ja'': Die Inventur wird abgeschlossen und der ausgewählte Druckumfang wird gedruckt.<br/> ''Nein'': Der ausgewählte Druckumfang wird mit dem Hinweis "VORAB" gedruckt, damit erkennbar ist, dass es sich um einen Vorab-Druck und nicht um einen steuerlich relevanten Beleg handelt
  
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[[Image:Inventur (POS) mit Zähllisten 64 5b.PNG|350px|Inventur (POS) mit Zähllisten 64 5b.PNG]]
+
&nbsp;
  
−
<br>Auch ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.<br><br><!---  ==== Hinweis für mehrfach gelagerte Artikel  ====
+
Im nächsten Schritt können Sie wählen, auf welcher Basis gedruckt werden soll.
  
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*'''Positive Differenzen''' (Zählmenge &gt; Bestand) werden dem Übervorratslagerort zugebucht (entspricht Verhalten beim Wareneingang).
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[[File:POR mit Kärtchen 8.png|350px|RTENOTITLE]]
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*'''Negative Differenzen''' (Zählmenge &lt; Bestand) werden vom Sichtwahl-/Hauptlagerort abgebucht (entspricht Verhalten beim Abverkauf).
 
  
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In der Inventur wird nur der Gesamtbestand angezeigt, die Bestandsaufteilung auf die einzelnen Lagerorte lässt sich in der '''Taxe '''über [[Image:STRG.png]]&nbsp;+&nbsp;[[Image:L.png]] die Lagerortübersicht ansehen.  
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*Wählen Sie zum Drucken den Inventurbestand aus.  
  
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Änderungen sind über Register ''Artikel ''/ Gruppe ''Verwaltung ''/ Menüschaltfläche ''Ändern ''/ Funktion ''Bestand ''möglich.
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&nbsp;
  
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'''TIPP:''' Filtern Sie in den '''Auswertungen '''nach mehrfach gelagerten Artikeln.Verzweigen Sie mit der Trefferliste in die '''Taxe '''und ändern Sie über das Register ''Artikel ''/ Gruppe ''Verwaltung ''/ Menüschaltfläche ''Ändern ''/ Funktion ''Bestand ''direkt die Bestände an den einzelnen Lagerorten. Wenn Sie diese mehrfach gelagerten Artikel nun in der Inventur nicht zählen, wird der Bestand aus der '''Taxe '''in die ''Inventur ''übernommen. --->
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Ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist jederzeit möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.
  
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[[Category:WINAPO_64]]
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[[Category:WINAPO® 64 PRO]] [[Category:Konfiguration]] [[Category:LAUER-TAXE®]] [[Category:Warenwirtschaft]]

Aktuelle Version vom 29. Oktober 2019, 15:06 Uhr

Hintergrund

Es gibt unterschiedliche Verfahrensweisen, eine Inventur in der Apotheke durchzuführen. Neben der Stichtagsinventur, bei der an einem Tag die Inventur in der Software gestartet und abgeschlossen wird, gibt es auch die permanente Inventur. Hier werden im Regelfall täglich Artikellisten ausgedruckt, der Bestand kontrolliert und mit dem Wert der Liste abgeglichen.

Wie Sie in Ihrer Apotheke eine Stichtagsinventur durchführen, lesen Sie im folgenden Beitrag.
 

 

Wie kann ich mit WINAPO® eine Stichtagsinventur durchführen?

 

RTENOTITLE Zwischen der Erfassung der Bestände und dem Eintragen der Zählmenge dürfen die betreffenden Artikel nicht abverkauft bzw. im Wareneingang verbucht werden!
Erfassen Sie die Inventur an einem Tag – so überspringen Sie den Punkt Wiederaufruf der Inventur.

 

Aufruf der Stichtagsinventur

  • Wählen Sie in der Warenwirtschaft den Applikationsbereich Inventur / RegisterInventur / Gruppe Öffnen / Funktionsschaltfläche Auswählen.

 

Es öffnet sich der Dialog Inventur-Bearbeitung.

RTENOTITLE

 

Soll eine neue Inventur durchgeführt werden, muss der Haken beim Kontrollkästchen Initialisieren gesetzt sein. Bei erstmaliger Inventur oder bei einer vorherigen ordnungsgemäß abgeschlossenen Inventur ist der Haken automatisch gesetzt.

  • Als nächstes können Sie noch entscheiden, ob Besorgungsartikel mit Bestand > 0 mit in die Inventur sollen oder nicht.
  • Dieses Kontrollkästchen enthält standardmäßig keinen Haken.


Wurden in einer Inventur bereits Artikel gezählt und die Inventur soll neu initialisiert werden, so wird folgender Hinweis eingeblendet:

RTENOTITLE

 

Sobald Artikel abgeglichen wurden, ist ein Initialisieren der Inventur nicht mehr möglich, da sonst bereits abgeglichene Inventurzeilen gelöscht werden. Diese müssen aus steuerrechtlichen Gründen gespeichert bleiben.

RTENOTITLE

 

Ein neues Initialisieren der Inventur ist erst nach Abschluss der in Bearbeitung befindlichen Inventur möglich.

 

RTENOTITLE

Wird mit der permanenten Inventur gearbeitet, kann es pro Geschäftsjahr mehr als eine Inventur geben.

Wird der Nachweis des Zählens über eine permanente Inventur erbracht, die am Jahresende abzuschließen ist, muss bei einer Stichtagsinventur (Wertbuchung) nicht erneut gezählt werden

 

  • Prüfen Sie, ob das Ende des Geschäftsjahres korrekt eingetragen ist und ändern dies ggf.

 

RTENOTITLE Der Punkt Startinventur (manuell) darf nicht gesetzt werden. Diese Einstellung wird nur bei Apothekenneueinrichtung verwendet.

 

  • Prüfen Sie die Inventurparameter im Dialog Inventur-Bearbeitung

 

Die vorbelegten Werte werden aus der Konfiguration unter Applikationseinstellungen Warenwirtschaft / Register Inventur ausgelesen und können hier ggf. geändert werden.

  • Belegen Sie die Zählmenge für eine Stichtagsinventur Bestand vor.
  • Sind alle Einträge in Ordnung, bestätigen Sie den Dialog Inventur-Bearbeitung mit OK.

 

Sie erhalten nun die Inventur-Übersicht.

 

RTENOTITLE Während der Initialisierung dürfen weder der Bediener noch die Applikation gewechselt werden! Es besteht die Gefahr, dass der Vorgang sonst unterbrochen wird.

 

Bestände erfassen

Stimmt ein Bestand nicht mit dem tatsächlichen Bestand überein, tragen Sie den korrekten Wert im Feld ZM (Zählmenge) ein. Daraufhin wird eine Differenzmenge ermittelt.

  • Übertragen Sie die zu ändernden Mengen in das Feld ZM.


Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:
1. Entweder geben Sie in das Eingabefeld oben rechts die Zählmenge gefolgt von einem Mal-Zeichen und dem eingescannten Barcode ein oder
2. Sie gehen mit einem Doppelklick in das Feld ZM und tragen dort den korrekten Bestand ein.

 

RTENOTITLE Die Artikel können sowohl mit dem Memor als auch mit einem Barcodescanner erfasst werden. So sparen Sie sich die manuelle Eingabe der PZN.

 

Inventurwert

In der Kurzinfo über das Register Inventur sehen Sie im Bereich Summe zur Zählmenge den aktuellen Inventurwert bezogen auf die Zählmenge.

RTENOTITLE

 

Den Bereich Summe zur Zählmenge können Sie ggf. in der Konfiguration unter Applikationseinstellungen Warenwirtschaft / Register Sicherheit / Parameter Inventur Kurzinfo „Summe zur ZM“ anzeigen mit einer Sicherheitsstufe belegen.

 

Abgleich

  • Betätigen Sie die Funktionsschaltfläche Abgleichen über das Register Inventurzeile / Gruppe Bearbeiten

 

Mit dieser Funktion werden die evtl. ermittelten Differenzmengen zum aktuellen Bestand verrechnet und weggeschrieben. Im System werden in dem Fall nun auch Bestände angepasst.

 

Abschlussarbeiten

  • Prüfen Sie, ob alle Artikel einen EK besitzen
  • Bearbeiten Sie die einzelnen Zeilen durch einen Doppelklick ins Feld EK und tragen einen Preis ein
  • Ergänzen Sie anschließend die eingegebenen EKs als Eigene EKs beim Artikel in der LAUER-TAXE®, damit diese für künftige Inventuren zur Verfügung stehen.

 

Um bereits im Vorfeld diese Abschlussarbeiten besser prüfen zu können, können Sie die Schnellfilter im Register Inventur / Gruppe Filtern / Funktionsschaltfläche Abschlussarbeiten nutzen.

RTENOTITLE

 

Abschluss

  • Schließen Sie die Inventur über das Register Inventur / Gruppe Bearbeiten / Funktionsschaltfläche Abschließen ab


Bei Inventurabschluss werden folgende Punkte geprüft:

  • Inventurzeilen mit EK = 0,00
  • Inventurzeilen mit hohen Zählmengen.

 

Den Wert hierfür können Sie selbst definieren, indem Sie in der Konfiguration / Applikationseinstellungen Warenwirtschaft im Register Inventur den Parameter Warnung vor Inventurabschluss: bei Zählmenge >= einen Wert erfassen.

Nach dem Abschluss kann an der Inventur nun nichts mehr geändert werden.

 

Drucken

  • Drucken Sie nun über das Register Drucken / Gruppe Druckumfang Ihr Deckblatt und ggf. die Inventurliste über die jeweilige Funktionsschaltfläche aus

 

Wird der Druck des Deckblattes oder der Inventurliste aus einer noch offenen Inventur heraus aufgerufen, erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage:

RTENOTITLE

 

Ja: Die Inventur wird abgeschlossen und der ausgewählte Druckumfang wird gedruckt.
Nein: Der ausgewählte Druckumfang wird mit dem Hinweis "VORAB" gedruckt, damit erkennbar ist, dass es sich um einen Vorab-Druck und nicht um einen steuerlich relevanten Beleg handelt

 

Im nächsten Schritt können Sie wählen, auf welcher Basis gedruckt werden soll.

RTENOTITLE

  • Wählen Sie zum Drucken den Inventurbestand aus.

 

Ein späterer Ausdruck der Inventurliste ist jederzeit möglich, da alle abgeschlossenen Inventuren wieder aufrufbar sind.

 

 

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